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『月刊総務』本誌記事:

【総務の現場から】若手社員の早期離職を未然に防ぐ、中立的な「キャリア相談室」を設置

2019-08-15 15:15

キャリアパスを描けない若手の離職問題がきっかけ

 常駐技術支援事業を中心に、エンジニアのためのオリジナルプロダクト開発も手掛けている同社。社員の9割がエンジニアで、8割が顧客先に常駐。「エンジニアとお客様を笑顔にする」とのビジョンを掲げているが、これは、最前線にいるエンジニアがハッピーにならない限り、お客さまをハッピーにすることもできないとの思いから。また、人材不足が深刻なIT業界。同社も例外ではなく、新卒も含めた、20代の未経験者採用も積極的に進める中で、社員の教育、キャリア開発支援にはとても力を入れていた。「しかし、若手社員に話を聞くと、明確なキャリアパスを描けない人が多く、それが早期離職につながっていた。それを未然に防ぎたいというのが、キャリア相談室立ち上げのきっかけでした」と、組織能力開発部 キャリア相談室 セクションリーダー 国家資格キャリアコンサルタントの池田幸恵さんは話す。一方、管理職は自身もエンジニアの仕事をしながら部下の管理をしなければならず、キャリアなどの深いところまで話せるような信頼関係を築くには時間が足りなかった。そのサポートのためにも、2018年、「キャリア相談室」を設置することとなった。
 立ち上げに当たっては、キャリア開発の先進的企業にヒアリング。そこで得た学びから、安心して相談してもらうには人事部門から切り離した方がいい。査定も評価もしない、あくまでも中立的な組織にすることとした。また、設置しても面談者が来ず、なかなか機能しないと聞き、20代社員のキャリア面談を必須に。入社1年未満の社員は、入社3か月、6か月、1年後の年3回の面談を受けることを必須とした。今年からは、対象年齢を35歳まで拡大している。

査定も評価もしないから、本音で話せるキャリア面談

 キャリア面談は、1人約1時間。国家資格キャリアコンサルタントを持つカウンセラーが話を聞く。現在、キャリア相談室は、前任者から引き継いだ池田さん1人。常駐先との面談はスカイプや現場に出向いても行っているが、「面談のために」と、本社に戻ってきてもらう、いいきっかけにもなっている。「面談で大切なのは、中立的立場を貫くこと。『そうなんだね』と伝え返すことで本人の言葉を引き出し、答えの誘導は極力しない。初対面の人には、まずは自分がどういう人間なのかを話をして、信頼関係を作っていく。「『本当に聞いてくれている』と思うと、少しずつ話してくれるようになります。それと、言葉に愛がないと伝わらないのでそこは大切にしています」。面談の内容は絶対に他者には話さない。ただし、状況によっては、「この内容だけは会社側に伝えてもいいですか?」と、一語一句、本人に了承を得てから伝えている。また、面談内容は文字に起こして、本人にフィードバック。「この言語化がとても大事。なんとなくモヤモヤしていたことが文字を読むことで、『ああ、自分はこう考えていたんだな』とわかってきます」。

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9割以上が面談に満足。離職リスクを未然に防止

 初年度は、20代81人の面談を実施。26人の離職リスクを防ぐことができた。ある若手社員は、このままではキャリアが頭打ちなので転職をしたいと話していたが、本人の了承の下で事業部とも話をし、「この会社でもやっていける」という考え方に変えることができた。また、ある人はジョブローテーションを実行することで離職せずに済んだ。面談後のアンケートでは、95パーセントの人が、面談に満足し、気持ちが前向きに変化したとコメントしている。一度、利用価値を感じてもらえれば次につながる。最近では、自発的に面談に来る人も増えた。「1年やってきて定着してきたのかな、と感じています」。こうした成果が評価され、第4回ホワイト企業アワードの人材育成部門を受賞している。
 ほか、キャリア相談室の取り組みとしては、20代社員を対象にしたキャリアデザイン研修を実施。強み診断ツール(ストレングスファインダー(R))を使って、グループワークでそれぞれの強み、弱みを整理。その強みを、いかに仕事に、キャリアに生かすか。行動計画を立てられる場になっている。これも今年からは、対象年齢を35歳までに引き上げた。

