「書ければOK」から卒業！　宛名書きから来客対応まで。総務業務がはかどるシーン別ペンの選び方

種類によって特性が大きく異なるペン。どの場面にどのペンが向くかを知っておくことが、発注ミスの削減と現場のストレス軽減につながります。

油性ボールペン

契約書・宅配伝票への記入など、長期保存や耐久性が求められる場面向き。水や摩擦に強くにじみにくいのが特長で、マストアイテムとして大量常備しておく基本のタイプです。

水性・ゲルインクボールペン

社内回覧、確認・記入、手書きメモなど、読みやすさと書きやすさが求められる日常業務に向いています。筆跡が鮮明で長時間書いても疲れにくいものが多く、自分用として手元に置いておきたい一本です。

サインペン（水性フェルトペン）

来客にサインをお願いする場面や、目立たせたい書き込みに向いています。インクがはっきりしていて、受け取る相手にとっても読みやすいのが強み。来客対応セットへの常備が特に有効です。

ノック式とキャップ式、どちらを選ぶ？

ノック式のメリット

オダギリさんは時短を考えた場合、「使用するペンはノック式がおすすめ」といいます。片手でキャップを外す手間なくすぐに書き始められるので、事務作業の効率化においては頼れる「助っ人」となるでしょう。

来客対応中にサッとペンを差し出す場面や、立ったまま書類を確認する場面では、この「一手間なし」が相手を待たせない配慮につながります。中でも動きながら仕事をする場面が多い「総務の仕事」は、ノック式との相性が抜群です。

キャップ式のメリット

キャップをはじいてしまうリスクやつけ外しの手間が発生するなら、キャップ式は避けた方がよいのかというと、そうではなく、キャップがあることで、インクの乾燥を防ぐのはもちろん、ペン先のインクの汚れを周囲に付着させたりしないという役目もきちんと果たしています。

ペンを選ぶ際は、そういったことも頭に入れて選ぶといいですね。

太さで選ぶ、場面別の目安

ペンの太さは「書く人」だけでなく、「読む人」のための選択でもあります。読みやすさへの配慮も、仕事の丁寧さとして伝わります。

用途別・太さの目安

用途別おすすめの太さは、以下の通りです。

細かい記入が多い総務業務では0.5〜0.7mmが基本。宛名書きや段ボールへの記載など、視認性が求められる場面では1.0mmを、と使い分けると、相手への配慮にもなります。

来客貸し出しに「太さを選べる」一本を

オダギリさんは「来客にペンをお渡しする際、太さを自分で選べる多機能ペンを用意しておくのも一つの手」といいます。

「書きやすいサイズをお選びください」と一言添えるだけで相手への配慮が伝わります。このような小さな気遣いは、会社全体の印象にもつながるでしょう。

監修者が選ぶ、総務におすすめのペン5選

場面と用途に合わせて、使いやすいペンを5本ご紹介します。

図表：活用シーン別おすすめのペン

画像	商品名 税込価格	特長	おすすめの活用シーン
	ぺんてる ぺんてるサインペン 1本：132円	発売60年を超えるロングセラー。 適度なしなやかさを持つペン先は、誰が書いても美しい発色を実現。視認性が高く、遠目からでもはっきりと読めるのが強み。	掲示物の作成 目立たせたいメモ書き 重要事項へのマーキング
	ゼブラ ブレンシリーズ ブレン2＋S 550円	筆記時の振動を制御する「ブレンシステム」を搭載。 ガタつきがないため指先が疲れにくく、長時間の事務作業でも集中力を維持できる、現代の「書く」ストレスを最小化した一本。	会議の議事録 長時間のデスクワーク 外出先でのメモ
	ゼブラ サラサマークオン 198円	書いた直後に蛍光ペンを引いてもにじまない特殊インクを採用。 書類を汚すことなくスピーディーにマーキングできるため、確認作業の効率と美しさを両立させたい場面で活躍。	回覧のチェック マニュアルの校正 重要事項の強調
	セーラー万年筆 就活ボールペン3way-M 1本1320円	0.5・0.7・1.0mmの3つの太さを1本に集約。 宛名書きから細かい手帳記入まで即座に切り替え可能。「書きやすい太さをお選びください」と添える、来客へのこまやかな配慮もできる。	受付での貸し出し 書類への記入 来客対応
	セーラー万年筆 ケセラボールペン 1本330円	専用ラバーでこするとインクが消えるため、書き直しが容易。 予定変更が多いスケジュール管理や、在庫の仮記入など、デスク周りの情報のアップデートをスムーズにする。 ※消せる機能は、契約書・公文書への使用はできません。きちんと使い分けることが大事です。	進行管理表の更新 チェックの仮記入 備忘録メモ

さらに、「ペンをそろえたら、収納もぜひ併せて見直してみてください」と、オダギリさん。

「事務効率化」にこだわるオダギリさんは、キッチンペーパーの芯をペン立ての仕切りに活用する整理術をおすすめしています。筆記用具などを用途別に分けて収納することで、無駄なくスムーズに作業ができるため仕事がはかどります。

今回は、総務業務を支える「ペン」の選び方をシーン別にご紹介しました。「書ければなんでもいい」と思いがちなペンも、種類・形状・太さを意識して選ぶだけで、日々の業務がぐっとスムーズになります。ぜひ手元のペンを見直すきっかけにしてみてください。

使う道具が整ってきたら、次は「貼る」道具にも目を向けてみましょう。第2回では、デジタル時代でも手放せない「付箋」をテーマに、種類の違いと総務ならではの活用方法をご紹介します。

©千葉 諭

【監修者】
事務効率化コンサルタント
オダギリ 展子さん

特許ならびに貿易事務の経験から事務業務のリスクヘッジや効率化のノウハウを身に付け、前任者の月100時間を超える残業時間をゼロにすることに成功。
著書に『働くあなたにピッタリのモノが見つかる! スクールステーショナリーガイド BOOK』（学事出版）、『デスクワーク整理術』『事務ミスがない人の図解整理術〔書類・メモ・データ〕』（ともに三笠書房）などがある。
オフィシャルサイト「オフィス事務の効率学」：https://www.office-jimu.com/