社内規定管理:出張旅費規程

最終更新日:2010年03月02日

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出張頻度が多く、また、出張する従業員が多い会社では出張の定義や日当の金額について定めておかないと清算事務が煩雑になったり、出張に対する意欲が低下し、ひいては業務における意欲の低下にもつながりかねないこともある。

 そのため出張旅費規程を明確にする必要があるが、その具体的な内容、定め方は会社の出張実態によって様々である。最低限出張の定義、交通費、宿泊費の取扱い、日当の額、精算方法などを定めておく必要がある。特にある程度企業規模が大きくなると、不正出張を防止するためにも出張の申請・承認、精算における上司と総務の二重チェックなどを規程に定め、業務システムの一部として確立するべきである。

出張規程には以下の事項を定める。

(1) 適用範囲・・・出張は業務として行われるものであるため、正社員、その他の社員の別なく適用される。

(2) 出張の申請・承認・・・出張はあくまでも所属長の承認を受け、帰着したときは旅費清算とあわせて報告を義務づける。

(3) 計算の方法・・・出張地への距離計算において原則としては勤務地を始点・終点とする。ただし、出張にはその用務により様々なケースが考えられるので、例外規定は設けるべきである。

(4) 交通費、日当、宿泊費・・・交通費は職位によりその種類を定め、日当や宿泊費も職位により定額とする場合が多い。ただし、交通費、宿泊費については上級者と同行することもあるので、そのときの取扱い方法も定める。なお、日当があまりにも高額となるときは、給与とみなされて課税されるときもあるので注意が必要である。

(5) 支給基準としての距離・・・日当、宿泊費が支給されるべき出張の距離を定める。雛型では、日当は宿泊を伴うときのみとしたが、会社によっては日帰り出張にも日当を支給するところもある。この場合でも、その支給基準として距離を定めなければならない。

(執筆:有限会社人事・労務 代表 矢萩 大輔)

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