管理職と部下の対人関係の質を向上させる研修も好評

 一方、管理職向けの部下育成支援施策としては、部下との対人関係の質を向上させるための研修を実施。研修に当たっては、全社員に管理職の日頃の振る舞いについてのアンケートを取った。そのリアルな声を示すことで、コミュニケーションの課題に気付いていなかった管理職の意識改革を促した。研修後は、部下との関係性構築における行動が改善。約80パーセントの社員が、上司に相談しやすい環境に変わってきたと実感している。今後は、さらにコーチングなどの研修を取り入れて、一層部下が安心して相談できる関係性構築を目指していく。
 キャリア相談で得られた社員の声は経営にとっても貴重なもの。守秘義務は担保しながらも、それをいかに全社施策に反映していくかが今後の課題。「私自身の課題としては、コーチングなどを学んで、相談者の満足度が向上するような引き出しを、強みを増やしていきたい。面談後のアンケートでは、正直、グサッとくる意見もあります。でも、それがあるから私も成長できる。また、中立の立場にいることで経営の視点も現場の視点も持てる。考え方が広がる。そこがまたおもしろいところです」。
 今後、管理職のスキルが上がり、1on1でキャリアの相談もできるようになっていけば、相談室の利用は減っていくだろう。「とはいえ、いつでも駆け込める場があるという安心感は大事。キャリア相談室は、みんなの駆け込み寺であり続けたいと思います」。

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【会社DATA】
株式会社エーピーコミュニケーションズ
本社:東京都千代田区鍛冶町2-9-12 神田徳力ビル3F
設立:1995年11月16日
代表者:代表取締役社長 内田武志
資本金:9,250万円
従業員数:376人(2019年4月現在)
https://www.ap-com.co.jp/


 

『月刊総務』本誌記事:

総務パーソンが押さえておきたい8月のトピックス

2019-07-26 10:12

■法務

執筆/小沢・秋山法律事務所 弁護士 香月裕爾


●特許法の改正

 2019年5月10日、特許法等の一部を改正する法律が国会で可決・成立し、5月17日公布されました。特許法においては、特許権の侵害を受けた側の立証や侵害の抑止が困難である現状を受け、査証制度の導入、損害賠償額算定方法が見直されました。
 査証とは、特許権の侵害の可能性がある場合、中立な技術専門家が被疑侵害者の工場等に立ち入り調査を行い、裁判所に報告書を提出する制度です。これにより、被侵害者が裁判所を利用して容易に証拠の収集ができるようになります。
 損害賠償額算定方法の見直しは、(1)侵害者が得た利益のうち、特許権者の生産能力等を超えるとして賠償が否定されていた部分を、侵害者にライセンスしたとみなし、損害賠償を請求できること、(2)ライセンス料相当額による損害賠償額の算定に当たり、特許権侵害を前提として交渉した場合に決まるであろう額を考慮できる旨が規定されました。なお、改正は実用新案法、意匠法・商標法にも及び、損害賠償額算定方法の見直しは、これらも同様の改正となります。
 また、意匠法は、保護対象が拡大され、物品に記録・表示されていない画像や建築物の外観・内装のデザインが新たに意匠法の保護対象とされました。関連意匠制度の見直しがなされ、意匠権の存続期間が出願日から20年から25年に伸長された上、登録出願手続きが簡化され、間接侵害規定が拡充されています。


