働き方改革を実現する、ペーパーレス化とファイリングのコツ

ペーパーレス化のメリット

書類を探す手間が省ける

ペーパーレス化した文書は、デジタルで利用することになります。デジタル文書にはセキュリティがかけられ、許可された人のみが、いつどこからでも閲覧できるため、紙の書類を回覧するのと違い、情報の共有にタイムラグがなくなります。また、プリントする作業が不要になるのでテレワークの推進にもつながります。

オフィスの省スペース化が進む

印刷する書類がなくなると、紙の書類を保管するラックや棚が不要になります。これらが減ることで、オフィスの省スペース化がかないます。よりコンパクトなオフィスに移転することもできるので、固定費の削減も可能です。

柔軟な働き方が可能になる

紙の書類を保管しなくてコンパクト化につながるのは、ラックだけではありません。各自のデスクもかなり省スペース化することができます。保管する書類が大幅に減るので、席を固定する従来のスタイルから、フリーアドレスへ、と新たなワークスタイルも取り入れやすくなります。

印刷やFAXにかかる時間とコストが削減される

ペーパーレス化が社内に浸透すれば、会議の度に人数分の資料を印刷する必要がなくなり、今まで会議の準備にかけていた時間やコストを削減できます。また資源を削減できるのでSDGsの取り組みにもつながります。

災害時にも重要書類を守ることができる

デジタル文書をクラウドに保管することで、震災や天災の際にも重要な書類を紛失するリスクが軽減します。

ペーパーレス化のデメリット

システムダウンが起きると書類が閲覧できない

デジタル文書の場合、停電やサーバーのトラブルなどでシステムがダウンすると、その間、読めなくなる可能性があります。

閲覧する画面の大きさによって見づらいケースもある

モバイルやモニターの大きさ、解像度によっては、紙の文書に比べて視認性が低くなり見づらさを感じるケースがあります。また紙の文書に慣れている人は、同じ内容でも頭に入りづらいと感じる人もいます。