月刊総務プラス

『月刊総務』本誌記事:

【総務部門】1月の業務ポイントと行事

2018-12-25 11:25

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◆1月の業務ポイント

▼初出式(新年祝賀会)
▼関係官庁・取引先への年始回り
▼年始客の受け付け
▼初荷出荷式
▼年賀状の返礼
▼新年度経営方針および年間行事の発表
▼部課および取引先との新年会
▼次年度各部予算獲得の準備
▼自己申告書の提出
▼昇給・昇進・昇格・異動の人事考課
▼採用内定者の入社前教育
▼次年度入社案内の作成
▼社内報の編集と発行


◆1月の月間&週間行事

▼1月1日-3月31日
・消費税の確定申告 (国税庁)
▼1月20日-2月19日
・血栓予防月間(日本ナットウキナーゼ協会)
▼1月24日-30日
・全国学校給食週間(文部科学省)

◆世界旅気分

▼トルコ共和国(Republic of Turkey)
istanbul.jpg 西アジアのアナトリア半島と東ヨーロッパのバルカン半島東端の東トラキア地方を領有する、アジアとヨーロッパの二つの大州にまたがる共和国。ここは、古くから東西文明の十字路として栄え、長い時の中で東洋と西洋の文化が溶け合い独特の文化が生まれた。たとえば、モスクは中東、街並みは石畳が多くてヨーロッパ的、でも雰囲気は屋台が多くてアジア風。そうそう、日本でもよく見かける屋台の「ケバブ」はトルコの代表的料理だ。ところでトルコは世界でもっとも親日的な国の一つ。トルコの近代化を成し遂げたアタチュルクが、日本の明治政府を研究して「日本に学べ」をスローガンにしたのは有名な話。ほかにも日本とトルコをつなぐ「深イイ話」はいろいろあるので、ぜひ調べてみて!


【DATA】(外務省HPより)
●人口:7,981万4,871人(2016年)
●面積:78万576km2(日本の約2倍)
●首都:アンカラ
●言語:トルコ語


『月刊総務』2019年1月号P6より転載

 

『月刊総務』本誌記事:

【総務の現場から】IoTで働き方を可視化&改善。本社内に"最高の集中空間"を開設

2018-12-13 15:04

オフィス環境から生産性と創造性の向上にアプローチ

 2018年7月1日、旭硝子株式会社から社名を変更した同社。AGCグループの中核企業であり、ガラス、電子、化学品、セラミックスの事業領域で、100年以上、先端製
品を提供し続けている。
 そんな同社では、再成長に向けた変革に2015年から着手。2016年に長期経営戦略"2025年のありたい姿"を発表。「成長を加速させるには、働き方自体を変えていかなくてはとの危機感がありました」と、総務部総務グループ マネージャーの酒井健司さんは振り返る。
 働き方を見直し、"時間の価値"を最大化するため、働き方改革部門横断プロジェクトチームが始動。よりフレキシブルに、より効率的な働き方ができるよう、さまざまな施策を行ってきた。
 たとえば、育児・介護に限定しない在宅勤務制度や、コアタイムなしのフレックスタイム制、内線電話の携帯化など。そうした中、会社の中でも柔軟に、働き方が選べるようにしていこうと、オフィスの在り方に立ち戻った。ファシリティマネジメントの知見を活用し、"個々人の持てる力を最大限に引き出す"オフィス環境を実現しようと、取り組みを推進した。そして今年の9月、本社34階のスカイテラスをリノベーション。デスクでも、会議室でもない、働き方が変わる"第三の場所"を誕生させた。
 「ここは、110周年事業の一環でもあり、働き方を自分で選べるオフィスのシンボル。今後は、執務フロアや工場でも同じコンセプトによるオフィス作りを展開していきたい。ゆくゆくはITツールを活用したスマートオフィスも実現できるよう、そちらの取り組みも行っています」(酒井さん)

