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若年社員の早期離職を防ぐために、上司が気を付けておきたいことは?(第11回)

2014年01月06日

前回に引き続き、今回も上司と部下のコミュニケーションについて考えます。
第6回で上司が部下に「要望」を伝え、理解そして納得させることが大事であると書きましたが、今回はそれをさらに掘り下げて、そもそも上司の部下に対する「要望」とは一体何か?「要望」の中身、内容について探っていきたいと思います。


■「要望」は4つの要素から構成される

上司の部下に対する「要望」。すなわち、部下に「こうあって欲しい」とか「こうなってもらいたい」、「こんな行動を促したい」と、あるべき姿やあって欲しい姿に向けて、部下の言動の変容を望むことと言い換えることができます。一般的にこの要望は

①要望の背景  ②要望そのもの  ③要望の意図  ④要望の実施期限

と4つに分類することが出来ます。

①「要望の背景」
まず、1つ目は「要望の背景」です。
これは、部下へ要望するに至った経緯や背景に関する内容のことです。

「今回君に、この役割を担ってもらいたい。それには○○の経緯があってね...

上記後半部分(下線)の内容です。
この情報は丁寧に、また具体的に伝えることで、部下の主体的行動を引き出します。
言われたことを事務的にこなすのではなく、背景や経緯の情報を共有することで、部下の課題解決へ向けた取り組み意欲を高めていくことが可能となるからです。

②「要望そのもの」
次に、「要望そのもの」です。
これは上記前半部分の内容です。
ここでも、丁寧に、具体的に伝える必要があります。
そうすることで言葉足らずで誤解を招き、満足のいく結果が求められないといったリスクを回避する効果があります。

③「要望の意図」
3つ目は「要望の意図」です。
言い換えると、なぜそれを望むのか? その要望をこの部下に伝える意図は何か?
何を実現させたいのか?何を期待しているのか?その真意を伝えます。

「これを君にお願いすることで、君にこんなことを期待している。」
「この仕事を通じて、こんなことを実現させたい。」
「この任務を遂行出来るのは君しかいないと考えている。」

などと、出来るだけ率直に、飾らず要望の意図を伝えます。
この情報は部下のモチベーションの向上に大きな影響を与えます。
部下を「鼓舞」する絶好の機会と言えるでしょう。


④「要望の実施期限」
最後は、要望の実施期限です。
切羽詰まったものか?中長期的に取り組むべき内容なのか?
双方で情報を共有しておくことが必要です。
中長期で取り組む場合は、小さな目標を立て、その進捗を確認していくようないわゆるスモールステップで段階的に進めていくことで、「中だるみ」を防ぐことが出来ます。


■コミュニケーションは上司から

以上4つの項目で部下に要望の伝達をし、部下の言動を変え、確実に成果を出すためのコミュニケーションを取ることが可能となります。

「1を言って10を理解させる」というのは確かに理想かも知れません。
ただ、多くの現場では、上司部下の些細なミス・コミュニケーションで、業務上のトラブルや、無用なストレスをお互い感じているのも事実です。

ここは、勇気を絞って、上司から歩み寄り、上記のような具体的で丁寧なコミュニケーションを心がけることも必要だと思います。

田原 洋樹
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