月刊総務プラス

『月刊総務』本誌記事:

総務パーソンが押さえておきたい5月のトピックス

2020-04-28 11:20

■法務

執筆/小沢・秋山法律事務所 弁護士 香月裕爾


●会社法改正による社外取締役の義務化

 会社法改正によって、「監査役会設置会社(公開会社であり、かつ、大会社であるものに限
 本年6月1日から職場におけるパワハラ防止措置の整備を事業主に義務付ける改正労働施策総合推進法と、「事業主が職場における優越的な関係を背景とした言動に起因する問題に関して雇用管理上講ずべき措置等についての指針」が施行されます。改正法は、パワハラによって労働者の就業環境が害されないように、事業主に対し、労働者の相談に応じ、適切に対応できる体制の整備等を義務付けるものですが、指針には、パワハラの内容や事業主が行うべき具体的な対応等が明記されています。
 まず、パワハラとは、「職場における優越的な関係を背景とした言動」であって、「業務上必要かつ相当な範囲を超えたもの」により、「労働者の就業環境が害されるものである」とされ、代表的なパワハラ六類型(身体的な攻撃、精神的な攻撃、人間関係からの切り離し、過大な要求、過小な要求、個の侵害)が例示されています。
 事業主が講ずべき措置は、(1)事業主の方針等の明確化およびその周知啓発(就業規則の改正等)、(2)相談に応じ、適切に対応するために必要な体制の整備(相談窓口を定め労働者に周知する等)、(3)職場におけるパワハラに係る事後の迅速かつ適切な対応(パワハラの事実が確認できたときは、被害者に配慮した措置を行い、加害者に対しても適切な措置を講じた上で、再発防止措置を講ずること)とされ、(1)-(3)までの措置と併せて講ずべき措置が明示されています。

■労務

執筆/斉藤社労士事務所 特定社労士 斉藤貴久


●新型コロナウイルスと休業手当

 会社の都合で従業員を休業させた場合、労働基準法は、平均賃金の60%以上を支払う義務を課しています。会社に過失がなくとも会社側の領域で生じた都合であれば該当します。ここでは、厚生労働省の「新型コロナウイルスに関するQ&A」から、次の5つに整理します。
【休業手当の必要がないケース】
(1)感染者であり都道府県知事が行う就業制限により従業員が休業する場合
(2)感染者かどうかわからない時点で、発熱などの症状があるため従業員が自主的に休業する場合(通常の病欠)
(3)感染者かどうかわからない時点で、発熱などの症状があるため従業員が年次有給休暇を取得する場合(なお、感染が疑われる従業員については、一律に年次有給休暇の取得を強制することはできません)
【休業手当が必要となるケース】
(4)感染者ではない従業員を予防的に、会社の自主的判断で休業させる場合
(5)感染者かどうかわからない時点で、発熱などの症状があることのみをもって一律に休業させる場合
 また、臨時休業した小学校などに通う子供を世話するため、従業員に法定の年次有給休暇を除く有給の休暇を取得させた会社に対しては、休暇中に支払った賃金全額(1日、8,330円が上限)が助成される予定です。

■税務

執筆/税理士法人AKJパートナーズ


●国外居住親族に係る扶養控除の見直し

 2020年度税制改正大綱において、日本国外に居住する扶養控除の対象となる親族について、現在の「16歳以上」から、「16歳以上(30歳以上70歳未満を除く)」への見直しが明記されました。
 ただし、30歳以上70歳未満であっても、次のいずれかに該当する者は対象となります。
(1)留学により非居住者となった者
(2)障害者
(3)その居住者からその年における生活費または教育費に充てるための支払いを38万円以上受けている者
 (1)の者についてはいわゆる査証(VISAS)、(3)の者については、送金額が38万円以上であることを明らかにする書類の提出等または提示が必要となります。この改正は2023年分以後の所得税について適用となります。

●法人に係る消費税の申告期限の延長

 2020年度税制改正大綱に、法人の消費税の申告期限の特例の創設が明記されました。
 法人税の確定申告書の提出期限の延長の特例の適用を受けている法人は、所定の届出書を提出することで、その提出日の属する事業年度以後の各事業年度の末日の属する課税期間に係る確定申告書の提出期限が1か月延長されます。
 この改正は1年決算法人の場合、2021年3月期から申告期限が延長されます。

『月刊総務』2020年5月号P7より転載

 

『月刊総務』本誌記事:

