オフィスの引越:プロジェクト

最終更新日:2010年03月15日

オフィスの引越:目次

引越1ヵ月前になったら、引越対象部署から代表者を選出してもらい、引越プロジェクトメンバーとして巻き込むことが必要である。メンバー構成については、事務局が音頭をとり、各部門、各部署に実際に引越準備をしてもらうわけだが、全員を指導する事は不可能であるので、工程会議に参加してもらう代表者を通じて、各部門をコントロールするわけである。不要文書破棄キャンペーン、事前梱包キャンペーン等々、いかにして早期に、いかにしてイベント化するかがポイントであろう。各部門ごとに競わせることも、コントロールをしやすくする一手段である。引越当日に一斉にやるのではなく、何とかして事前にできるものは済ませておく、これが引越のポイントであるので、引越プロジェクトを通じて早めに指示することが必要である。

●メンバー構成

プロジェクトリーダーは総務担当役員もしくは総務部長で、参加メンバーは移転対象部署から1名ずつ、事務局は総務部がなり、引越業者にも事務局として参加してもらう。各部署からの参加者は管理職が望ましいが、中堅社員であってもかまわない。その者を通じて所属部署を管理コントロールすることができれば良い。よって、フットワークが良く、所属部署を引っ張っていけるメンバーが適している。

●工程会議

引越1カ月前になると、引越と自営工事の2種類の工程会議を行なうこととなる。引越工程会議では、各部署の管轄テリトリーの決定や、作業手順書を基に作業のガイダンスを行なう。また、事前廃棄や事前梱包を行なうのであればそれの指示をすることとなる。頻度は内容にもよるが、週1回で4回程度実施すれば良いのではないだろうか。どちらの会議も議事録を作成して、参加者に配布する必要がある。トラブルを避けるためにも作成すべきである。

(執筆:『月刊総務』)

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