月刊総務プラス

『月刊総務』本誌記事:

仕事がはかどる ファイル・フォルダー管理法(電子文書編)

2020-07-28 20:00

電子文書管理の考え方

 オフィスにはデジタル情報が氾濫しています。電子文書の管理も基本の考え方は紙文書と変わりません。紙文書の管理がしっかり確立していれば、それを電子文書にも応用できます。その考え方は次のようなポイントです。


itoki02.jpgのサムネイル画像▼組織でルールを決めて整理する
 写真は個人のPCで文書を管理した際のイメージです。紙文書と同様に、電子文書も個人のPCで管理せず、情報を組織で共有し、組織で決めたルールに従って整理しましょう。


▼分類はシンプルに(図表)
 サーバー内の分類フォルダーの設定のコツは、できるだけ階を少なくすることです。ファイルサーバー上には簡単にフォルダーを作成できますが、階層が深ければ検索に手間取ります。
 紙のファイルと同様に3階層程度に分類をとどめておきましょう。

itoki03.jpg


▼文書のライフサイクルに合わせて管理する
 文書は発生から廃棄までのライフサイクルに合わせて管理します。この考え方を電子文書にも活用し、利用しない文書は残さないようにします。
 分類に使用するフォルダーとファイルを収納するフォルダーを区別してフォルダーごと流します。

電子化するメリットのある文書

 電子ファイリングの導入を検討する企業は多くなっていますが、当社がファイリング・システム導入のお手伝いをしてきた経験とデータからいえば、現状のオフィスにある文書のうち、50%が廃棄してよい文書です。この選別をせずにいきなり電子化に踏み切ってしまうと廃棄できる文書まで電子化されてしまい、サーバーの中に不要な文書をため込むことになってしまいます。
 まずは廃棄をしてから、電子化対象文書を選別すると効果的です。そして廃棄をしたあとに、次のような要件を満たす文書の電子化を検討してみましょう。


・活用する頻度が高い
・複数の人が同時に閲覧する
・遠隔地からも閲覧する
・対応速度が求められる


●著者プロフィール/株式会社イトーキ ファイリング研究室 コンサルタント 蛭田麻美(ひるた あさみ)
〈資格〉公文書管理検定(マネジメント編)、ファイリング・デザイナー検定、文書情報マネージャー。株式会社イトーキに入社し、ファイリングのコンサルタントとして、数多くの自治体・民間企業など文書管理の指導を行う。最近では、働き方改革の中で、文書管理の重要性を説くセミナーや文書削減セミナーなども行っている。https://www.itoki.jp/


『月刊総務』2018年6月号P74を一部追記、修正して掲載