3つの機能で働き方を変える"第三の場所"

 agc01.jpgスカイテラスは、機能定義された3つのエリアで構成されている。部門やフロアを超えて人がつながることのできる「コラボレーションエリア」。一人ひとりの生産性と創造性が高まる「イマジネーションエリア」と「コンセントレーションエリア」。コラボレーションエリアは、使い方も、レイアウトも自在。椅子だけにすれば100人以上が座れて、イベントもできる。コーヒーマシンのあるカウンターや、自販機などを備えたコーナーも併設されている。昼食時は仕出しの弁当販売も行われ、ランチタイムがいちばんにぎわっている。
 皇居が見える絶景を生かしたイマジネーションエリアは、気分転換や、発想を膨らませるのに適している。そして、注目は、コンセントレーションエリア。ここが、株式会社ジンズの「Think Lab」(集中を科学するワークスペース)の監修で生まれた"最高の集中空間"、「DEEP THINK スペース」だ。

同社の動態分析ツールとジンズがコラボレーション

 そもそも、なぜジンズとコラボレーションすることになったのか。きっかけは、資材・物流部 プロフェッショナルの高橋正人さんが、2016年に開発した「Smart Logger(スマートロガー)」。これはスマートデバイスを使って従業員の動態を分析するツール。元々、製造現場向けに開発されたもので、作業者が装着したスマートウォッチを、作業開始時に工程ごとのビーコンに近づけるだけで、作業内容や時間が自動集計される。情報はパソコンやクラウドで、ほかのツールと連携もできる。
 「誰が、いつ、どこで、何を、という作業分析が圧倒的に簡単にできます。空いた時間は改善を考えたり、行動する時間に充てられる。日本の製造現場は、改善が得意。見える化できれば、あとは得意な創意工夫につなげられる。これこそ働き方改革の一つです」と、高橋さんは話す。
 国内外の工場約70拠点で展開し、共同開発のSI企業の方で外販もし、製造現場の改善ツールとして定着してきた。次は間接部門でも活用を、となったとき、オフィスワーカーの分析には、集中の計測が必要だと考えた。そのデバイスとして最適だったのが、ジンズが開発した集中度を計測するメガネ型ウエアラブルデバイス「JINS MEME(ジンズ・ミーム)」だった。

働き方を可視化し、改善。"集中"が働き方を変える

agc02.jpg 実験的に、社内の任意の社員に、JINS MEMEとSmart Loggerの組み合わせで動態分析を行った。JINS MEMEで分析すると業務別、時刻別、場所別の集中度が出てくる。自分自身を知ることは、改善につながる。たとえば、「どの仕事をどの時間に割り当てた方がパフォーマンスが良いか」と、無駄取りではなく、足し算の視点で改善に取り組むようになる。社内データの結果、場所別の集中度は、オフィスは30パーセント、Think Labは65パーセントだった。ここから、「社内にThink Labが作れないか」となった。スペースも予算も限られている中、効果はどうすれば維持できるかと、ジンズから監修を受け、そのノウハウをふんだんに取り入れた"最高の集中空間"を作り上げた。

 たとえば、ハイレゾ音源による「集中が続きやすい環境」や、ヒノキやかんきつ系の香りによる「集中に入りやすい環境」を実現。ほかのエリアとは防音ガラスで仕切り、余計な情報が入らないようにパーティションの色も黒に統一。発散思考席(低座、後傾姿勢)と、収束思考席(基本姿勢)が選べる2種類のブースを用意した。利用は、1回最長2時間までの予約制。「現在、9時から18時の間で9割は埋まっています。利用者に聞くと、ここで仕事をするとはかどるとの実感があるようです」(高橋さん)。
 スカイテラス自体、社員の利用は増えている。もちろん、仕掛けも行っている。コラボレーションエリアでスイーツパーティーや健康セミナーなど、ターゲット層の異なるイベントを実施。今まで足を運んだことがない人にも、一度は来てもらって魅力に気付いてもらえるよう、そして、いずれは、ここから自主的な活動が生まれるようにと考えている。


【会社DATA】
AGC株式会社
本社:東京都千代田区丸の内1-5-1
創立:1907年9月8日
設立:1950年6月1日
代表者:代表取締役・社長執行役員CEO 島村琢哉
資本金:908億7,00万円(2017年12月31日現在)
従業員数:6,401人(2017年12月31日現在)
http://www.agc.com/


 

『月刊総務』本誌記事:

