「eコミュニケーショングランプリ2021」開催報告

【入賞】エン・ジャパン:バーチャルオフィスの活用促進による、社内コミュニケーション活性化事例

月刊総務 編集部
最終更新日:
2021年10月15日
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エン・ジャパン株式会社は2000年に設立。HR・非HRに関する20以上の事業を国内外で展開している。昨年4月から一斉テレワークに入り、オフィス面積は約4割減少した。代わりに導入したのがバーチャルオフィスだ。

オフィスの雰囲気を再現 イベントの開催も

出社率が継続して5~20%になり、オフィス面積が縮小される中、当社でも社内コミュニケーションの減少が課題となっていました。特に心配されたのは若手社員たちです。まだ仕事を自己完結しにくいのに、ZoomやMicrosoft Teamsで先輩に相談するのはハードルが高かったのです。従来の文化である風通しの良さを取り戻すため、新たなコミュニケーションツールが必要でした。そんなとき、一つの部署が独自にバーチャルオフィス「oVice」をトライアル利用します。その効果が口コミで広がり、全社導入することになりました。各組織から協力者を選出しましたが、担当者は私一人です。

プロジェクトをけん引した管理本部 総務部の今村明則さん
プロジェクトをけん引した管理本部 総務部の今村明則さん

昨年秋から仕様の改善や開発を進めました。利用マニュアル作成、導入時のサポート、活用ノウハウの集約と共有は私が担当し、現場部署との連携は協力者に任せました。さらに広報に社内報での活用レポート発信や告知をしてもらい、人事には利用ルールの策定と、新入社員や内定者への利用促進を依頼しています。こうして2か月後、「バーチャル本社」が設立されました。

バーチャルオフィスは、Web上に自分のアイコンを表示させ、それを動かすことで人と会話したり、情報共有したりできるツールです。当社の「バーチャル本社」は、1つのビルの中に各部門・拠点の専用フロアを構築するイメージで、全体で約30フロアあります。各フロアを自由に往来して気軽に交流でき、レイアウトも各フロアの管理者がいつでも好きに変更可能です。

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