総務ならではの注意点も　ジョブディスクリプションを作成する5つのステップ

いきなり外部委託せず現状を理解する

早くことを進めようと焦り、外部のコンサルティング会社を雇い、総務JDを書いてもらいたくなるかもしれません。しかし、現状の総務業務の分析・整備をすることなしに外部委託することはお勧めできません。人事や経理など、ほかのバックオフィス部門はさておき、こと「総務」に関しては、そもそも業務内容を全く理解していないコンサルも多く、その能力差が歴然と出ますので注意が必要です。

とはいえ、外部への委託はできるのであればした方がいいです。まずは自社の総務業務を自らが可視化をし、その「守備範囲」とそれぞれの「期待される標準レベル」として社内である程度整理した上で、一定の専門性を外部へ委託するというアプローチをお勧めします。

総務JD作成の理想的な進め方は下記のようになります。

まず、総務業務の可視化をしたら、あるべき組織の姿を描きます。そしてその組織体制を構成する個々の総務JDに落とし込んでそれを書いていき、社員教育計画、外部委託へ進むことが可能となります。

それではこのステップに沿った総務JDの作成方法を解説していきます。