総務パーソンが押さえておきたい12月のトピックス

2018-11-30 16:36

■法務

執筆/小沢・秋山法律事務所 弁護士 香月裕爾


●民事執行法制の見直しに関する要綱案の概要

 2018年8月31日に開催された法制審議会民事執行法部会第23回会議において「民事執行法の見直しに関する要綱案」が決定しました。その中から、本稿では、「第三者から債務者財産に関する情報を取得する制度の新設」を紹介します。なお、債務者の財産に係る情報の取得に関する手続きは、原則として債務者の所在地を管轄する裁判所が執行裁判所となります。
(1)債務者の不動産に係る情報の取得
 確定判決や強制執行認諾付公正証書など執行力のある債務名義を有する債権者が執行裁判所に申し立てた場合、執行裁判所が法務局に対し、債務者の不動産に関する情報提供を命じます。
(2)債務者の給与債権に係る情報の取得
 債務者に対して実施した強制執行等が奏功せず、完全な弁済が得られなかった場合、債権者が執行裁判所に申し立てたとき、市町村や日本年金機構等に、債務者の給与等の情報提供を命じます。
(3)債務者の預貯金債権等に係る情報の取得
 債務者に対して実施した強制執行等が奏功せず、完全な弁済が得られなかった場合、債権者が執行裁判所に申し立てたとき、金融機関に、債務者の預貯金債権の情報提供を命じます。
 民事執行法の改正によって確定判決等の債務名義を有する債権者は、第三者からの情報を得て強制執行をすることが可能ですから、債権回収が容易になると思われます。

■労務

執筆/斉藤社労士事務所 特定社労士 斉藤貴久


●改正労働基準法の経過措置

 働き方改革関連法の政省令が2018年9月7日に公布され、関連の施行通達も出されました。この中で労働基準法の施行通達には、2019年4月1日時点での経過措置に関する記述があります。36協定は、「平成31年3月31日を含む期間を定めている時間外・休日労働協定については、当該協定に定める期間の初日から起算して1年を経過する日までの間については、なお従前の例によること」とされ、施行日前に締結した36協定は有効とされています。
 また、年次有給休暇の時季指定義務については、「施行の日後の最初の基準日の前日までの間は、新労基法第39条第7項の規定にかかわらず、なお従前の例によること」とされ、施行日以降に付与される年次有給休暇から時季指定義務が発生することが書かれています。


●同一労働同一処遇と慶弔休暇

 2018年9月28日、人事院から「平成29年民間企業の勤務条件制度等調査結果の概要」が公表されました。これによると、慶弔休暇等について正社員と有期雇用従業員で異なる状態が存在することがわかります。結婚・忌引休暇制度を持つ企業で、正社員と異なる制度を持つ割合は43.3%(結婚)、42.4%(忌引)となっています。同一労働同一賃金が注目されていますが、これは賃金に限らず休暇等についても同一処遇を求められるので注意が必要です。

■税務

執筆/税理士法人AKJパートナーズ


●住宅ローン控除適用者が旧居住用財産の譲渡。所得の特別控除の特例等の適用を受ける場合

 住宅ローン控除適用者が、旧居住用財産を譲渡し、居住用財産の譲渡所得の特別控除(3,000万円)の特例等の適用を受ける場合には留意が必要になります。
 旧居住用財産を譲渡した年の前年分、または前々年分の所得税は、その譲渡した日の属する年分の確定申告期限までに、その前年分、または前々年分の所得税の修正申告書、または期限後申告書を提出し、その住宅ローン控除の額に相当する税額を納付することが必要になります。


●ふるさと納税をした者(寄付者)が地方公共団体から謝礼(返礼品)を受けた場合の課税関係

 近頃ふるさと納税に関する高額返礼品の取り扱いが話題に上っていますが、そもそも寄付者が返礼品を受けた場合の経済的利益は、一時所得に該当するため一定額を超えた場合には課税関係が生じます。所得税法上、各種所得の金額の計算上収入すべき金額には、金銭以外の物、または権利その他経済的利益の価額も含まれます。
 ふるさと納税の謝礼として受けた返礼品に係る経済的利益については、所得税法第9条「非課税所得」に規定する非課税所得のいずれにも該当せず、また、地方公共団体は法人とされているので、寄付者が受けた当該返礼品に係る経済的利益は法人からの贈与により取得する収入と考えられることになります。


