働き方改革を実現する、ペーパーレス化とファイリングのコツ
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政府が掲げている「働き方改革」の中で推奨されているのがペーパーレス化です。ペーパーレス化は、業務効率化やテレワークの推進など、さまざまなメリットを企業にもたらします。しかし、あまり進んでいない企業が多いようです。なぜたくさんのメリットがあるにもかかわらず、進んでいないのでしょうか。最終回となる今回は、ペーパーレス化のメリットとデメリットを紹介しながら、どうすればスムーズに移行でき、定着するかについて紹介します。
ペーパーレス化のメリット
書類を探す手間が省ける
ペーパーレス化した文書は、デジタルで利用することになります。デジタル文書にはセキュリティがかけられ、許可された人のみが、いつどこからでも閲覧できるため、紙の書類を回覧するのと違い、情報の共有にタイムラグがなくなります。また、プリントする作業が不要になるのでテレワークの推進にもつながります。
オフィスの省スペース化が進む
印刷する書類がなくなると、紙の書類を保管するラックや棚が不要になります。これらが減ることで、オフィスの省スペース化がかないます。よりコンパクトなオフィスに移転することもできるので、固定費の削減も可能です。
柔軟な働き方が可能になる
紙の書類を保管しなくてコンパクト化につながるのは、ラックだけではありません。各自のデスクもかなり省スペース化することができます。保管する書類が大幅に減るので、席を固定する従来のスタイルから、フリーアドレスへ、と新たなワークスタイルも取り入れやすくなります。
印刷やFAXにかかる時間とコストが削減される
ペーパーレス化が社内に浸透すれば、会議の度に人数分の資料を印刷する必要がなくなり、今まで会議の準備にかけていた時間やコストを削減できます。また資源を削減できるのでSDGsの取り組みにもつながります。
災害時にも重要書類を守ることができる
デジタル文書をクラウドに保管することで、震災や天災の際にも重要な書類を紛失するリスクが軽減します。
ペーパーレス化のデメリット
システムダウンが起きると書類が閲覧できない
デジタル文書の場合、停電やサーバーのトラブルなどでシステムがダウンすると、その間、読めなくなる可能性があります。
閲覧する画面の大きさによって見づらいケースもある
モバイルやモニターの大きさ、解像度によっては、紙の文書に比べて視認性が低くなり見づらさを感じるケースがあります。また紙の文書に慣れている人は、同じ内容でも頭に入りづらいと感じる人もいます。
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