【総務部門】5月の業務ポイントと行事

2020-04-27 15:30

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◆5月の業務ポイント

【定時株主総会の準備】
 株主総会は総務にとって1年を通して最大の山場の一つ。株主総会を円滑に進めるためには事前の準備が必要です。
●スケジュール例(基準日を2019年3月31日として)
・3月15日 基準日公告
・3月31日 事業年度末日(基準日)
・4月26日頃 計画書類およびその附属明細の作成・監査役への提出
・5月24日頃 監査役から取締役に対し、監査報告の内容を通知
・5月24日頃 取締役会における計算書類・事業報告・附属明細書の承認、株主総会付議事項の決定等
・6月10日頃 招集通知発送
・6月12日 計算書類・事業報告・附属明細書・監査報告の備え置き
・6月26日 書面投票、電子投票の議決権行使期限

◆5月の月間&週間行事

▼5月1日-31日
・消費者月間(消費者庁)
・赤十字運動月間(日本赤十字社)
▼5月15日-6月15日
・情報通信月間(総務省)


◆世界旅行気分

▼ツバル(Tuvalu)
tuvalu.jpg オセアニア、南太平洋のエリス諸島に位置する島国である。イギリス連邦加盟国の一つで、世界で四番目に小さな国だ。温暖化の影響で「世界で最初に沈む国」としてツバルを知っている人も多いのでは? 多くの貧しい国では外国人観光客をねらった強盗などの犯罪が起こりがちだが、ツバルにはそもそも店などが少なく、お金があっても買えるものは限られている。そのためお金を奪ってもあまり使い道がないので犯罪が起きにくいという。加えて大きな産業がなく、職業による格差もない。経済的な問題から治安が悪化する傾向がないため、とても治安が良い国なのだ。観光開発も進んでいないので高級リゾートは難しいが、のんびりとしたツバルでは日本では味わえない静かで豊かな生活が体験できそうだ。


【DATA】(外務省HPより)
・人口:約11,000人(2018年)
・面積:25.9km2(東京都品川区とほぼ同じ)
・首都:フナフティ
・言語:英語のほかツバル語


『月刊総務』2020年5月号P6より転載

 

『月刊総務』本誌記事:

【総務の現場から】業務を洗い出し、不要業務を廃止。業務DXの実践で、生産性向上へ

2020-04-10 09:30

業務プロセスの分析も一つに絞って負担なく

 人事・総務、経理・財務、情報システム、業務サービス(業務支援、業務管理)などを、JBグループの事業会社にシェアードサービスで提供している同社。「業務を集約し、効率化をはかることは設立時からの使命でした」と話すのは、取締役上級執行役員人事担当の小野勝さん。それが、昨今の働き方改革によって加速。トップから、「業務の棚卸しをして、定型、非定型の業務を洗い出し、その中から何をどうできるかを考えよう」との指示があり、2017年、業務DXを含めた生産性向上のミッションが走り出した。
 「RPAやチャットボット(AI)は、あくまでもツールです。まずは、業務棚卸表の作成から始めました」
 業務棚卸表のポイントは、業務を大分類、中分類、小分類に分けて、ざっくり書き出してもらうこと。「ここに時間をかけると嫌になってしまいますから。やっていることを、そのままバーッと書いてくださいとお願いしました」。
 その中から、業務量の多いものを一つ選んでプロセスを分析。このとき、何を元にインプットし、何をアウトプットしているのか、といった「イン・アウト表」を書いてもらった。
 そこから「実は必要なかった」業務や工程も見えてきたので、なくしていいものは廃止。次に、定型業務の中から、自動化可能なプロセスを抽出してRPA化し、非定型業務の中から、ボリュームの大きかった問い合わせ業務をチャットボット化していった。

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RPAは実務担当者が作ることがポイント

 RPAは導入前にフローを見直し、分岐を少なくすることも重要だった。
 実例でいうと、同社は毎月、人事が、通勤費システムから出てきた明細を見て、その月の対象者で通勤経路が変わった社員をピックアップして、「通勤費が変わりました」とメールに添付して送っていた。これを、対象者全員に自動配信するようにした。
 ピックアップする作業は廃止。しかも、メールを送る、という作業は、RPAで部品化したので、他の業務にも再利用可能になった。
 「この発想は、業務に精通している担当者だから出てくるもの。経理財務部門などは、部門内で勉強会を行ったので、多くの人がRPAを作れる。実務担当者が作っているのもポイントです」
 ほか、基幹システムに社員情報を登録する作業は、これまで社員本人が作ったエクセルのデータを、人事担当がコピー&ペーストしていた。それをRPAで完全自動化した。
 現状、見えてきた課題は、RPAに慣れて作る人と、わからないから作らないという人の差が出てきたこと。いかに全社に浸透させていくか。これからのテーマの一つだ。

