【入賞】エン・ジャパン：バーチャルオフィスの活用促進による、社内コミュニケーション活性化事例

オフィスの雰囲気を再現　イベントの開催も

出社率が継続して5～20％になり、オフィス面積が縮小される中、当社でも社内コミュニケーションの減少が課題となっていました。特に心配されたのは若手社員たちです。まだ仕事を自己完結しにくいのに、ZoomやMicrosoft Teamsで先輩に相談するのはハードルが高かったのです。従来の文化である風通しの良さを取り戻すため、新たなコミュニケーションツールが必要でした。そんなとき、一つの部署が独自にバーチャルオフィス「oVice」をトライアル利用します。その効果が口コミで広がり、全社導入することになりました。各組織から協力者を選出しましたが、担当者は私一人です。

昨年秋から仕様の改善や開発を進めました。利用マニュアル作成、導入時のサポート、活用ノウハウの集約と共有は私が担当し、現場部署との連携は協力者に任せました。さらに広報に社内報での活用レポート発信や告知をしてもらい、人事には利用ルールの策定と、新入社員や内定者への利用促進を依頼しています。こうして2か月後、「バーチャル本社」が設立されました。

バーチャルオフィスは、Web上に自分のアイコンを表示させ、それを動かすことで人と会話したり、情報共有したりできるツールです。当社の「バーチャル本社」は、1つのビルの中に各部門・拠点の専用フロアを構築するイメージで、全体で約30フロアあります。各フロアを自由に往来して気軽に交流でき、レイアウトも各フロアの管理者がいつでも好きに変更可能です。