社内規定管理:総務規程

最終更新日:2022年05月20日

社内規定管理:目次

総務規程は、社内で取り扱う文書や印章、あるいは業務運営上発生した機密等について社内統一基準を設け、業務運営を円滑に管理するために定めるものである。

株主取扱規程

株式取扱規程とは、株式に関する取り扱いおよび株主権行使の諸手続きに関する規則のことである。株式の取り扱いについては、通常、定款に定めるものであるが、項目が多いため別規程を設けてその取り扱いを規定している。

文書管理規程

文書管理規程は、日常業務において発生する文書について、その重要度によりランク分けし、ランクに応じて文書の取り扱いおよび管理のルールを定めるものである。
文書は、情報の記録やトラブルが発生したときの証拠となるなどのメリットがあるため、社内で文書の作成や取り扱い、管理に関する統一基準を設けて、各自がルールに則って業務遂行する必要がある。

規程管理規程

規程管理規程は、規程の制定や改廃などについて定めたものである。規程の数や種類が多くない企業にとってはあまり意味がないように思われるが、規程の数が多くないうちに標準化しておくことが望ましい。

その作成ポイントは次の通りである。

  1. 管理責任の明確化:規程の管理部署、管理者をそれぞれ総務部、総務部長と定め、その権限を集中させる。

  2. 作成手順:総務部長が必要に応じ、または関係部署等の建議により作成する。

  3. 規程の決定:重要度に応じて株主総会、取締役会または代表取締役が決定する。

  4. 運用:交付、効力の発生、疑義が生じたときの取り扱いなどについて定める。

営業秘密管理規程

営業秘密管理規程は、企業戦略上重要な事項について、社外および関係部署以外に漏えいすると損害が発生するという場合に備えて管理体制を構築するために定めるもので、印章取扱規程および文書管理規程と同様、会社のリスク管理のための規程である。なお、不正競争防止法では、企業の秘密情報が不正に持ち出されるなどの被害にあった場合に、民事上・刑事上の措置を取ることができるが、その秘密情報は法律上の「営業秘密」として管理されていることが必要である。

印章管理規程

印章取扱規程は、社内で発生する各文書へ押印する印章の種類と、印章が悪用されないようにその取り扱いおよび管理方法等について定めたものである。
会社の印章は、悪用されてしまうと会社に権利義務が発生してしまう恐れがあり、場合によっては多大な損害を生じることもある。そのために、使用や管理のルールを定め、そのルールに則って扱うよう徹底しなければならない。

(監修:社労士事務所ライフアンドワークス 社会保険労務士/介護福祉経営士 角村 俊一)

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