月刊総務プラス

『月刊総務』本誌記事:

【総務の現場から】
働き方変革をさらに前進させる「退社時間の見える化カード」

2017-04-13 10:06

退社時間の共有によってコミュニケーションが活性

 社員が働きがいを持って効率的、効果的に働けるよう、「働き方変革」を推進している同社。変革をさらに進めるために、2016年11月、退社の予定時間を周囲と共有できる「退社時間の見える化カード」を導入。これは毎日、社員一人ひとりが、当日の退社予定時間を表示したカードを自席のモニターの上に立てるというもの。「もちろん、ウェブの勤怠管理システムで、残業時間などの管理はしています。ですが、それだと上司と本人しか把握できない。それをオープンにして周囲も把握できるようにしよう。また、実は連日、遅くまで残業している実態が浮き彫りになることもあるかもしれない。そんな意図もあって、アナログ的なやり方ですが、あえて導入しました」と、人事部部長の次藤智志さんは説明する。「自分で退社時間を宣言するイメージです。出社したらカードを立てる。『今日は何時に帰る』と宣言したからには、その時間までには帰ろうとする。周りもわかっていてくれるので、余計なことを気にせずに済みます」と話すのは、同部労務課課長の中尾征人さん。
 
 たとえば、上司が部下に仕事の依頼をするにも、退社時間がわかっていれば、依頼のタイミングや納期にも配慮するようになる。また、中堅社員などは、定時で帰ろうと仕事をうまく進めていると、「ちょっと相談を……」と後輩から持ち掛けられ、結局、帰れなかったというのはよくある話。「それが今は、カードを見て、今日は一七時半に帰るのですね。では明日、お時間をもらえますか?といったコミュニケーションになっています」(中尾さん)。
 

部署ごとの繁忙状態も色分けカードで一目瞭然

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 注目は、退社予定の時間帯によって、カードが色分けされていること。標準の「17時30分までに帰る」カードは青。それより早い時間帯は、緑。それより遅い時間帯は、オレンジや赤。22時以降は紫、といった具合だ。「フロアを見渡せば、カードがずらっと並んでいる。これなら一目瞭然。誰が何時に帰るかだけでなく、赤が多い部署は忙しい、紫が多いと完全に危険状態だ、ということがわかります」(次藤さん)。また、あえてかわいらしいクマのデザインを採用し、時間帯によって笑顔だったり、悲愴感が漂う表情にしているのもわかりやすい。「基本、22時以降の残業は禁止です。翌日の早朝時間帯の勤務を奨励しています。どうしてもやらなければならない場合は、担当役員まで承認を受ける。あえてそこまでハードルを高くして、意識改革から取り組んでいます」(中尾さん)。
 
 朝型勤務の奨励を始めた当初は、社長と人事部長が、夜20時ごろになるとオフィスを見回ることもした。トップ自らが動くことで、経営の本気さを伝えた。全社的な平均残業時間は10時間以上削減された。「しかし、まだ特定の人に仕事が偏在しているのも事実。それもこのカードで目に見えるようになれば、改善していけるのではないか、と。今、当社のキーワードは自律と協働です。自ら考えて進めていく働き方も大切にしながら、サポート精神も大切にする。実際、遅い時間のカードが立っていたら、『大丈夫?』と協力し合うようになってきています」(次藤さん)。
 

会社の本気度は伝えつつ、無理はさせない働き方変革

 「働き方変革」をさらに進めるために、「少しでもいいものがあったら、できることは何でもやってみよう」とのトップの言葉を受け、スタッフ部門が話し合って考え出したこの施策。「こだわったのは、ある程度コストをかけてクオリティーの高いものを作ること。会社の本気度を伝えるためには、そこは重要です」(次藤さん)。専用ケースに入ったカードはポリプロピレン製。一人に1セットずつ、派遣社員にも配布している。使ってもらえるかが唯一の不安だったが、問題なく、みんなが使っている。「働き方変革に関しては、社員が反感を持つような、強引なことはしない。ただし、やれることは何でもやってみる。トライ・アンド・エラーの精神で取り組んでいます」(次藤さん)。このカードにも、「残業の削減を」と社員を厳しく管理するだけでなく、もっと社員が働きやすい環境を整備していこう、との会社の思いが込められている。とはいえ、「夜の時間帯の方が効率は上がる」という社員もいた。それでも結果的には、「自分の方が変わらなくては」と納得してもらえた。その背景には、経営が伝え続けてきたメッセージもあった。「長時間労働を減らして勤務の時間帯を朝に寄せていく。それ以前に、9時から17時半で終わらせると考えてみる。そういうことが、業務の効率化やワーク・ライフ・バランスはもちろん、おのずと健康にもつながっていく。そうしたメッセージは、ずっと発信し続けています」(中尾さん)。
 

