企業のDXを加速させる社用車管理システム 非対面で安心・安全な鍵管理を

月刊総務 編集部
最終更新日:
2022年05月23日
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社用車管理はDXの対象としてあと回しにされやすいが、コロナ禍で非対面が推奨される昨今、紙ベースの管理からは脱却しておきたい。自動車部品メーカーの株式会社東海理化が今年4月に開始した「FREEKEY 社用車予約」は、社内DXを一気に加速させる。

社用車の予約・施解錠・日報入力までスマートフォン一つで完結

株式会社東海理化
ニュービジネスセンター
ニュービジネスマーケティング部
部長
伴 岳彦さん

社内のDXを推進する際、中心的な役割を担うのはバックオフィスである総務や人事、経理などの部門だ。そして大抵の場合、真っ先に着手するのは申請書類のペーパーレス化やはんこ文化の撤廃であり、社用車管理は後手に回りやすい。しかし、法令に準じた管理が不可欠で日報などの記録が膨大に残っていく社用車管理を見直してこそ、DXを一気に加速させることが可能になる。

自動車鍵のトップシェアを誇る自動車部品メーカー、株式会社東海理化は今年4月、その技術を生かした「FREEKEY 社用車予約」というサービスの提供を始めた。背景にあるのは、企業の進まないDX、コロナ禍における非対面・非接触のニーズ、4月から順次試行される運転前後のアルコール検査を義務付ける法令の存在だ。「FREEKEY 社用車予約」は、これら喫緊の課題に対応するサービスとして誕生している。

同社の伴岳彦さんによれば、開発のきっかけには自動車の鍵の進化がある。「自動車の鍵はメカニカルキーに始まり、リモコンで施解錠するキーレスキー、そして鍵に触れずに施解錠できるスマートキーへと進化してきました。スマートキーはポケットやバッグに入れたままでも車に近づけばドアが開き、スタートボタンを押せばエンジンがかかります。しかし、『物理的な鍵を持っている』ことが必要条件です。社用車のように大勢でシェアする場合、鍵の受け渡しという工程はどうしても外せませんでした。それが管理の手間を一層煩雑にさせていたのです」

同社ではスマートフォンで施解錠ができ、物理的な鍵が不要なデジタルキー事業「TOKAI RIKA Digitalkey」を展開している。現在、市場でデジタルキーが搭載されているのは一部の新車に限られ、ほとんどの車はデジタル化されていない。同社は、こうした既存の車にもデジタルキーを搭載できないかと考えた。

「FREEKEY 社用車予約」は、鍵を格納するデバイス「FREEKEY Box」とスマートフォンやPCで操作可能なクラウドアプリがセットになっており、社用車の利用と管理に必要なものがそろったパッケージサービスだ。エンジンをかけるために必要な鍵は「FREEKEY Box」に格納し、車内に簡単に設置。車のドアと「FREEKEY Box」はスマートフォンアプリからデジタルキーで施解錠できるという仕組みだ。鍵は常に安全な状態で車についているため受け渡しが不要であり、いちいち駐車場と鍵の保管場所を行き来しなくていい。さらに社用車の予約・確認やアルコールチェック記録、日常点検記録、運転日報の記入もスマートフォン一つで完結できる。

鍵を格納する「FREEKEY Box」とスマートフォン・PCで操作可能なアプリがセットになった「FREEKEY 社用車予約」(※画像クリックで拡大)

利用開始から終了までの一連の流れを追ってみよう。乗車の日程が決まったらスマートフォンで予約を入れる。予約の30分前になると社用車のナンバーや駐車の位置などがスマートフォンに通知され、デジタルキーが付与される。アルコール検査と日常点検を実施後、その結果をアプリで記録、デジタルキーでドアを解錠、同じく解錠されているボックスからキーを取り出して運転開始。利用後はボックスにキーを格納し、スマートフォンで車のドアを施錠する。運転日報の記入をアプリで済ませ最後に「返却」ボタンをタップしデジタルキーを「返却」すれば完了だ。

 
 

ペーパーワークを大幅削減、データ活用で台数も最適化

管理者の立場で同サービスを検証すると、まず作業工程が大幅に圧縮できるのが大きなメリットだ。

「アプリで書き込まれた日常点検記録や運転日報は、リアルタイムでクラウドに保存されますから、紙ベースの日常点検記録や運転日報を月に一度回収し、一つひとつエクセルに打ち込むといった膨大な作業は不要になります」

利用者の予約画面(左)。予約・利用状況のほか、アルコール検査記録、日常点検記録や運転日報などの管理も行える(右)(※画像クリックで拡大)

そしてこれらのデータは社用車のコストを最適化させるために貴重となる。たとえば、とりあえず予約はしたが乗車しなかった、というケースはよくあることで、予約状況だけを見て車両台数を決めると本当に必要な台数とは乖離かいりしてしまう。しかし利用の実態がリアルタイムで更新されるクラウドアプリであれば、稼働台数を正確に把握できるのだ。繁忙時期のピークも経験則に頼らず割り出せるだろう。常に最新のデータがそろっていると、何を検討するにもタイムラグがないので的確かつ迅速な手を打てる。

また、サービスの導入は法令遵守をサポートする。アルコール検査に関しては10月の法施行に向け、他社のアルコールチェッカーと連動させ、数値をクリアしないとエンジン始動ができない設定も可能にするなど、安全面を強化した開発が進んでいる。

「他社との連動でも、あと付け工事をしなくて済む、手軽に設置できるサービスの提供にこだわります。社用車にはリース車をご利用されているお客さまも多いです。リース車はそもそも工事がNGですし、リース会社側としてもコストがかさむ上にリセールバリューが下がると考え、工事を避ける傾向にあります。『FREEKEY Box』のようにグローブボックス内や助手席の下のフロアカーペットの上、トランクルームなどにポンと置くだけ、という設置の手軽さは外せません」

管理者には導入時、「FREEKEY Box」と車両のひも付けや社用車を利用できる従業員のアカウント登録といった設定作業があるが、操作解説動画に沿って容易に行え、不安な場合は東海理化の担当者が作業に立ち会ってサポートすることも可能だ。権限のある人間だけにスマートフォンのデジタルキーが配布される仕組みは強固で、セキュリティは非常に高い。

4月にスタートしたばかりだが、反応は上々だ。すでに先行して本格導入している企業では、利用する社員から、「鍵の受け渡しがないので駐車場に直行でき、荷物が多いときなどは本当に助かる」「スマートフォンで車の予約状況がわかるので急に利用する車を変更したい場合など乗車直前に駐車場で予約変更ができ大変便利」と喜ばれ、管理者はすでに費用対効果の高さを実感しているようだ。

「今後、『FREEKEY社用車予約』についてはアルコールチェッカーとの連動、『FREEKEY Box』の小型化、『FREEKEY Box』内の鍵を取り出さずに発進できるといったセキュリティ性をさらに高めた形などを考えています。安心・安全を担保しながら利便性を高めていく方向ですね。リリースして間もないですが、ユーザーの反響が続々と届くことを期待しています。絶え間ない改善を繰り返し、管理者にとっても利用者にとっても、より使いやすい社用車管理システムにしていきたいと思います」

もう一つ、デジタルキーの可能性は自動車以外にも広がっている。住宅やオフィスなど、「扉の数だけ、鍵の数だけ、課題はある」と伴さんはいう。個人認証や権利委譲がスマートかつ安全になればなるほど、人々の生活場面はシームレスにつながっていくだろう。同社の技術が紡ぐのは、安心で便利な未来の社会だ。

 
 

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