『月刊総務』2018年12月号P7より転載

 

『月刊総務』本誌記事:

【総務部門】12月の業務ポイントと行事

2018-11-29 15:41

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◆12月の業務ポイント

▼年末年始各種業務計画の作成
▼歳暮贈答品の発送
▼年末調整の最終準備と実施
▼年末賞与の支給
▼年賀状の発送
▼カレンダー、手帳類の配布
▼関係官庁・取引先への年末のあいさつ
▼文書類の整理・破棄
▼年末年始の防犯対策
▼冬季の健康管理の呼び掛け
▼新年度業務計画の準備
▼社内外の大掃除の準備と実施
▼初出式の準備
▼忘年会の準備と実施
▼年始回りの準備
▼社内報の編集と発行

◆12月の月間&週間行事

▼12月1日-31日
・歳末たすけあい運動(民生委員、関係機関・団体等)
・脱スパイクタイヤ運動推進月間(環境省)
▼12月3日-9日
・障害者週間(内閣府)
▼12月4日-10日
・人権週間(法務省人権擁護局)


◆世界旅気分

▼ハイチ共和国(Republic of Haiti)haiti.jpg
 中央アメリカのカリブ海にある共和国。イスパニョーラ島をドミニカ共和国と二分しており、島の西側に位置している。「ハイチ」とは、先住民族の言葉を語源として「山の多い土地」「山地・高地」を意味し、正式には1804年の独立宣言時に名付けられた。中南米の国としては、初めて植民地からの独立を宣言した、最初の黒人共和国。日本では、9月の全米オープンで日本人として初優勝した、大坂なおみ選手のお父さんの出身地として話題になった。モイーズ大統領も優勝を祝福。植民地時代は豊かで生産的な地域とも呼ばれていたが、独立後、さまざまな政治要因から今では西半球でもっとも貧しい国に。しかし、カリブ海のアフリカとも呼ばれ、アフリカ原点のすばらしいアートや音楽が生まれている。


【DATA】(外務省HPより)
●人口:1,084万7,000人(2016年)
●面積:27,750km2(北海道の約3分の1)
●首都:ポルトープランス
●言語:フランス語、ハイチ・クレオール語


『月刊総務』2018年12月号P6より転載

 

『月刊総務』本誌記事:

【総務の現場から】サテライトオフィスや分身ロボットで、働き方の選択肢がさらに充実

2018-11-15 14:46

テレワーク・デイズなど国主導の施策もうまく活用

 「Value Working」との呼び名で、国の動きに先駆けて働き方改革を開始していた同社。「当社の社員は、介護の事情を抱えた年齢層が厚く、育児に直面している女性社員も多かった。そうした多様な事情を抱える人が働ける会社でなければ生産性も向上しないし、人材確保もできない。国が抱える課題感を先取りするような形で取り組みを始めました」と、総務人事部 企画部門 制度担当 担当課長の齋藤晃さん。
 取り組みは、1、時間外労働の朝型シフト 2、モバイルワークの推進 3、休暇の積極的取得の3つを柱に推進した。まずは、ポスター掲示などを通じて、上長を含めた社員の意識改革を促進。併せて会議の効率化等を中心に働き掛けた。それらの運動の効果が見えてきたところで制度の見直しに着手。フレックスタイム制を全社導入するなど、働き方の選択肢を増やしていった。
 順調に時間外労働の短縮が進む一方、難しかったのがモバイルワークの推進だ。東日本全域をカバーする同社の事業は、移動も広範囲にわたる。出張も多い。また、介護や育児、そのほかの制約を抱える人たちの働き方の選択肢としてもモバイルワークは外せなかった。
 「しかし、仕事はみんなで集まってやることが大事、との文化が根付いていましたし、モバイルワークは、特別な事情がなければ使えないとの印象も払拭できずにいました」と、総務人事部 ダイバーシティ推進室室長の吉宗歩さんは話す。
 そうした中、昨年、東京都や国主導の施策である「時差Biz」、「テレワーク・デイズ(テレワーク・デイ)」に参加。これが、良いきっかけとなった。1回でも使うと意識が変わる。「こういう働き方もあり」という実感が少しずつ広まっていった。

