AIを導入しただけでは業務は改善しない　人とAIが協働するために総務が整えるべき仕組みとは

振り返り（1）目的・ドキュメント・ルートの設計

本連載では、AI活用を「人とAIが協働し続けられる業務基盤をどう設計するか」という「チームデザイン」の問題として扱ってきました。

第1回（4月公開）には、新人受け入れを題材に、現場で起きている問題を「摩擦」と「偏在」として整理し、その解消手順として、目的設計、ドキュメント設計、ドキュメントルート設計、偏在解消、統制という骨格を示しました。

第2回（5月公開）では、その目的に沿って必要な成果物を洗い出し、正本、保管場所、管理責任者を定める「ドキュメント設計」を扱いました。会社の知識と判断の前提を明確にし、人とAIが共通して参照できる状態にする設計です。

第3回（6月公開）では、文書がどの順に連なり、どこで確認され、どこに記録され、誰が処理し、誰が判断するかを定める「ドキュメントルート設計」を扱いました。確認、差し戻し、証跡保管、例外管理をルートに組み込み、運用と統制を接続しました。

この3つの設計により、目的から成果物、成果物から運用ルートまでがつながり、確認・差し戻し・証跡保管・例外管理を含む統制の基盤が形成されました。