■労務

執筆/斉藤社労士事務所 特定社労士 斉藤貴久


●法改正(1)女性活躍推進法

 2019年5月29日、「女性の職業生活における活躍の推進に関する法律等の一部を改正する法律案」が成立し、5つの関連法が改正されました。まず注意すべきは、女性活躍推進法における「一般事業主行動計画」の策定義務の対象が拡大されたことです。従業員数300人超の会社は、「自社の女性の活躍に関する現状分析」「課題解決のための行動計画の策定・届出」「情報の公表」の義務がありますが、法改正により、従業員数100人超に引き下げられました。
 なお、施行日は公布の日から起算して3年を超えない範囲内において政令で定める日とされています。

●法改正(2)パワハラ防止法

 労働施策総合推進法が改正され、パワーハラスメント防止に関する会社の義務が定められました。パワハラについては、グレーな部分が多くその定義が注目されていました。改正法は「職場において行われる優越的な関係を背景とした言動であって、業務上必要かつ相当な範囲を超えたものによりその雇用する労働者の就業環境が害されること」と規定し、会社に相談体制の整備等を求めています。悪質な場合には、企業名を公表することも規定されています。
 なお、施行日は公布の日から起算して1年(中小企業は3年)を超えない範囲内において政令で定める日とされています。

■税務

執筆/税理士法人AKJパートナーズ


●消費税の軽減税率の対象とならない外食

 消費税の軽減税率制度において、外食は標準税率が適用されます。ここでいう外食とは「テーブル・椅子・カウンターなどの飲食設備がある場所で、飲食料品を飲食させる役務の提供」であり、レストランやフードコートでの飲食を指します。飲食設備があるコンビニエンスストアなどは、利用者に飲食設備利用の意思確認を行い、利用する場合には標準税率が適用されます。
 なお飲食設備とは、「飲食に用いられる設備」と定義され、飲食のための専用設備である必要はなく、店舗の外に設置してあるベンチも、飲食に用いられていれば飲食設備に該当します。

●役員退職金の計算方法

 役員退職金は、一般的に功績倍率法による計算方法「最終報酬月額×役員在任年数×功績倍率」が広く用いられています。不相当に高額でなければ、法人税法上、損金算入が認められます。功績倍率は、役員の会社に対する貢献度等を反映した倍率であり、役職により2倍から3倍が一般的な水準とされています。役員退職金を支払う際は、事前に役員退職金規程を整備し、適正な功績倍率を決めておくことも重要です。
 ただし、役員就任期間が著しく短いケースなどにおいては、功績倍率法を適用しても税務上否認されるケースもあります。役員退職金は多額となるケースも多く、判断に迷った場合には税理士などの専門家に相談することが大切です。

『月刊総務』2019年8月号P7より転載

 

『月刊総務』本誌記事:

【総務部門】8月の業務ポイントと行事

2019-07-25 11:19

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◆8月の業務ポイント

▼中元贈答品のお礼状発送
▼夏季休暇申請の受け付けおよび実施
▼夏季休暇時の諸設備点検
▼夏季の健康管理指導
▼夏季の防犯対策
▼省エネ、クールビズの奨励
▼防災訓練の準備
▼採用内定者の管理(研修の実施)
▼入社前教育用資料の検討
▼来年度のカレンダーや手帳の発注
▼固定資産の管理点検
▼各種文書やデータの整理
▼社内報の編集と発行

◆8月の月間&週間行事

▼8月1日-31日
・電気使用安全月間(経済産業省)
・道路ふれあい月間(国土交通省)
▼8月1日-7日
・機械週間(日本機械学会)
・水の週間(国土交通省)
▼8月30日-9月5日
・防災週間(政府、地方公共団体等)


◆世界旅行気分

denmark.png▼デンマーク王国(Kingdom of Denmark)
 北ヨーロッパのバルト海と北海にはさまれたユトランド半島とその周辺の島々からなる立憲君主制国家。ほかの北欧諸国と同様に税金が高い分、福祉関係がとにかく充実。教育は大学まで無料、医療費・介護費も無料、まさに「ゆりかごから墓場まで」なのだ。そのため国連が毎年発表する「世界幸福度ランキング」TOP3常連国となっている(今年は2位)。
 デンマークと聞いて日本人が「知ってる、知ってる」とうなずくモノといえば「レゴ」。子供の頃一度は「遊んだよー」という人も多いだろう。また、『マッチ売りの少女』『すずの兵隊』『人魚姫』などでおなじみ、童話作家のアンデルセンの故郷でもある。幸福な国の割に、童話はなんだか悲しい物語が多いのはなぜ?