社宅内や拠点ビルなどにサテライトオフィスを設置

ntteast02.jpg テレワークが普及するにつれ、「家だと集中できない」「外出先から職場に戻らずに近くの拠点ビルで仕事がしたい」などの声が上がってきた。そこで各地域で個別に設置していたサテライトオフィスの利用ルールを整備。都内の社宅内も含め、新たに11拠点を開設し、全社で利用できるようにした。その多くは、通勤途中でも使えるよう、あえて23区外に設置。現状としては、出張先から近くのサテライトオフィスに寄る。台風が来るので自宅近くのサテライトオフィスで仕事をする。また、集中して仕事をしたいときや、子供の送り迎えに合わせて利用する、といった使われ方が多い。使った人から「いいよ」との評判が広まり、今では管理職にも利用されている。

 「とはいえこれも選択肢の一つ。環境は整えたので状況に合わせて使ってみてくださいと、働き掛けている段階です。テレワークは1回やると、『資料は共有フォルダーに入れよう』『PDF化しよう』など、テレワークがしやすいよう、仕事を工夫するようになる。また、そもそもこの業務はいるのか、などと見直すきっかけにもなる。そうした仕事の効率化や質の向上につながる機会にもなれば、と考えています」(吉宗さん)

職場に置ける分身ロボット「OriHime」も導入

 ntteast01.jpgさらなるテレワークの推進に向けて導入したのが、スマホやタブレット上のアプリで操作ができる分身ロボット「OriHime」だ。カメラ、マイク、スピーカーが搭載されており、自分の代わりに会社に置いておけば、インターネットを通して、周囲を見回したり、職場の人とリアルタイムで会話をすることができる。
 一方、自分のようすが会社のモニターに映ることはないのでプライバシーは守られる。在宅勤務者が感じる疎外感や孤独感の解消に有効だという。また、マネジャー層ともなれば、在宅勤務中に職場がどうなっているかは気になるところ。会議であれば電話で参加できるが、1対1の気軽なコミュニケーションは難しい。その点、OriHimeはメンバーに存在感を伝えることができ、メンバーが「あの」と声を掛ければ、「はい」と返事ができる。カメラを通して、印刷物などの確認もできる。休暇取得中や、出張先から利用する人もいる。ただ、これも選択肢の一つ。雑多な声が入らないところで仕事をしたい人は、使わなければいい。使いたい人には貸し出す。利用者からは好評を得ている。

自社実践を事業にもつなげさらなる働き方改革を

 通信事業を担う同社にとって、モバイルワークは自ら実践し、その肌感覚でもってお客さまに提案をする、東日本全体に展開していくといった役割もある。こういったツールを実際に使うことで、利用者としての気付きを得たり、新たな事業の発想につなげていけたら、とも考えている。「働き方改革というと効率化に目がいきがちですが、新たな発想の中で質のいい仕事をしていくことが大事。立ち止まってはいけないとの思いで取り組んでいます」(吉宗さん)。
 何か制度を作ったり、施策を行ったあとにはアンケートを取り、社員の声を次のステップにつなげている。「たとえば在宅勤務制度。業務計画書の提出など、申請手続きが煩わしいとの声が多かったため、それをなくし、回数制限も撤廃しました」(齋藤さん)。結果、2017年度は、(NTT東日本グループ社員含む)九九七人の社員が延べ8389回在宅勤務制度を利用。ただ、経験していない人もまだまだいる。もちろん、セキュリティ面から、専用の端末が使える空間でないとできない業務もあるが、それだけではない。
 「これからは一層、どこでも働けるし、いつでも仕事はできるという環境を、マインドの部分も含めて作っていきたい。手を替え、品を替え、地道にやり続けていきます」(齋藤さん)
 「今後はもう少し、テレワークにマッチする業務、しない業務の見極めや、仕組みを変えたらできることはないか。そういったことにも踏み込んでいきたいと思っています」(吉宗さん)


【会社DATA】
東日本電信電話株式会社
本社:東京都新宿区西新宿3-19-2
設立:1999年7月1日
代表者:代表取締役社長 井上福造
資本金:3,350億円
https://www.ntt-east.co.jp/


 

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