オフィスの引越:移転案内文

最終更新日:2010年03月02日

オフィスの引越:目次

ビルを移転する場合は、そのお知らせとして移転案内を発送するのが一般的である。発送時期は移転1月前である。新住所、新電話番号などを記載して、連絡が必要な取引先へ発送する。作成のポイントは、盛り込む情報の確定時期である。発送時期から逆算して、情報を確定していく。発送先のクリーニングも忘れないこと。

●発送時期

移転の内容を伝えるツールとして移転案内文がある。移転後の住所や電話番号を記したもので、通常は郵送して使用するので、はがきサイズの厚紙で作成し、内容が多岐にわたる場合は、二つ折りで作成する。通常、移転の1ヶ月前までに、遅くとも10日前までには関係する全取引先に郵送する。案内状の内容として、あいさつ文、新住所・新電話番号・FAX番号、発信者(代表者)名は必須である。できれば、所在地付近の地図も添えておく。尚、新電話番号は、移転直後に代表電話へのコールが集中するのをできるだけ避けるため、各部署の電話番号の案内を載せる。または、担当者の新しい名刺を差し込むことにより、代表電話へのコールの集中を避けることができる。

●ポイント

この作成の際に注意する点は、変更後の住所と電話番号の確定時期である。住所については、既存のビルに入居するのであれば即確定するので問題ないが、新築の場合は、地番の確定が遅くなるケースもあるので、建設会社や設計事務所に確定時期を確認しておく。電話番号については、部門ごとに番号を保有する場合は、電話番号計画が決定していないと、印刷に入れない。移転案内作成に必要な情報を把握して、その情報がいつ確定するか、その担当者と連携をとっておくことが重要である。案内文作成のスケジュールから、確定して欲しい時期を伝えておく。また、移転案内郵送の際に手間取るのが、発送先の選別と正確な郵送先の宛名である。関係する全移転対象部門に宛先のクリーニングをしてもらう。これについては、移転対象の全部門の協力がないと作成できない。なかなか返答が来ない状態が想定されるので、余裕のあるスケジュールを組み、早めに依頼しておくことである。

(執筆:『月刊総務』)

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