月刊総務プラス

『月刊総務』本誌記事:

【総務の現場から】サテライトオフィスや分身ロボットで、働き方の選択肢がさらに充実

2018-11-15 14:46

テレワーク・デイズなど国主導の施策もうまく活用

 「Value Working」との呼び名で、国の動きに先駆けて働き方改革を開始していた同社。「当社の社員は、介護の事情を抱えた年齢層が厚く、育児に直面している女性社員も多かった。そうした多様な事情を抱える人が働ける会社でなければ生産性も向上しないし、人材確保もできない。国が抱える課題感を先取りするような形で取り組みを始めました」と、総務人事部 企画部門 制度担当 担当課長の齋藤晃さん。
 取り組みは、1、時間外労働の朝型シフト 2、モバイルワークの推進 3、休暇の積極的取得の3つを柱に推進した。まずは、ポスター掲示などを通じて、上長を含めた社員の意識改革を促進。併せて会議の効率化等を中心に働き掛けた。それらの運動の効果が見えてきたところで制度の見直しに着手。フレックスタイム制を全社導入するなど、働き方の選択肢を増やしていった。
 順調に時間外労働の短縮が進む一方、難しかったのがモバイルワークの推進だ。東日本全域をカバーする同社の事業は、移動も広範囲にわたる。出張も多い。また、介護や育児、そのほかの制約を抱える人たちの働き方の選択肢としてもモバイルワークは外せなかった。
 「しかし、仕事はみんなで集まってやることが大事、との文化が根付いていましたし、モバイルワークは、特別な事情がなければ使えないとの印象も払拭できずにいました」と、総務人事部 ダイバーシティ推進室室長の吉宗歩さんは話す。
 そうした中、昨年、東京都や国主導の施策である「時差Biz」、「テレワーク・デイズ(テレワーク・デイ)」に参加。これが、良いきっかけとなった。1回でも使うと意識が変わる。「こういう働き方もあり」という実感が少しずつ広まっていった。

社宅内や拠点ビルなどにサテライトオフィスを設置

ntteast02.jpg テレワークが普及するにつれ、「家だと集中できない」「外出先から職場に戻らずに近くの拠点ビルで仕事がしたい」などの声が上がってきた。そこで各地域で個別に設置していたサテライトオフィスの利用ルールを整備。都内の社宅内も含め、新たに11拠点を開設し、全社で利用できるようにした。その多くは、通勤途中でも使えるよう、あえて23区外に設置。現状としては、出張先から近くのサテライトオフィスに寄る。台風が来るので自宅近くのサテライトオフィスで仕事をする。また、集中して仕事をしたいときや、子供の送り迎えに合わせて利用する、といった使われ方が多い。使った人から「いいよ」との評判が広まり、今では管理職にも利用されている。

 「とはいえこれも選択肢の一つ。環境は整えたので状況に合わせて使ってみてくださいと、働き掛けている段階です。テレワークは1回やると、『資料は共有フォルダーに入れよう』『PDF化しよう』など、テレワークがしやすいよう、仕事を工夫するようになる。また、そもそもこの業務はいるのか、などと見直すきっかけにもなる。そうした仕事の効率化や質の向上につながる機会にもなれば、と考えています」(吉宗さん)

職場に置ける分身ロボット「OriHime」も導入

 ntteast01.jpgさらなるテレワークの推進に向けて導入したのが、スマホやタブレット上のアプリで操作ができる分身ロボット「OriHime」だ。カメラ、マイク、スピーカーが搭載されており、自分の代わりに会社に置いておけば、インターネットを通して、周囲を見回したり、職場の人とリアルタイムで会話をすることができる。
 一方、自分のようすが会社のモニターに映ることはないのでプライバシーは守られる。在宅勤務者が感じる疎外感や孤独感の解消に有効だという。また、マネジャー層ともなれば、在宅勤務中に職場がどうなっているかは気になるところ。会議であれば電話で参加できるが、1対1の気軽なコミュニケーションは難しい。その点、OriHimeはメンバーに存在感を伝えることができ、メンバーが「あの」と声を掛ければ、「はい」と返事ができる。カメラを通して、印刷物などの確認もできる。休暇取得中や、出張先から利用する人もいる。ただ、これも選択肢の一つ。雑多な声が入らないところで仕事をしたい人は、使わなければいい。使いたい人には貸し出す。利用者からは好評を得ている。

