オフィスの引越:当日業務

最終更新日:2010年03月06日

オフィスの引越:目次

引越当日は、移転の場合とレイ変の場合では、その工程が全く異なるので、事前に良く確認しておくこと。当日の作業は時間との勝負であり、円滑な引越作業を望むのであれば、引越業者とタイムスケジュールを確認して、対象部門には周知徹底しておくこと。決めておく時間としては、システムのセットダウン時間、梱包開始時間(業務終了時間)と完了予定時間、搬出開始時間と社員退出時間、解体開始時間がある。

●移転の場合

移転の場合は、事前に電源や電話の配線工事を終了させておき、電話のジャックやコンセントを床に這わせておく。金曜日の夜に什器等を搬入して、土曜日曜日にかけ、什器の連結や電話機の接続、システムの接続、OA機器の電源への接続及びそれらの動作確認を行う。比較的余裕のある工程となる。

●レイアウト変更の場合

レイ変の場合は、事前の工事が不可能なので、工程管理が時間との勝負であり重要になってくる。まず金曜日の夜に、レイアウト変更を行う部分のダンボール箱や什器等を会議室などに逃がして、電源や電話の工事ができるように広げ、土曜日、場合によっては日曜日にかけて電源と電話の配線工事を行う。それらの工事が完了した段階で什器等を搬入しつつ電話機の接続、システム装置の接続、OA機器の接続及び動作確認を行う。それらが完了した段階で什器の接続と段ボール箱の搬入を行うのである。これらを3日間で行うので、いかに段取り良く行っていけるかがポイントとなる。

●タイムスケジュール

引越当日のスケジュールで、決めておく事項は以下の通り。

(1) システムのセットダウン時間:通常システム関係を優先的に搬出搬入するので、まずこの時間が到来する。営業数字や受注の締め時間等のスケジュールを確認し、何時にストップしても大丈夫かの調整をして設定する。

(2) 梱包開始時間と完了予定時間:当日の業務を終了させて一斉に梱包を開始する時間。できれば、当日以前に事前梱包を極力すませてしまい、当日、必要最小限のもののみ取出しておき業務をする状態が良い。時間厳守で梱包を終了させる。

(3) 搬出開始時間と社員退出時間:完全に梱包が完了した段階で搬出作業が開始される時間。円滑な搬出作業のため、立会者を残して全員退出してもらう。

(4) 解体開始時間:搬出と同時に連結什器の解体を始める時間である。"

●その他のポイント

その他、当日のポイントとしては、搬入する物品に優先順位があるのであれば、その搬出時間ひいては梱包開始・使用中止時間を早めに設定し周知しておくことが必要である。次に、どこまで自社社員が行い、どこから引越業者が行うかの作業区分を明確にしておくことが重要である。事前の確認とガイダンスでの周知を徹底しておく。また、解体についても、什器メーカーなのか引越業者なのか確定しておく。持っていく物なのか、放置して廃棄するものなのか判別しない場合は、その管轄部署の番号のラベルを貼り、とりあえず運んでいってしまうという対応を取る。

(執筆:『月刊総務』)

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