住民税通知の紙配布が負担に　文書配付の一元化で工数とセキュリティリスク削減へ

クレオ（東京都品川区）は4月6日、人事・総務部門の文書配付業務をデジタル化するクラウドサービス「SmartStage 文書配付」の提供を開始した。給与明細書から住民税決定通知書（特別徴収税額決定通知書）、各種証明書、社内通知まで一元的に配信・管理することで、担当者の業務負担の軽減とセキュリティリスクの低減をはかる。

配布業務に追われる人事・総務部門の現状

人事・総務部門では、多種多様な文書の配付業務が日常的に発生する。特に拠点数や従業員数の多い大手企業や中堅企業では、住民税決定通知書の配付において、印刷・封入・郵送という紙による運用が今なお続いている実態がある。

こうした手法は担当者の業務負担が大きいだけでなく、誤配信による情報漏えいのリスクも伴う。同社によると、近年はペーパーレス化にとどまらず、アクセス制御や可視化、誤配信対策といった管理が求められる場面が増えており、これらの課題を解消するサービスの開発に着手したという。

給与明細から社内文書まで5つの機能で一元管理

「SmartStage 文書配付」は、給与明細や住民税通知、各種証明書から社内案内まで1つの基盤で管理・配信する。アクセス制御と既読管理により、配付漏れの防止と管理品質の向上を実現する。

主な特長は以下の5点だ。