プレミアムフライデーは働き方変革チャレンジデー

 朝早く来ることで、早く帰れる社員も出てきた。そうした社員の声を反映し、就業時間帯の繰り上げ、繰り下げを可能にする「スライドワーク」や、一時間単位で有休が取得できる「時間単位有休」も導入した。また昨年11月には、タッチダウンオフィスを開設。これは経費精算などのためだけに会社に戻らなくても済むよう、ターミナル駅のレンタルオフィスに、PCなどの環境を整えたもの。在宅勤務も適用要件を緩和した。このように働き方の選択肢を増やすことで、着実に残業は減少。同時に会社の業績も伸びているという。
 
 今後の取り組みとしては、月1回のプレミアムフライデーを「働き方変革チャレンジデー」と位置付け、遅くとも一五時退社を推奨していく。「これにも、退社時間見える化カードを活用し、『一五時までに帰ります』『午後休を取ります』と宣言してもらえたら、と。ほかにも使えそうなものが用意できないか、考えていきます」(中尾さん)。
 
※『月刊総務』2017年5月号P42-43より
 

【会社DATA】

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社
本社:東京都千代田区霞が関3-2-5 霞が関ビル
創立:1972年4月1日
代表者:代表取締役社長 菊地 哲
資本金:217億6300万円
従業員数:4029人(CTCグループ : 8303人/2016年4月1日現在)

 

『月刊総務』本誌記事:

総務パーソンが押さえておきたい5月のトピックス

2017-04-11 10:09

■法務

執筆/小沢・秋山法律事務所 弁護士 香月裕爾

●会社法改正の動向
 2月9日、法制審議会第178回会議が開催され、会社法制の見直しがテーマとされました。当会議における法務大臣の諮問は、「近年における社会経済情勢の変化等に鑑み、株主総会に関する手続きの合理化や、役員に適切なインセンティブを付与するための規律の整備、社債の管理の在り方の見直し、社外取締役を置くことの義務付けなど、企業統治等に関する規律の見直しの要否を検討の上、当該規律の見直しを要する場合にはその要綱を示されたい」との内容で、法制審議会では会社法制部会を設置。有識者委員等による審議が開始されます。
 今回のテーマは、(1)株主総会手続きの合理化、(2)社外取締役の設置の義務付け、(3)役員報酬の規定の見直し、(4)社債の管理規定の見直しです。(1)は、株主総会での株主提案権の濫用的な行使の制限、および株主の承諾なしに総会資料のインターネットを通じた配布の是非の検討。(2)は、前回の会社法改正で見送られた社外取締役設置の義務化について。(3)は、業績連動型の報酬を支給する際の規定の整備などが話し合われます。(4)は、会社法で義務付けられた社債管理者の導入率が低いため、実態に即した制度について議論がなされます。前回の会社法改正を皮切りに、債権法改正法案、および商法改正法案の上程、相続関係部会における審議など、法務省の法改正への対応は極めて積極的であるため、近い将来に会社法改正が実現すると見られています。
 

■労務

執筆/斉藤社労士事務所 特定社労士 斉藤貴久

●時間外労働の絶対上限時間
 2月14日に開催された働き方改革実現会議では、時間外労働時間の上限を年間720時間(月平均60時間)とする政府案が提示されました。現在、特別条項付の三六協定を締結していれば、合法的に青天井の時間外労働時間を設定できますが、労働基準法で罰則付きの絶対上限を定めることが検討されています。政府案では、年間720時間の絶対上限を設け、その範囲内で一時的に業務量が増えた場合でも、最低限上回ることのできない上限(月100時間等)を設ける想定がされています。現在の特別条項付の36協定を踏襲していますが、それでも労働時間に法律上の絶対上限時間が存在しない現状を踏まえれば、大きな一歩といえそうです。
 
●年次有給休暇の取得率
 厚生労働省が公表した就労条件総合調査によると、年次有給休暇の取得日数は8.8日、取得率は48.7%でした(2015年)。取得日数では前年と同日数、取得率では1.1ポイントの上昇であり、大きな変化はないようです。
 企業規模別では、大企業(1,000人以上)で54.7%、中小企業(30-99人)で43.7%となっており、企業規模が小さくなるのに比例して取得日数と取得率が低下しています。権利である年次有給休暇を取り残す現状からすると、ワーク・ライフ・バランスが進んでいない実態がうかがえます。
 

