年末の大掃除、整理整頓のヒントに! 備品・書類保管のポイント
期末前に増える書類……今が運用ルール改定の好機! 【紙とデータ】ハイブリッド時代の文書管理術
株式会社サマリー
最終更新日:
2024年12月19日

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宅配収納サービス「サマリーポケット」を運営する株式会社サマリーの整理収納アドバイザーが整理、保管のポイントを紹介する本企画。前回の備品・在庫管理に続き、今回は書類の整理、保管について解説します。デジタル化が進む現代でも、紙の書類は依然として多く存在し、その管理方法は業務効率に大きく影響します。書類が増える年度末に向けて今から、書類の管理方法を見直してみましょう。
書類管理の基本的な考え方
保存期間による分類の重要性
書類の整理で最も重要なのは、法定保存期間を理解することです。書類は「法定保存文書」と、それ以外の2種類に分けられます。法人税法や会社法など、関連法規で定められた保存期間を確認し、書類を適切に分類します。たとえば、税務関係書類は原則として7年間(例外的に10年間)、株主総会議事録は永久保存が必要です。また、契約書類は契約終了後一定期間の保管が必要となります。これらの法的要件を踏まえた上で、自社の管理ルールを設定しましょう。
保管から廃棄までの一貫したフロー
書類の発生から廃棄までの一連のフローを明確にし、社内規程として整備することが重要です。特に機密情報を含む書類については、取り扱い担当者の指定や保管場所の制限、廃棄時の手順など、詳細なルールを設定しましょう。
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