社員の家族や取引先の関係者の訃報を受けた場合、まずは落ち着いて必要な情報を入手する。
<必要な情報>
・亡くなったのは誰(氏名)か
・(わかれば)亡くなった理由
・通夜、葬儀、告別式の日時や場所、供花や供物などの可否
・喪主の名前
・(可能であれば)仏式か神式かなどのついて
その際、お悔やみの言葉も忘れずに、「お手伝いをすることはないか」「他に連絡する人はないか」など、何よりも気配りが重要だ。
訃報を知らせるべき人は、個人の親戚関係、仕事関係、友人関係など多数いるはずなので、それぞれの中心になる人物数人に連絡を取り、あとは連絡をつなげてもらうようにする。メールも手段として活用しよう。
注意すべきは、知らせるべき人にきちんと知らせるということだ。中には連絡が来たために仕事上行かざるを得ない人もいるはずだ。連絡をする人も受けた人も、仕事関係の場合は上司や先輩などに、その後の対応について指示を仰ぐとよいだろう。
『月刊総務』2010年11月号より