AIチャットボットは答えが出やすい選択式に

 問い合わせチャットボットは、人事総務と、経理財務で導入した。事前に必要となる質問と回答のデータを蓄積するに当たっては、それぞれが異なるやり方をした。
 人事総務は、問い合わせDBを作った。これまでは個人宛ての電話やメールでの対応だったため、保留にされることが、社員の満足度の低下にもつながっていた。DBは全員が見るので、答えが保留になっていれば誰かが気付く。最初のうちは問い合わせメールの返信に「次回からはこちらに」とDBのURLを末尾に加えて周知徹底。このDBにたまったものをベースにして、チャットボット化した。
 経理財務は、問い合わせチャットを作り、当番制でタブレット端末から回答。そこでログをためた。「チャットボットで重要なのは、答えが出やすいようにすること。答えが出ないと社員に使ってもらえない。フリーワードからではなく、選択式にすると答えに行き着きやすくなります」。
 経理財務では、科目、社外支払い、個人精算、というような項目を作って、選んでもらうようにした。経費精算ワークフローにも、チャットボットのキャラクターがいて、「これなんだっけ?」となったら、チャットボットに飛べるようリンクを張った。この利便性が功を奏し、利用頻度は上がっている。

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業務DXの進捗状況は月1回マネジャー会議で確認

 情報システム部門から作り方は教わったが、チャットボットの質問回答表を作ったのは、担当部門。それを情報システム部門に上げて、プレリリース。操作性や、回答速度に問題ないことを確認したのち、ブラッシュアップして、本リリースした。「全くやったことのない人たちが、およそ3か月でここまでできたのは大きい。今後の課題は、未回答数を減らしていくことです」。
 特に悩ましいのが類義語の対応だ。現在、答えにたどり着かなかった場合は、問い合わせDBに飛べるようになっているが、その前に、「解決しなかったのはどんなことでしたか?」とのアンケートに記入してもらうようになっている。それらを反映し、月に1回、アップデートしているという。
 また、AIの機能を活用することで、一例だが、最初は、「詳細は就業規則に載っています」までしか案内できなかったものが、「就業規則の第何章にあると思います」まで答えられるようになった。この先が楽しみだ。
 2018年から本格的に実践してきた同社の業務DX。その取り組みについては、月1回、マネジャー会議で各部門がどうやっているのか、進捗状況を報告してもらっている。工数の増減も見える化したので、工数が跳ね上がっている箇所があれば、「次はここをやろう」などの話もしている。
 2019年度は年間1万440時間の削減目標に対して、 1万1,160時間と106.9パーセントで2年連続目標を達成。
 「これだけ削減できれば、新しいこともできます。生産性を上げて、付加価値を作る時間をどれだけ持てるか。会社として目指しているのは、バリュースタッフです。事業会社に価値ある提案をしていく。そういう会社になれるようにがんばります」


C&Cビジネスサービス株式会社
本社:神奈川県川崎市幸区堀川町580 ソリッドスクエア西館17F
設立:2002年4月1日
代表者:代表取締役社長 高橋保時
資本金:1億円
従業員数:105人(2019年4月1日現在 出向社員、嘱託社員含む)
https://www.ccbs.co.jp/


 

『月刊総務』本誌記事:

在宅勤務の注意点

2020-04-08 09:05

労働時間の管理

 在宅勤務を導入する際に大切なのが、労働時間の管理をどうするかという点です。上司の目が届かないため、始業時刻から終業時刻まで本当に働いているかわからないという不安から、「みなし労働時間制」にしたいと考える企業も多いようです。条件を満たせば在宅勤務時に「事業場外みなし労働時間制」を適用することは可能です。
 しかし在宅勤務の場合、本人に労働時間管理を任せると長時間労働に陥りやすいことが指摘されています。社員の健康面を考えると、始業時刻と終業時刻を守ってもらい、通常通りの労働時間管理とした方が安全です。
 メールやチャット、スケジュール管理ツールなどを使って、こまめに進捗状況を報告するようにすれば、十分に通常の労働時間管理が可能です。

子供の世話をしながら在宅勤務は可能か

 子育て支援として在宅勤務を導入する企業も増えていますが、実際のところ、自宅で乳幼児の世話をしながら働くことは困難です。在宅勤務であっても子供を保育園に預け、始業・終業時刻を守って働いてもらう方がよいでしょう。
 ただし、今回のような非常事態は仕方ありません。保育園や小学校が休みになるため子供の世話をしながら働かざるを得ない社員については、どの程度仕事が可能なのかようすを見て、仕事量や勤務時間、労働間管理について柔軟に対応する必要があるでしょう。

