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働き方改革成功のカギは総務にあり
成功の掟 第六条「長時間労働の是正は風土・文化との闘い」

2017年09月14日

■長時間労働の原因

 働き方改革と聞いて、まず思い浮かぶのは、長時間労働の是正でしょうか。大手広告代理店が2016年末にいろいろと騒がれたこともあり、働き方改革で、最初に考える方も多いと思います。

 では、長時間労働の原因はどのようなものがあるのでしょうか?

・人員が足りないため
・業務の繁閑が激しいため
・予定外の仕事が突発的に発生するため
・仕事の締め切りや納期が短いため
・顧客(消費者)からの不規則な要望に対応する必要があるため
など、ほとんどが顧客に絡む問題です。

 しかし、長時間労働の原因は、従業員側のものも存在します。

・早く終わると仕事をしていないと思われ、仕事を振られる
・今月は出費が多すぎて、残業代を確保しないと赤字になる
・上司や同僚が帰らないから早く帰ることができない

 これらの問題は、8時間拘束する代わりに給与を支払うという雇用契約を結んでいることに起因するものであり、人事評価制度の見直しのほかに考慮すべき重要課題です。

 36協定の条文にも残業を助長するような以下の項目があります。
 「会社と労働者代表が合意をして労使協定を締結した場合は、1日8時間、1週40時間の法定労働時間を超えて働かせることができる。特別な事情があれば限度時間をさらに延長して働かせることができる」

 どちらにしても人を増やすか、生産性を上げて働き方改革を敢行するか、どちらかを取らない限り、労働時間の削減はできません。

■会議の方法にメスを入れる

 長時間労働を削減する手段として、会議の方法を変えてみることも、価値はあると思います。管理職になると定時までは会議に参加し、定時後に資料を作る人も少なくないと思います。1週間のうちの3分の2も会議に参加している人も多く、いつ行っても席にいないなんて人もいるのではないでしょうか。

 会議の方法を見直すには、会議室そのものを見直すことが効果的です。すぐに手軽に打ち合わせができる"ちょい"ミーティングスペースを増設し、会議室にこもって仕事をすることを防ぐのです。あるいは、仰々しく会議を招集しなくても、「ちょっと5分いいですか?」とすぐに相談できる雰囲気を作ることが大切です。

 会議運営のソフト面としての施策には、以下のものがあります。
・無駄な会議の排除(報告だけ、誰も発言しない会議は資料の送付で済ませる)
・会議の効率化(事前の資料作成、会議、議事録などの事後作業をフォーマット等を使って効率化)
・会議のいつでもどこでも化(Web会議などを使っていつでもどこでも会議ができるようにする)

 定期的に行われている無駄な会議の排除には、オフィス賃料から会議室の1時間の賃料を割り出し、そして、会議に参加している人の平均賃金から1時間の人件費を割り出してみると、1つの会議が1年間でどのくらい無駄なコストが掛かっているかを見える化できます。その数値を持って、会議の廃止を求めてはいかがでしょうか?

 会議の効率化は、定時が終わってから集中して議事録を書こうという非効率的な仕事の仕方にメスを入れる良い機会ですし、会議のいつでもどこでも化は、移動時間の短縮がもたらす生産性の向上、移動交通費の削減などのメリットが多いでしょう。

 このように長時間労働の是正と一口にいっても手段はたくさんあります。
 自社にあった方法を見つけ、従業員・企業ともにメリットを享受できることが成功につながるのです。

家田 佳代子
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