自社実践を事業にもつなげさらなる働き方改革を

 通信事業を担う同社にとって、モバイルワークは自ら実践し、その肌感覚でもってお客さまに提案をする、東日本全体に展開していくといった役割もある。こういったツールを実際に使うことで、利用者としての気付きを得たり、新たな事業の発想につなげていけたら、とも考えている。「働き方改革というと効率化に目がいきがちですが、新たな発想の中で質のいい仕事をしていくことが大事。立ち止まってはいけないとの思いで取り組んでいます」(吉宗さん)。
 何か制度を作ったり、施策を行ったあとにはアンケートを取り、社員の声を次のステップにつなげている。「たとえば在宅勤務制度。業務計画書の提出など、申請手続きが煩わしいとの声が多かったため、それをなくし、回数制限も撤廃しました」(齋藤さん)。結果、2017年度は、(NTT東日本グループ社員含む)九九七人の社員が延べ8389回在宅勤務制度を利用。ただ、経験していない人もまだまだいる。もちろん、セキュリティ面から、専用の端末が使える空間でないとできない業務もあるが、それだけではない。
 「これからは一層、どこでも働けるし、いつでも仕事はできるという環境を、マインドの部分も含めて作っていきたい。手を替え、品を替え、地道にやり続けていきます」(齋藤さん)
 「今後はもう少し、テレワークにマッチする業務、しない業務の見極めや、仕組みを変えたらできることはないか。そういったことにも踏み込んでいきたいと思っています」(吉宗さん)


【会社DATA】
東日本電信電話株式会社
本社:東京都新宿区西新宿3-19-2
設立:1999年7月1日
代表者:代表取締役社長 井上福造
資本金:3,350億円
https://www.ntt-east.co.jp/


 

『月刊総務』本誌記事:

【総務部門】11月の業務ポイントと行事

2018-10-29 10:34

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◆11月の業務ポイント

▼職業能力開発促進月間、ゆとり創造月間、秋の全国火災予防運動などへの取り組み
▼年末調整のための準備(申告書の配布等)
▼賞与の決定と手続き
▼冬季保養施設の確保
▼歳暮贈答品の手配
▼年賀はがきの準備
▼カレンダー、手帳の配布準備
▼暖房器具の点検・整備
▼忘年会など、年末行事の企画準備
▼社内報の編集と発行

◆11月の月間&週間行事

▼11月1日-30日
・過労死等防止啓発月間(厚生労働省)
・テレワーク月間(厚生労働省)
・ねんきん月間(厚生労働省、日本年金機構)
・JAS普及推進月間(農林水産省食品流通局品質課)
▼11月9日-15日
・秋の全国火災予防運動(消防庁)

◆世界旅気分

Paraguay.jpg▼パラグアイ共和国(Republic of Paraguay)

 南アメリカ中央南部に位置する共和制国家。南米大陸の中心で、「南米のへそ」と呼ばれる海を持たない内陸国だ。
 日本人からすれば「遠い国だなぁ」かもしれないが、実は戦前から日本人の入植が始まっており、現在日系人は8,000人ほどいるといわれる。パラグアイの食事は主に肉料理が多く、野菜はあまり食べず、野菜の代わりに飲んだのが「マテ茶」。飲むサラダともいわれるビタミンやミネラルなどを多く含んだハーブティーだ。しかし、日本人がさまざまな野菜を持ち込んだことで、パラグアイの人たちも野菜を食べるようになったそう。中でも大豆は、もともと日本人が味噌やしょう油を作るために栽培していたが、のちにほかの民族にも広がって、今ではパラグアイの主要輸出作物になっている。


【DATA】(外務省HPより)
●人口:約685万人(2016年)
●面積:40万6,752km2 (日本の約1.1倍)
●首都:アスンシオン
●言語:スペイン語、グアラニー語


『月刊総務』2018年11月号P6より転載

 

『月刊総務』本誌記事:

