オフィスの引越:翌日業務

最終更新日:2010年03月05日

オフィスの引越:目次

引越翌日に必要なタイムスケジュールは、社員の出社時間がある。会社として、本格稼動ができる時間を設定しておく。稼動できるということは、段ボール箱が開梱されたことであり、その廃棄作業の方法について事前に決めておく必要がある。その他、新規設備の使用説明会が必要な場合もある。引越が終わっても、しばらくは煩雑な業務が発生し続ける。

●廃棄作業

段ボール箱の開梱が終了すると、当然使用済み段ボール箱が大量に発生する。この集積場所と集積方法を事前に周知しておくことが必要である。そのままにしておくと、大変乱雑な状態が発生する。そして、その処理方法についても事前に決めておく。通常は、引越業者に引取ってもらうことになる。

●使用説明会

新規設備や機器、特に電話の方式を変更した場合や子機を変更した場合は、業務開始日に使用説明会を各部署ごとに開催し、使用方法を伝える。電話の使用方法が分からないと業務に支障をきたすこと甚だしい。翌日以降も、電話業者に常駐してもらい、とっさの場合の対応を依頼しておくと良い。また、FAXやコピーを新機器で導入した場合もある程度の説明をする必要があろう。その他、引越した後は諸々のクレームや問合せ、或いは改善提案がでてくるので、関係業者とは密接に連絡をとりつつさばいていく必要がある。

●タイムスケジュール

引越翌日のスケジュールで、決めておく事項は以下の通り。

(1) 社員出社、開梱開始時間:段ボールを開梱して、業務に必要な書類や物品を取り出し、通常業務ができるようにするには、かなり早い出社が必要である。各自で判断してもらい早めの出社を呼びかける必要がある。

(2) 作業完了時間:会社として、何時までに開梱や備品の整理を完了させるか決めておく。時として、書類の入った段ボール箱が、いつになってもそのままの状態でキャビネの横に放置されていることもあるので、会社として時間や日時を定めておく。"

(執筆:『月刊総務』)

翌日業務の内容に関連する記事

特別企画、サービス