【DATA】(外務省HPより)
・人口:578万人(2018年)
・面積:4.3万km2(九州とほぼ同じ)
・首都:コペンハーゲン
・言語:デンマーク


『月刊総務』2019年8月号P6より転載

 

『月刊総務』本誌記事:

【総務の現場から】緊急対策本部立ち上げ訓練など、多彩な施策で防災意識と知識を向上

2019-07-12 15:08

東日本大震災を機に大規模災害対策を強化

 不動産業、総合レジャー業(飲食店・映画館等の運営)を幅広く展開するヒューマックスグループ。国内の店舗数はおよそ70店舗。社員数はアルバイトも含めて約3,000人。その基盤を支える株式会社ヒューマックスでは、総務部11人で、グループ全社の管理業務を一括して担っている。ITグループ、パブリシティグループ、総務グループに分かれており、総務グループでは、備品管理などはBPOしつつ、リスク関係全般を担当。同グループの山本和奈さんは、「当社が防災についての危機意識を強くしたのは、やはり東日本大震災がきっかけ。公助の力には限界がある。そこだけに頼らずに、自分たちで会社や社員を守ろう。自助、共助を強めていこう、と取り組んできました」と話す。

近隣の社員で助け合うHAPという組織を結成

 まず取り組んだことは、安否確認サービスの導入。さらに、HAP(ヒューマックス エリア パートナーシップ)という組織体を、トップ発信によって立ち上げた。これは、社員の住んでいる地域ごとにチームを作り、発災時にはチーム内で協力して復旧活動などを行う仕組み。現在、37チームがあり、チームのリーダーやサブリーダーが、事務局である総務と連携を取りながら対応する。「安否確認サービスで、社員の無事を確認するのが初動。そこでもし、『自宅が倒壊した』というような連絡がきたら、近くで動ける人が助けに行く。そんな協力し合える関係を作りたいと考えています」。それにはチーム内の絆を強くしておくことが大切だと、HAPチームでの懇親会を会社負担で実施できるようにした。今後は、チームごとに地域の避難所に見学に行ったり、都民防災教育センターの研修などに参加することも検討中。社員の防災知識には個人差がある。教育はこれから力を入れていきたいことの1つだ。

備蓄品選びに社員も参加。防災対策を自分ごとに

 同社は、「平成30年度東京都一斉帰宅抑制推進企業認定制度」のモデル企業に選ばれた。その際、高く評価された施策の1つが、社員による食料備蓄品の実食会だ。「いわゆる試食会ではなく、発災時の状況をイメージした中で行ったもの。昼食を軽めにして来てもらい、総務からは口を出さずに、グループごとに協力して、作るところからやってもらいました。味だけでなく、作りやすさの点からも意見をもらい、それを参考に備蓄品を決定しました」。このように社員を巻き込むことで、防災を自分ごとにしてもらう。もしものときには、「自分たちで選んだものをみんなで食べるんだ」ということで、社員の満足度を上げられたら、とのねらいもあった。
 食料備蓄品の保管方法も工夫。3日分を1日分ずつ、さらに1人分ずつに分けたあと、コンテナに保管。それを移動式のカートに積んで倉庫に置いてある。コンテナには、「何日目」「何人分」と書かれたラベルが、カートには配布マニュアルが貼られている。「私たちが目指しているのは、災害時に総務や防災の担当者がいなくても、自分たちで判断して、行動してもらえるようにすること。誰が見てもひと目でわかるよう、工夫をしています」。食料備蓄品の一日目分だけは、ほかの防災用品と一緒に非常持ち出し袋に入れて、入社時に社員に配布。これも各自で判断して食べる、という行動をしてもらうため。また、自衛消防組織の担当については、日常的に目にするオフィスの座席表に記入することで周知をはかっている。