【総務の現場から】健康経営は、働き方改革との両輪で。家族も巻き込むことで推進に拍車

2018-10-11 10:30

社員と家族の健康増進をトップダウンで強力に推進

 2016年からワーキンググループ(WG)活動で、健康経営に取り組み始めていた同社。ただ、全社活動には至っておらず、健康経営に対する社員の認知度は低かったという。
 「働き盛り世代で健康を害する人もでてきており、果たして健康管理が出きているのか、とあらためて見てみると、健康診断受診率も90パーセント台後半で推移し、全社員受診が未達成の状況でした。会社としても、健康リスクのある社員への対応までは、なかなかできていないのが実態でした」と、経営企画統括部経営企画室長兼健康経営統括室担当部長の春名夏樹さんは話す。
 また、10年後までに人数の多い世代がいっせいに退職する。現状の仕事の進め方、働き方のままでは、仕事の量も質も維持できないのではないかとの危機意識も高まっていた。「加えて各世代にライフイベントや、家庭の事情を抱える人がいる。そうした制約はあっても働き続けたい人や、当事者でなくとも将来を危惧する人たちの不安を払拭し、誰もが働きやすい環境を整備することは、人財の流出を防ぐためにも経営の急務でした」と、健康経営統括室の田上翔子さん。
 2017年4月、トップが代わったことも一つのきっかけとなった。社長自身、「会社を支えるのは社員。家族も含めて健康でなければ本業に専念できない」との思いが強く、また、WGからも、組織を立ち上げて取り組むべきだとの提言があった。すぐに会社は動いた。2017年4月の社員総会で、社長が健康経営宣言。その場では、経済産業省 ヘルスケア産業課長(当時)を招いて講演もしてもらった。ここで会社の本気度を社員に伝えられたのは大きかった。2017年5月「健康経営統括室」を設置。室長には社長が就任し、トップダウンで強力に推進していくこととなった。

既存の制度を活用しつつICTツールなども整備

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 同社の健康経営は、「働き方改革」と「健康増進施策」の両輪での推進と、「家族」がポイントだ。定期健康診断受診率100パーセントの必達、総実労働時間5パーセント削減などを目標に掲げ、達成状況などのデータは、イントラネットの社内掲示板で「見える化」。ビジネスチャットツールも導入し、コミュニケーションの活性化、効率化をはかっていった。
 施策効果計測の指標作りも開始。労働生産性を可視化するような社内アンケートを実施し、その回答に、健康診断や人間ドックのデータなどを掛け合わせて、相関を取った。「たとえば、チャットツールの利用頻度が低い人は生産性が低い、というような相関性も見えてきました。この結果は社員総会で発表。今後の施策にも生かしていきます」(田上さん)。
 1年目の施策としては、「すぐにできることから」始めた。すでに制度としてあった早帰りデーの運用徹底や、テレワークを利用しやすい風土作りに努め、さらに、モバイルワークオフィスやサテライトオフィスを導入。誰もが働きやすい環境を整備し、健康経営強化月間や、テレワーク推進月間などと併せて、活用を啓発した。7月24日のテレワーク・デイズにも参加し、200人以上が実施。最近では、RPAの自社実践もスタートし、一層ICT基盤の整備を進めている。

健保の冊子も自宅に送付。家族ぐるみで意識改革

 一方で、社員の意識改革にも注力。全社員参加型のコンテストで、健康経営推進キャラクター「ヅッキー」を制作。随所に登場させ、自然と健康経営を意識できる場面を増やした。社内掲示板に投稿した健康経営関連の記事は、1年で215本。忙しい社員の目にも留まるよう、標題はキャッチーに、読みやすさを意識した。スマートフォンからも閲覧できることもあり高い既読率を誇っている。また、全国ワイガヤも実施。こうした現場の意見収集などは、WGと連携しながら進めている。
 さらに、「家族」にも直接アプローチ。健診のお知らせなど、大切な情報も載っている健保関連の冊子は、まず家族に届けようと、社長からのメッセージを添えて自宅宛てに送付。休暇奨励カレンダーも自宅に送付し、家族ぐるみで働き方、休み方を考えられるようにした。ハイリスクアプローチでは、血圧か血糖値が3年連続Dランクの社員に、医療機関受診推奨の手紙を本人に届けている。
 また、バランスボールの執務利用や、腰痛対策などの各種セミナーを実施したほか、血管年齢測定イベントを開催。このイベントを本社で行った際には208人が参加。社員の健康への関心の高さを実感したという。