給与・評価

 在宅勤務中であっても給与や評価は原則として変えるべきではないでしょう。通勤手当は在宅勤務の頻度によって定期・実費のどちらで支払うのか決めておきます。

費用負担・作業環境

 社員に作業用品等を負担させる場合は、就業規則にその旨を定めておかなければなりません。何をどちらが負担するのか明確なルールを作っておきましょう。たとえば図表のようなものが考えられます。
 そのほか、在宅勤務の頻度が高い人については作業環境の整備も重要です。特に椅子は肩凝りや腰痛に大きく影響します。背もたれがあり、高さ調節が可能な椅子が望ましいことなどをアナウンスしておくとよいでしょう。

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岡田良則 岡田人事労務管理事務所 所長、(株)ワーク・アビリティ 代表取締役

企業の就業規則の作成、人事制度の構築などのコンサルティングのほか、労務情報の提供事業などを行う。著書に『人材派遣のことならこの1冊』『就業規則と人事・労務の社内規程集』(ともに自由国民社)ほか。


 

『月刊総務』本誌記事:

職場の感染症対策

2020-04-08 09:04

背景

 新型コロナウイルスが、日本で、爆発的に流行した背景に、アジア諸国との、イン・アウトバウンドの急激な増加によって、海外で流行する、感染症に対する防疫が難しくなったことがあります。グローバル化が進展する中、今後さらなる感染症が日本で流行する可能性があります。企業は、新型コロナウイルスだけでなく、新しい感染症対策を立てる必要があります。

基礎知識

 感染ルートには、いろいろありますが、職場で問題になるのは、空気・飛沫(ひまつ)・接触感染です。特に空気感染は、感染力が非常に強いので注意が必要です。
 感染とは、病原体が体に侵入して、保菌が成立したということで、これ自体が深刻な状態というわけではありません。発熱・咳といった病気の症状が現れることを発病といい、治療が必要な状態です。病原体が排除され、発症しないか、病気になるかは、ウイルスや細菌の量や力と、体が持っている抵抗力・免疫力のどちらが強いかで決まります。
 急性感染症では、この勝負の期間を潜伏期間といいます。症状が現れていなくても、感染者は、周りの人にうつす可能性があるため、「潜伏期間は自宅待機」というのはこうした根拠によります。インフルエンザの潜伏期間は長くても四日ですが、新型コロナウイルスは、二週間といわれています。これが、対応が厄介になっている最大の原因です。

出社基準

 病気が治っても、感染の可能性がある社員の出社を認めることはできません。主治医の判断が必要ですが、責任は取れないという考えから、診断書を出さない医療機関も少なくありません。職場では、学校保健安全法の登校基準に従うのが一般的です。
 SARS・MARS・エボラ出血熱・新型コロナウイルス肺炎のような、重篤性の高い疾患は、第一種に分類されて、当局がフォローしていますので、その指示に従いましょう。第二種・第三種に関しては、具体的な条件が決まっていますので、それを参考にしてください。その他の感染症は、登校可能になっていますが、ケース・バイ・ケースの対応になります。主治医・産業医にご相談ください。

予防と対策

 新型コロナウイルスはまだですが、多くの感染症に対するワクチンが開発されています。病気の国際化が進む中、漏れなく予防接種は受けておきたいものです。会社でも、麻疹・風疹・耳下腺炎・帯状疱疹(ほうしん)・肺炎球菌など、効果が確実に望めるものを中心に啓発しましょう。会社の中で喫煙室は、感染が成立しやすい危険な場所です。禁煙活動の推進は、効果のある感染症対策ともいえます。また、高齢者、糖尿病・心臓病・脳卒中・がんといった持病をお持ちの方が重症化しやすいといわれていますので、仕事の負担の軽減も重要です。
 通勤時の感染を防ぐために、時差出勤・在宅勤務・時短を推進する企業も増えてきました。新型コロナウイルスの拡大が収まっても、新しい感染症予防の一環として、事業活動に影響がないものは、継続すべきです。今回の災害は、これまでできなかった大胆な働き方改革の実験場ともいえます。ぜひこの機会に進めてみてください。


下村洋一 下村労働衛生コンサルタント事務所 代表 医師

医師、社会保険労務士、労働衛生コンサルタント、日本医師会認定産業医、健保連巡回コンサルタント、大手私鉄の専属産業医等を経て独立。現在、大手企業や中小企業の嘱託産業医を多数務める。http://kenkouzukan.com/


 

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