AIでムダな手作業から卒業！　誰でも迷わず作業を進めるための「ドキュメントルート設計」とは

ドキュメントルートとは

AI活用を現場に定着させるには、必要な文書をそろえるだけでは足りません。前回は、どの文書を正本とし、どこに置き、誰が更新するのかを定める「ドキュメント設計」を扱いました。しかし、実務では文書は単体で動くのではなく、前後につながりながら使われます。雇用契約書から入社情報シートが作られ、その内容から依頼書や案内文が派生し、確認結果や証跡が残る、という流れです。

今回取り扱うのは、この文書同士のつながりを設計する「ドキュメントルート設計」です。ここでいうルートとは、単に文書の前後関係を並べたものではありません。どの文書からどの文書が作られるのか、どこで確認するのか、どこに記録を残すのか、さらに誰が処理し、誰が判断するのかまで含めた設計です。

このルートが曖昧なままだと、正本を決めても、実際の現場では同じ情報の再入力や確認の往復が残りやすくなります。反対に、文書の通り道とチェックポイントが見えていれば、標準処理として任せられる部分と、人が確認や例外判断を担う部分を切り分けやすくなります。その結果として、AIやツールに任せるべき仕事と、人が統制のために担うべき仕事も見えやすくなります。

なお、本稿でいう「ドキュメントルート設計」とは、文書同士がどの順に連なり、どこで派生し、どこで確認され、どこに記録されるかを定め、人とAIの役割分担まで見通せるようにすることです。