■税務

執筆/税理士法人AKJパートナーズ

●空き家に係る譲渡所得の特別控除
 相続人が、相続によって取得した被相続人の居住用家屋、およびその家屋の敷地等を、2016年4月1日から2019年12月31日までの間に譲渡する場合、一定の要件を満たすことにより、その譲渡は居住用財産の譲渡とみなして、居住用財産の譲渡所得の3,000万円特別控除の適用を受けることができます。要件は下記の通りです。
・1981年5月31日以前に建築された家屋であること
・相続開始の直前において被相続人の居住の用に供され、それ以外に居住をしていた者がいないこと
・相続のときから譲渡のときまで空き家であること
・譲渡対価の額が1億円を超えないこと
・その他一定の要件
 
●債権債務を相殺した場合の印紙税の取り扱い
 同じ取引先に対する売掛債権と買掛債権を相殺し、その事実を証するため作成する領収書は、金銭等の受領事実がないため、印紙税法上の受取書には該当せず、印紙税の対象とはなりません。ただし、相殺の事実があったことをその文書上で明らかにしていない場合には、金銭等の受領事実があるものとみなされ、印紙税法上の受取書に該当し、その領収書には印紙の貼付が必要となるので留意が必要です。
 
『月刊総務』2017年5月号P7より転載

 

『月刊総務』本誌記事:

【総務部門】5月の業務ポイントと行事

2017-04-10 15:08

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◆5月の業務ポイント

▼ 定時株主総会の準備
▼ 役員の就任手続きと就任承諾書の作成準備
▼ 新聞などへの決算公告の準備
▼ 社員持株会総会の準備
▼ 新入社員教育の反省と次年度の対策
▼ 新任管理者および中堅管理者研修の実施
▼ 労働保険の更新
▼ 社内清掃と設備点検
▼ 職場内外の安全総点検
▼ 職場懇談会の実施
▼ 社員のメンタルヘルスケア対策
▼ 春季レクリエーション大会の実施
▼ 春季社員旅行の実施
▼ 春季健康診断の実施
▼ 夏の事務服・作業服の支給準備
▼ 夏季保養施設の確保と受け付け準備
▼ 社内報の編集と発行
 

◆5月の月間&週間行事

▼5月1日-31日
・消費者月間(内閣府)
・赤十字運動月間(日本赤十字社)
・くらしと薬の月間(全国医薬品小売商業組合連合会)
▼5月5日-11日
・児童福祉週間(厚生労働省)
▼5月10日-16日
・愛鳥週間(環境省)
 

◆世界旅気分!

▼マレーシア(Malaysia)
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 東南アジアのマレー半島南部とボルネオ島北部を領域とする連邦立憲君主制国家。マレーシアは東南アジアの中心に位置するアジアの玄関口で、特に首都のクアラルンプールは近代都市。ペトロナスツインタワーなどはクアラルンプールの象徴だ。イギリス統治時代の面影を残す趣ある歴史的建造物や活気あふれる市場、各民族の聖地であるモスクや寺院など、混在する独特の景観があり、見ているだけで楽しくなる。また、マレーシアにはおいしい食べ物もたくさん!果物の王様「ドリアン」は、においは強烈だがハマる人続出、ぜひチャレンジを。「ラクサ」は、日本の某カップ麺会社も出しているメジャー級麺料理。東南アジアの魅力がぎゅっと詰まったマレーシア、日本では感じられないパワーを体感できそう。
 

【DATA】(外務省HPより)
●人口:2,995万人(2013年)
●面積:33万km2(日本の約0.9倍)
●首都:クアラルンプール
●言語:マレー語、中国語、タミール語、英語

『月刊総務』2017年5月号P6より転載
 

 

『月刊総務』本誌記事:

【総務の現場から】
社員が安心して長く働けるよう育休や妊活支援など人事制度を拡充

2017-03-13 10:18

働けなくなるリスクを会社がサポートする制度

 「新たな価値を生みだす世界的なマーケットプレイスを創る」をミッションに、日本から、アメリカ、イギリスに進出し、急成長を遂げている同社。2016年の2月、創業3周年を迎えるにあたって、新人事制度「merci box(メルシーボックス)」を発表。産休・育休中の給与を保障するなど、その充実ぶりに注目が集まった。そもそも、こうした制度を策定したきっかけは何だったのだろう。「社員がよりGo Boldに働ける環境を作っていこうとの考えから生まれました。『Go Bold(大胆にやろう)』とは、メルカリのバリューの一つ。何かあるたびに、『それって本当にGo Bold?』といった会話がなされるほど、社内で重視され、浸透しているバリューです。では、社員数もどんどん増えてくる中、社員に一層大胆に、思いっきり働いてもらうためには会社は何ができるだろう、と。社員が働けなくなるリスクをリストアップし、それを会社ができるだけ支援できる体制を作っていこう、と考えたのがこのメルシーボックスです」と話すのはコーポレートプランニンググループの山下真智子さん。社員の平均年齢が30歳前後。結婚や出産といったライフイベントを迎えるメンバーが増えてきた時期だった。
 