抜本的改革を進め、心身の健康とともに生産性向上へ

 こうしたさまざまな活動が認められ、チャレンジ1年目にして「健康経営優良法人2018 大規模法人部門(ホワイト500)」に認定された。もちろん、苦労もある。たとえば、社員からの健康経営に対する否定的な意見。「ただ、それも、関心を持ってくれているからこそ出る意見。そうポジティブに捉えています」(田上さん)。なにより、「いいね」「会社が変わってきたね」という肯定的な声の方が多く、それが励みになっている。今の課題は、まだ本社のみの施策が多く、地域間格差があること。ワイガヤでも話し合い、今後は地方のニーズにも応えていく。
 2年目は、いよいよ抜本的改革に着手。現在、業務プロセスの見える化に向けて、全業務の洗い出しを進めている。無理・無駄・むらをなくし、生まれた時間を創造的な時間に充てる。または、休眠時間を増やしたり、プライベートの充実につなげることで、心身の健康とともに、生産性の向上をはかっていく。「社長からは、今年度を、健康経営社員認知度のピークの年にしたいといわれています。その先は、自走できるように、と。最終的には、健康経営推進室やWGがなくなっても、健康への取り組が自然とできている状態が理想です」(春名さん)。


【会社DATA】
都築電気株式会社
本社:東京都港区新橋6-19-15(東京美術倶楽部ビル)
創業:1932年5月1日 都築商店として創業
設立:1941年3月26日 都築電話工業株式会社として設立
代表者:代表取締役社長 江森 勲
資本金:98億1,293万円
従業員数:1,447人(2018年3月)
https://www.tsuzuki.co.jp/


 

『月刊総務』本誌記事:

総務パーソンが押さえておきたい10月のトピックス

2018-09-26 10:49

■法務

執筆/小沢・秋山法律事務所 弁護士 香月裕爾


●人材と競争政策に関する検討会報告の概要

 活発化が予想される人材獲得競争を制限する行為が行われる可能性が高いことから、公正取引委員会競争政策研究センターに設置された「人材と競争政策に関する検討会」が2018年2月15日に次の内容の報告書を公表しました。
 「発注者(使用者)の共同行為に対する独占禁止法の適用」では、(1)複数の発注者が共同して役務提供者に対して支払う対価を取り決めることや、(2)複数の発注者が共同して役務提供者の移籍・転職を制限する内容を取り決めることは独占禁止法上問題となる場合があるとされます。(3)移籍・転職を制限する内容を取り決める行為が役務提供者の育成に要した費用を回収する目的でも、当該目的を達成するための適切な手段があるため、違法性は否定できないとされます。
 「発注者の単独行為に対する独占禁止法の適用」は、役務提供者に対してなされる、(1)秘密保持義務、(2)競業避止義務、(3)専属義務、(4)役務提供に伴う成果物の利用等の制限、(5)事実と異なる取引条件を提示する行為について、従来の判断枠組みに基づき、自由競争減殺、競争手段の不公正さ、優越的地位の濫用の観点から整理されています。
 「競争政策上望ましくない行為」は(1)対象範囲が不明確な秘密保持義務や競業避止義務、(2)発注者が合理的理由なく対価等の取引条件についてほかの役務提供者への非開示を求めることとされています。

■労務

執筆/斉藤社労士事務所 特定社労士 斉藤貴久


●期間制限に伴う労働契約申し込みみなし義務

 改正労働者派遣法により、派遣労働者を受け入れることができる期間は、3年に制限されています。ただし、事業所の過半数代表者等から意見聴取を実施した場合には、3年を限度に期間を延長することができます。もし、適正に意見聴取を実施しなかった場合には違法となり、2018年9月30日以降、労働契約申し込みみなし義務が発生します。すなわち、派遣労働者を受け入れる会社(派遣先)は、派遣労働者を直接雇用する義務を負うことになります。
 過半数代表者からの意見聴取は、同意を得ることまで求められてはいませんが、適正な代表者の選出に注意しなければなりません。民主的な選挙等による選出ではなく、会社からの一方的な指名等により代表者が選出された場合には、適正な意見聴取を実施しなかったことになり、労働契約申し込みみなし義務が発生します。

