オフィスの引越:印刷物の変更

最終更新日:2010年03月04日

オフィスの引越:目次

名刺、住所入り封筒、会社案内、ゴムスタンプ、社内の電話番号帳、郵送物やFAXの送付状等、変更が必要なものを最大漏らさず把握する。移転日がある程度確定しているのであれば、それまで使用を続ける既存のものの在庫を確実に把握し、使い切るような管理を行っていく。変更必要物品の確認後、変更を依頼する発注先に変更内容と移転の予定日程を伝え、その場合の発注から納品までのスケジュールを確実に押さえておく。さらに、発注単価を確認しておき予算確保もしておく。印刷物の変更で一番重要なことは納期である。当然のことであるが、移転までいろいろな行事があり、それに関係して納期も変ってくる。住所入り封筒や会社案内、ゴムスタンプ等は移転日までにあれば問題ないが、名刺の場合は、移転前までに竣工式や披露宴などがある場合は、その時に使用することもあり確認が必要である。使用するのであれば当然その日の前日までに用意しなければならない。

●発注時期

発注するのには当然ながら新住所、電話番号が変るのであれば新電話番号が必要になる。新住所については、地番の確定がずれ込む場合もあるので、ゼネコンや建築事務所に確定する時期を確認しておくことが必要になる。電話番号に関係して言えば、各部署ごとに直通で個別に電話番号をとる場合であれば、その全電話番号の確定が必要情報となり、電話番号計画を印刷物の納期と絡めて着手しておく必要がある。これらが決まらないと、発注しようにも発注できず、結果として納品も遅くなってしまう。テクニックとしては、変更の無い部分のゲラまでは作成しておき、必要情報が確定し次第、印刷に入る状態にしておくことである。いずれにせよ、印刷物に関しては、何が必要情報かまず確認し、その情報は何によって決定していくかを確実に把握しておくことが必要である。また、余裕のあるスケジュールにより工程管理を行い、突発事項に備えることもポイントである。

(執筆:『月刊総務』)

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