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毎月の安否確認応答訓練も。年1回の大規模訓練も実施

 昨年9月、初めてグループ各社を巻き込んで、「Day-1」訓練という初動対応訓練を実施した。対象は、緊急対策本部要員と、同立ち上げ要員。立ち上げ要員には、緊急対策本部が置かれる本社から徒歩圏内に住んでいる人が任命されている。つまり、本社勤務の人ばかりではない。ビルの構造自体を知らない人もいる。「実際、何をしたらいいのか」まで、イメージできている人は少なかった。「なので、1回動いてもらおう、と。総務としても新鮮な意見が聞きたくて実施しました」。トップも含めて約40人が参加。本社のあるビルの外に集合するところから始まり、ビルの防災センターで入館手続きのレクチャーを受け、オフィスのある22階まで、一部階段で上がる訓練も。さらに停電時にセキュリティカードが使えなくなった場合の入り方を体験し、オフィス内に到着後は、蓄電池でパソコンを立ち上げて安否確認を集計。IP無線で各事業所の確認を行うところまで実践した。訓練後の意見から、備品の取り出しやすさなど、新たな課題を見つけることもできた。「Day-1」訓練は、今年もブラッシュアップをして実施する予定だ。
 ほか、年2回、通常の防災訓練を実施。また、毎月、安否確認サービスの応答訓練も行っている。これも定型文を配信するのではなく、「備蓄品がどこに保管されているか知っていますか?」といった質問を送るなど、毎回内容を変え、少しずつ防災知識を盛り込んでいる。さらに、全社員に配布している防災カードや、ヒューマックスグループガイドブック(経営理念などが書かれた冊子)、月1回発行しているコンプライアンス通信など、ありとあらゆるところで防災情報に触れられるように工夫。これも、「自分で動けるよう、みんなの防災意識や知識をある一定レベルにまで持っていきたい」との思いからだ。
 もちろん、こうした活動を「必要ない」という社員もいる。だが、そうした否定的な意見にも、山本さんは、「よっしゃ!」という気持ちになるという。「それだけ意識はされているということですから。いちばん怖いのは、全く知りません、という状態。私は負けず嫌いなので、防災に無関心な人の気持ちも変えてみせる!との思いが、一番のモチベーションになっています」。

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【会社DATA】
株式会社ヒューマックス
本社:東京都新宿区西新宿3-20-2 東京オペラシティタワー22F
設立:1948年8月
代表者:代表取締役社長 林 祥隆
資本金:1億円
社員数:60人(2019年6月時点)
http://www.humax.co.jp/


株式会社ヒューマックス
総務部 総務グループ
山本和奈さん
やまもとかずな●専門商社での営業事務を経て、2018年3月入社。現場や若手の気持ちがわかる20代総務として、総務部に新風を吹き込んでいる。オフの楽しみは、大好きなドラマやアニメ、映画を見ること。「最近の自分的大ヒットは『キングダム』。初めて映画館に同じ映画を2回見に行きました」。

 

『月刊総務』本誌記事:

総務パーソンが押さえておきたい7月のトピックス

2019-06-28 12:24

■法務

執筆/小沢・秋山法律事務所 弁護士 香月裕爾


●民事裁判手続きのIT化

 政府の「未来投資戦略2017」において、裁判に係る手続等のIT化を推進する方策について速やかに検討、結論を得るとされたことを受け、2017年10月に「裁判手続のIT化検討会」が設置され、2018年3月30日に「裁判手続等のIT化に向けた取りまとめ」が公表されました。
 取りまとめにおける民事裁判のIT化とは、(1)e提出、(2)e事件管理、(3)e法廷の「3つのe」の実現です。(1)は訴状等の提出を24時間365日可能なオンライン提出にすること、(2)はオンライン上での裁判期日等の調整や主張・証拠へのオンラインアクセスを可能にすること、(3)はウェブ会議の導入・テレビ会議の拡大や口頭弁論期日の見直しなどが例示されています。
 民事裁判IT化のロードマップは、前記3つのeについて実現可能なものから、速やかに段階的に導入し、かつ確実に進めていくとされています。具体的には、フェーズ1で現行法の下でウェブ会議の導入とテレビ会議の拡大をはかり(3)を実現。フェーズ2で民事訴訟法を改正し、改正法に基づく弁論・争点整理等を運用して(3)を完了。フェーズ3で新たなシステムを採用し、オンライン申し立て等の運用を開始して、(1)(2)を実現します。
 法務省は、今年度中に法制審議会に諮問し、2021年の臨時国会に民事訴訟法の改正法案を提出、2022年度に施行するとしています。


■労務

執筆/斉藤社労士事務所 特定社労士 斉藤貴久


●是正勧告の方向性

 厚生労働省は毎年11月を「過重労働解消キャンペーン」とし、事業場の臨検(立ち入り調査)を実施しています。今般、公表された昨年のキャンペーンのうち、労働基準関係法令違反があった事業場は全体の約七割で、時間外労働に関するものがもっとも多くなっています。
 一方、厚生労働省は通達「当面の労働時間対策の具体的推進について」を2019年4月1日に発し、今後の方針を示しています。引き続き時間外労働に関するものが重視されていますが、注目すべきは年次有給休暇の取得促進です。通達の中で「指導」という文字が使われている箇所が、年次有給休暇の取得促進に関する部分でもっとも多くなっています。改正労働基準法では、年次有給休暇の時季指定義務が設けられたので、今後、年次有給休暇に関する法違反に注意が必要でしょう。

●改正労基法対応のモデル就業規則

 厚生労働省のモデル就業規則が、2019年3月版として更新されました。周知の通り、働き方改革の一環として、2019年4月1日から改正労働基準法が施行されています。法改正に対応するため、モデル就業規則では「年次有給休暇の時季指定義務」や「長時間労働者に対する面接指導」などの条文が新たに記載されています。また、各種ハラスメントに関する条文も整理されているので参考になります。

■税務

執筆/税理士法人AKJパートナーズ


●個人事業主の事業承継税制

 2019年度税制改正により、個人版の事業承継税制が新たに創設されました。これにより、個人事業主が事業用の土地や建物のほか、事業用資産である一定の減価償却資産を後継者に相続または贈与した場合、これらに係る相続税または贈与税の全額の納税が猶予されます。
 対象は、2019年1月1日から2028年12月31日までの間に行われる相続または贈与です。適用するためには、2019年4月1日から2024年3月31日までの間に、認定経営革新等支援機関の指導・助言を受けて「承継計画」を作成し、都道府県からの認定や、納税猶予額相当の担保提供が必要になるなど、一定の要件を満たす必要があります。

●給与等に係る経済的利益(商品等の値引販売)

 役員や使用人に対して自己の商品や製品等の値引販売をした場合、その値引分は経済的利益となり、原則、役員等に対する給与とみなされて所得税の課税対象となります。ただし、次の要件すべてに該当する場合には、課税しなくてよいこととなっています。
 (1)値引販売価額が取得価額以上、かつ通常の販売価額の約70%以上。(2)値引率を役員や使用人の全部につき一律、または地位や勤続年数等に応じ合理的なバランスの範囲内の格差で定めている。(3)値引販売をする商品等の数量が、一般的に通常消費する程度と認められること。


『月刊総務』2019年7月号P7より転載

 

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