妊活や病児保育費支援など必要に応じて制度を追加

 もともと同社の福利厚生には、何かを上乗せするより、働く上でのリスクをサポートしたいとの考えがある。たとえば、メルシーボックスの制度でいえば、育児や介護休暇の有償化。また、病気やけがで仕事ができない期間、経済面でも安心して治療に専念できるような支援を整えている。「働けないリスクは会社がサポートする。その分、メルカリという会社で安心して、長く働いてほしいとの思いがあります」。制度策定にかけた期間は1か月ほど。決裁用の資料などは必要がなく、何事もスピード感をもって進んでいくところが同社らしい。「時間をかけたのはネーミングでした。メルシーは、メルカリとつづりが近く、感謝を表す言葉。また、弊社のロゴは箱の形。これから先、その時その時に必要な制度を追加し、箱に詰め込んでいきたいとの思いを込めて、メルシーボックスとしました」。メルシーボックスは、2016年7月に早くも第2弾を発表。病児保育費の支援、妊活の支援などが追加された。「第3弾も検討中です。今後、ますます社員数も、ライフイベントを迎える社員も増えていく。今はまだ少ない、親の介護などの部分も検討しています」。
 

男性の育休取得率が向上 中途入社者の安心材料にも

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 導入から1年。特に男性の育休取得が進み、執行役員2人をはじめ、該当社員のほとんどが取得した。また社外からの反応も大きかった。「入社にあたって家族の不安を拭う材料になった、といっていただくことは多いですね」。メルシーボックスは、その名とともに確実に浸透している。
 
 現在、コーポレートプランニンググループは14人体制。総務、経理、労務、税務とチームは分かれているが、担当にかかわらず、制度や施策は、興味のあるメンバーが案を出して作っていく。「大切にしているのは、会社のフェーズに合った制度を取り入れること。そして、考えたらまずやってみる。効果がなければやめます」。
 
 たとえば、メルシーボックスの制度を検討する中で、保育園を作る案も挙がったが、まだそこまで子供の数はいない、それより病児保育費の支援がいいだろうとの話になった。また以前、朝の勤務を推奨するために、フルーツを出す施策があった。アメリカとのコミュニケーションを増やすため、日本が朝早く来る方が時間を合わせやすいとの考えだった。「しかし、フルーツのために来るという人はあまり増えず、その後、イギリスにも進出。必ずしもアメリカの時間帯に合わせればいいというものではなくなり、廃止にしました」。
 

長く働いてもらうため、プロであるための副業推奨

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 副業推奨も、同社では創業当時からやってきたこと。「もともと副業で入社してきた人もいますし、優秀な社員に、長く働いてもらうための制度の一つです」。書籍執筆、イベント登壇、サイト運営など、内容は問わず、管理もしない。講演料なども会社ではなく個人に入る。ただ、人事なら人事のプロとして講演をすることでスキルが上がる。自社の仕事に生かせる。副業推奨は、同社のバリューの一つ、「Be Professional(プロフェッショナルであれ)」を体現しているものでもあるのだ。
 
 「攻める総務としては、働きやすい環境作りをハードとソフトの両面から推進していくことがミッション。ハードでは、東京オフィスの増床の準備をしているところ。人数が増えてもよりコミュニケーションが生まれるオフィス作りを進めています」。現在も、東京オフィスには仕切りがなく、多様なフリースペースが設けられ、他部署のメンバーとも偶発的なコミュニケーションが生まれる作りになっている。立ち話から新しい機能のアイデアや施策が生まれることも多くある。「ソフトでいえば、既存の制度や仕組みが本当に必要なのかを常に考えています。たとえば、パソコンは2年ごとに交換できるルールでした。しかし、なぜ2年なのか。実際には1年で壊れる人もいれば、一年後に新しい製品が出る場合もある。それなのにルールに縛られていた。いつでも交換できるように変えました」。また、備品管理のために、ケーブルなどにも一つひとつラベルを貼っていたが、その作業時間を減らしたいと、そもそも備品管理が必要かを見直し。パソコンとスマートフォン以外は基本的に管理しないことにした。そうした新しい制度は、社内コミュニケーションのチャットツールですぐに発表する。話が早い。「これからも、これって本当に必要?と、本質的なところから業務の中で考え、どんどん改善していきます」。
 