●東京オリンピック開催に伴う祝日移動

 2020年に開催される東京オリンピックの開催日前後に祝日を移動する法案が成立しました。この法案により、2020年だけの特例として、「海の日」を7月23日(木)に、「体育の日」を開会式当日の7月24日(金)に、「山の日」を閉会式翌日の8月10日(月)に移動することになります。10月に祝日がなくなってしまいますが、開会式・閉会式に伴う混雑を抑制する効果が見込まれています。

■税務

執筆/税理士法人AKJパートナーズ


●消費税の軽減税率制度について

 2019年10月1日より、消費税率引き上げと消費税の軽減税率制度が実施されます。そのため、消費税等の税率は、標準税率10%および軽減税率8%の複数税率となります。軽減税率の対象品目は、(1)酒類・外食を除く飲食料品、(2)週2回以上発行される新聞です。(1)は、食品表示法が規定する食品(酒類を除く)が該当し、外食等は該当しません。(2)は、一定の題号を用い、政治・経済・社会・文化等に関する一般社会的事実を掲載する週2回以上発行されるもの(定期契約に基づくもの)が該当します。なお、仕入税額控除の適用を受けるためには、一定の帳簿および請求書等の保存が必要となります。

●国外居住親族に係る扶養控除等の適用について

 従業員等の年末調整で、国外に居住している親族の扶養控除等の適用を当該従業員等が受けようとするときは、親族関係書類および送金関係書類(外国語で作成されている場合は、和訳文の資料も含む)を源泉徴収義務者に提出、または提示する必要があります。親族関係書類は、戸籍の附票の写し、その他の国または地方公共団体が発行した書類および国外居住親族の旅券の写し、外国政府等が発行した一定の書類が該当します。送金関係書類は、従業員等がその年において国外居住親族の生活費等に充てるための支払いを必要の都度、当該親族に行ったことを明らかにする一定の書類が該当します。


『月刊総務』2018年10月号P7より転載

 

『月刊総務』本誌記事:

【総務部門】10月の業務ポイントと行事

2018-09-20 12:30

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◆10月の業務ポイント

▼採用内定の決定
▼入社前教育資料の準備
▼新入社員フォロー研修の実施
▼新任管理者研修の実施
▼中堅管理者研修の実施
▼職場懇談会の実施
▼各種経費節減の推進
▼各種勉強会への参加奨励
▼社員体育大会の実施
▼社宅・社員寮の定期点検
▼冬季保養施設の確保
▼社内報の編集と発行

◆10月の月間&週間行事

▼10月1日-31日
・情報化月間(経済産業省)
・高年齢者雇用支援月間(高齢・障害・求職者雇用支援機構)
・年次有給休暇取得促進期間(厚生労働省)
▼10月1日-7日
・全国道路標識週間(国土交通省)
・全国労働衛生週間(厚生労働省)

◆世界旅気分

▼ブータン王国(Kingdom of Bhutan)Bhutan.jpg
 南アジア、ヒマラヤ山脈の南にある王国。2011年に国王夫妻が国賓として来日し話題になった(王妃がユニクロのヒートテック買ったの覚えてる?)。小さな国だが非常に豊かな文化があり、国土の70パーセントが自然に覆われ、人々は仏教への信仰心があつい。ブータンといえば「世界一幸福度が高い国」。彼らは周りとの比較から幸せを定義するのではなく、自分が幸せかどうかは自分で決める。またブータンの人々は譲り合いの気持ちが強く、なんと国内に信号が一つもないという。信号がない町、民族衣装をまとう人々、伝統建築が立ち並ぶ景色......。「タイムスリップをしたのでは」という錯覚に陥ることもあるそう。どこか、昔の日本を彷彿(ほうふつ)とさせるブータンへ「ターイムスリップ?」。


【DATA】(外務省HPより)
●人口:約79万7,000人(2016年)
●面積:3万8,394km2(九州とほぼ同じ)
●首都:ティンプー
●言語:ゾンカ語等


『月刊総務』2018年10月号P6より転載

 

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