総務ジョブディスクリプション作成のポイント

総務ならではの注意点も ジョブディスクリプションを作成する5つのステップ

株式会社Hite&co. CEO 金 英範
最終更新日:
2024年07月11日
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前回「総務のジョブディスクリプション作成は最難関……でも今こそやるべき理由とは」ではジョブディスクリプション(Job Description、以下「JD」)の基礎知識について解説しました。今回は、JD作成のための5つのステップをお伝えします。

いきなり外部委託せず現状を理解する

早くことを進めようと焦り、外部のコンサルティング会社を雇い、総務JDを書いてもらいたくなるかもしれません。しかし、現状の総務業務の分析・整備をすることなしに外部委託することはお勧めできません。人事や経理など、ほかのバックオフィス部門はさておき、こと「総務」に関しては、そもそも業務内容を全く理解していないコンサルも多く、その能力差が歴然と出ますので注意が必要です。

とはいえ、外部への委託はできるのであればした方がいいです。まずは自社の総務業務を自らが可視化をし、その「守備範囲」とそれぞれの「期待される標準レベル」として社内である程度整理した上で、一定の専門性を外部へ委託するというアプローチをお勧めします。

総務JD作成の理想的な進め方は下記のようになります。

ステップ1
現在の総務業務の可視化

ステップ2
あるべき組織体制を描く

ステップ3
ポジション(適所)に社員(適材)を入れ込み個々のJDを書く

ステップ4
JDとのギャップを埋める・社員教育計画を立てる

ステップ5
外部委託・アウトソーシングを推進する

まず、総務業務の可視化をしたら、あるべき組織の姿を描きます。そしてその組織体制を構成する個々の総務JDに落とし込んでそれを書いていき、社員教育計画、外部委託へ進むことが可能となります。

それではこのステップに沿った総務JDの作成方法を解説していきます。

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著者プロフィール

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株式会社Hite&co. CEO
金 英範

「総務から社員を元気に、会社を元気に!」がモットー。日系・外資系大企業の計7社にて総務・ファシリティマネジメントをキャリアとして実務経験してきた「総務プロ」。企業の不動産戦略、オフィス変革、財務戦略、福利厚生革命など幅広い実績。MCR、CFMJ、一級建築士の資格を保有。

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