※『月刊総務』2017年4月号P44-45より
 

【会社DATA】

株式会社メルカリ
本社:東京都港区六本木6-10-1六本木ヒルズ森タワー18F
設立:2013年2月1日
代表者:代表取締役社長 山田進太郎
資本金:125億5,020万円(資本準備金含む)
従業員数:約400人(グローバル合計・2017年1月現在)

 

『月刊総務』本誌記事:

総務パーソンが押さえておきたい4月のトピックス

2017-03-10 10:42

■法務

執筆/小沢・秋山法律事務所 弁護士 香月裕爾

●銀行法改正によるフィンテック環境の整備

 最近急速に普及しつつあるフィンテックサービスに、金融機関の口座情報やクレジットカードの利用履歴をまとめて管理できる家計簿アプリがあります。実はこのサービス、フィンテック企業は金融機関と契約を締結しておらず、企業が顧客からIDとパスワードを預かり、顧客の代理で口座情報を照会しています。そのため、悪質な業者が顧客に成り済まして不正を働く恐れがあるといわれています。
 そこで金融庁は、銀行法改正で金融機関とフィンテック企業が契約を締結する登録制の導入をもくろみました。新制度の概要は、顧客の利便性と安全を確保しつつ、幅広いフィンテック企業が金融機関のシステムに接続できるようにプログラムを提供することと、同庁が金融機関とフィンテック企業の接続にかかわる基準を作成・公表し、金融機関と同企業の契約締結を促すものです。金融機関は次の義務を負います。
(1)オープン・イノベーションの取り組みに参加予定の金融機関は、一定期間内にオープンAPIに対応できる体制の整備に努める必要がある。
(2)金融機関は、小規模事業者等の接続を合理的理由なく拒否しないよう、契約締結の可否にかかわる判断の基準を策定・公表し、当該基準を満たす業者とは、原則として契約を締結する。
(3)金融機関は、オープンAPIの導入に関する方針、および業者との間で締結する契約において顧客に生じた損失の分担を定め公表する。
 

■労務

執筆/斉藤社労士事務所 特定社労士 斉藤貴久

●労働時間の適正把握に関するガイドライン

 厚生労働省は、昨年の「過労死等ゼロ」緊急対策に基づき、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を公表しました。従来の「労働時間の適正把握基準」を拡充する形で再構成されたものです。この中で、始業終業時刻を確認・記録する方法の例として、これまでのタイムカード、ICカードに加えて「パソコンの使用時間の記録」が追加されています。また、「休憩や自主的な研修、教育訓練、学習等」の理由により、従業員が労働時間に該当しない旨を自己申告した場合でも、これらが会社の指示による場合には、労働時間として扱うことが確認されています。
 

●違法な長時間労働等に関する企業名公表

 厚生労働省は1月20日、違法な長時間労働等が認められる企業の経営トップに対する直接指導や企業名を公表する際の基準を見直す通達を出しました(基発0120第1号)。これにより、2015年5月に出された基発0518第1号は廃止されました。新たな基準では、「(1)労働基準監督署長による企業の経営幹部に対する指導、(2)労働局長による企業の経営トップに対する指導および企業名の公表」という二階層の直接指導が予定されています。したがって、書類送検まで至らないケースであっても企業名が公表される可能性が高まったと見ることもできますので、注意が必要です。
 

■税務

執筆/税理士法人AKJパートナーズ

●改正された法人税率の適用

 2016年度に法人税率が改正され、2016年4月1日以後に開始する事業年度より、法人税率は23.9%から23.4%への改正が決定しています。
 これにより外形標準課税適用法人に係る実効税率(標準税率ベース)は32.11%から29.97%となり20%台に引き下がります。2018年度には、法人税率はさらに23.2%に引き下げられる予定ですので、実効税率は29.74%となります。
 法人税率は、2015年度の改正で25.5%から23.9%に改正されたばかりです。2016年度改正当時の閣議決定では「成長志向の法人税改革」を掲げており、設備投資や賃上げなどによる「経済の好循環」が期待されています。

 

●マイナポータルとe-Taxの連携

 国税庁はマイナポータルの「もっとつながる」の機能を利用して、マイナポータルとe-Taxをつなげることができるようにしました。
 マイナポータルでは、子育てに関する行政手続きのワンストップ化や、公金決済サービスが可能となるなど、さまざまなサービスの提供を予定しています。マイナポータルとe-Taxの連携により、利用者識別番号と暗証番号を入力することなくメッセージボックスの情報確認や、納税証明書・源泉所得税・法定調書等に関する手続きが可能になります。
 
『月刊総務』2017年4月号P7より転載

 

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