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第19回「様々なコミュニケーションツールを最大限に活用する方法とは」
総務 / ファシリティマネジメント / ユニファイドコミュニケーション
ユニファイドコミュニケーションの活用方法
第19回「様々なコミュニケーションツールを最大限に活用する方法とは」
2015年03月03日
改めまして。月刊総務オンラインでオンラインストレージのコラムも連載している吉政でございます。
普段はこのコラムコーナーで総務部門の方々向けにPBX(構内交換機)に加えて新しいITソリューション「ユニファイド・コミュニケーション・ソリューション」の話を書いています。
今回は少し趣向を変えて、「内線電話だけじゃ非効率。様々なコミュニケーションツールを最大限に活用する方法とは」というテーマについて書いてみます。
そもそも、ビジネスで有効なコミュニケーションツールには何があって、どのような特長を持つものがあるのでしょうか。
まとめてみました。
かなりざっくりとまとめるので、専門家の方からすると言葉が足りないと思いますが、全体を理解するには良いのではないでしょうか。
【主なコミュニケーションツール分類と特長】
時間拘束 | 会議中のやり取り | 伝言メモ | 即時性 | ロケーション | 表情 | 資料共有 | |
固定電話 | される | やりにくい | 発生する | 高い | 自席 | 見えない | 不可 |
モバイルフォン | される | やりにくい | 発生する | 高い | 選ばない | 見えない | 不可 |
TV会議 | される | やりにくい | 発生する | 高い | 会議室 | 見える | オンライン共有 |
チャット | されない | やりやすい | 不要 | 高い | 選ばない | 顔写真のみ | ファイル共有 |
SNS | されない | やりやすい | 不要 | 低い | 選ばない | 顔写真のみ | ファイル共有 |
電子メール | されない | やりやすい | 不要 | 低い | 選ばない | 見えない | ファイル共有 |
普段あまり意識せずに各ツールを利用していると思うのですが、分析するとそれぞれ異なる要素を持っていることがわかります。
コミュニケーション相手とリアルタイムにやり取りを行うツール、時間差が生じるツール。軽いやり取りに向いているツール、エビデンスとしての役割を担うツールなど。
これだけのコミュニケーションツールを並べると、使いこなすのも大変だと思うのではないでしょうか?
また、いろいろあるのは知っているが、使い方がわからなかったり、立ち上げるのに時間がかかったりして、ついつい簡単な内線電話を使ってしまう、あるいは、せっかく導入したのに使われなくなってしまう......
皆さんも同じような経験はありませんでしょうか?
コミュニケーションツールを用いて業務を効率化するのには、「意識しないで利用できる」こと、そして、コミュニケーションは流動的ですから、状況状況に応じて即座に最適な手段を用いることができること。
この2つの要素が必要です。
ゴルフクラブのように「使い分ける」のではなく、自動車のギアのように「切り替える」、という感覚です。
具体的にはどうしたら......?
その答えの一つが、コミュニケーションツールの統合です。
一台のPCや一つのソフトウェアの画面に全てのツールを収容します。
相手の状況をあらかじめ確認でき、相手と自分の状況に合わせて、ボタン一つでコミュニケーションツールを切り替えられるのでとても利便性が高く効率的です。
例えば、以下の画面のように、コミュニケーションツールは1つで「相手の状況」「ワンクリックで内線ダイヤル」「チャット」「ビデオ通話」が利用可能です。
内線表や座席表で内線番号を検索することも不要で、ソフトを常に立ち上げておいて、相手の状況にあわせて、「先日の会議資料まだ?」「明日の12時には。」というショートメッセージでチャットしたり、「今会話して良い?」「いいですよ!」とTV会議に移行するなど、臨機応変に・即座に切り替えることが可能です。
会社のコミュニケーションが活性化され、業務効率が向上するシーンが容易に想像できると思います。
これを実現させるのが統合されたコミュニケーションツールである「Cisco jabber」なのです。
内線電話メインだったコミュニケーションに「Cisco jabber」を導入し、コミュニケーションを活発化させることに成功した事例をご紹介します。興味がある方は以下をご覧ください。
●Cisco / CUCM事例 ―― 株式会社キャリアブレイン
医療・介護業界に特化した人材紹介事業や情報提供サービスを展開する株式会社キャリアブレインでは、Cisco Unified Communications Manager(以下、CUCM)を活用し、ビジネスコミュニケーションの活性化を実現しています。東京本社 経営企画部 開発・インフラ担当 金子 大夢氏に、導入の経緯と効果について話を伺いました。導入の経緯と狙いなどをご参考ください。

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