月刊総務プラス

『月刊総務』本誌記事:

【総務の現場から】より健康的で働きやすい環境を整備
ダイバーシティで自走組織を目指す

2018-05-17 10:35

トップ、人事、社員が足並みをそろえて変革へ

 130年の歴史を誇り、カナダに本社を置くマニュライフ。日本でも全国各地に営業所を展開し、法人および個人のお客さまに質の高いサービスを提供している。同社の働き方変革は、カナダ国籍の前社長(4月1日付けで現社長に交代)が日本に赴任した当初から動き始めていた。「海外から見ればダイバーシティが進んでおらず、これは推し進めなくてはいけない、とのトップの強い意向がありました。しかし、女性にリーダーシップを発揮してもらうにも、それを可能にする働きやすい環境や制度面を整えなければ進みません。また、人事でも、成長過程にある弊社のこれからを考えると、今、働き方の変革をしなければとの思いがあり、この3年、本格的に取り組みを加速させてきました」と、執行役員人事部長の前田広子さんは話す。
 業務効率を追求するだけでなく、社員が余暇を楽しんだり、ストレッチした違う仕事ができるようにしたいとの思いもあった。他方、社員の意識調査でも、「もっと働きやすい職場になってほしい」「成長したい」「残業が多い」など、いろいろな声が上がっていた。「取り組みを本格的に開始したのは2015年からですが、トップ、人事、社員の足並みがそろっています。それが、短期間でいろいろなものを導入できた要因だと思います」。
 取り組み自体は、ボトムアップで進めた。部署ごとにプロジェクトチームを作り、それぞれの課題に合わせた目標を設定して活動。途中経過と年度末の最終発表は、リーダーが集まって経営陣の前で行う。先行して一年、パイロットの部署で行ってから全社展開した。「弊社ではダイバーシティ、オーナーシップ(当事者意識を持つ)、マネージャーの有効性をテーマに掲げ、この3つによって高い業績のチームが作れると考えています。各部署でプロジェクトを進めることは、自ら考えて動く機会に、リーダーシップを発揮するいい機会にもなっています」。

ジーンズ勤務可や昇降式のデスク導入で健康増進

 人事は、そうした活動のサポートを行いつつ、全社的なインフラ面を整備。たとえば、2015年度から、カジュアルウエアでの勤務を可能とするドレスコードを導入。「社内でずっと仕事をしている人にとっては必ずしもスーツが働きやすいものではありません。また曜日を限定する意味もないので、2017年度からは、毎日ジーンズでの勤務も可能にしました」。カジュアルな服装は、コミュニケーションをしやすくする。また、肩が凝らないなどの健康面での効果も期待できる。
 健康関連でいうと、もっとも特徴的な取り組みは、2015年の本社オフィス移転を機に、ボタン一つで上下に昇降するデスクを導入したことだ。「座りっ放しは健康に良くない、立つことが健康に良い、腰痛防止にもなるといわれていますよね。高価なものではありますが、本社の執務デスクにいっせいに導入しました。それだけ社員の健康に対する思いが経営も強かったのだと思います」。2017年8月から大阪オフィスにも導入。座るにしても、デスクの天板の高さを自分にちょうどいい高さに調節できる。これも肩凝り防止になる。実際の使われ方としては、昼食後に立っている人が多いそう。「眠気覚ましかもしれません(笑)。あとはフランクに立ち会議を席でしているようすも見られます。私は、席にいるときには100パーセント立っています。集中力が高まりますし、また、立っていることに疲れたら帰ろうと決めているので、立っていられる間に仕事を終わらせようと、メールを返信するにも簡潔に、という気持ちになります」。

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ウオーキング促進のアプリも開発

 また、2016年から、心身ともに健康であることをサポートする社会貢献活動の取り組みをスタート。最初のプログラムとして、健康増進のためのウオーキングを促すスマートフォンアプリ「マニュライフ ウォーク」を開発した。これは、社員はもちろん、誰もが利用できる歩数計機能を持ったアプリ。特徴的なのは、目標歩数を達成すると、カンボジアの子供にシューズのドネーション(寄付)ができる社会貢献活動のツールにもなっていること。さらに社内ではアプリを活用したウオーキングを推進するための取り組みも定期的に開催。歩数の多い人には東北や熊本の特産品をプレゼントしたり、社員が歩いた歩数を1歩1円として被災地に会社が寄付をするイベントも。こうした取り組みによって、平成29年度東京都スポーツ推進企業、スポーツ庁のスポーツエールカンパニーに認定されている。

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空いた時間で、研修への参加希望が増加傾向に

 ほかにも、コアタイムを撤廃したフルフレックス制度や、在宅勤務(社外勤務)制度も導入。「目的や業務にかかわらず全社員が利用できる制度です。上長の承認をもらって、人事部に用紙を提出すれば、原則、受け付けないということはありません」。利用者は増えているという。
 外部講師を招いての健康関連の社内研修も行っている。テーマは、正しい姿勢について、ストレスマネジメントなど。基本的に人事が企画する研修は就業時間内。参加は任意だが、体験型で90分と時間もコンパクトなため、集まりもいい。「健康関連にかかわらず、研修は多く用意しています。早く帰れるようになって、健康的になってよかったね、だけではなく、今後は、できた時間で、今まで出られなかった研修にも参加して成長してもらえたら、と。本年度の研修の参加申し込みの出だしは好調です。効果が出てきているのではないかと感じています」。
 この先は変革が一過性で終わってしまわないよう、わざわざ取り組みにしなくても、ワーク・ライフ・バランスよく働き、成長する自走組織を目指していく。


【会社DATA】
マニュライフ生命保険株式会社
本社:東京都新宿区西新宿3-20-2
東京オペラシティタワー30階
設立:1999年3月
代表者:取締役代表執行役社長兼CEO 吉住公一郎
資本金:564億円(2018年3月31日現在)
従業員数3,891人(2018年3月31日現在)
https://www.manulife.co.jp/


 

『月刊総務』本誌記事:

総務パーソンが押さえておきたい5月のトピックス

2018-04-27 11:45

■法務

執筆/小沢・秋山法律事務所 弁護士 香月裕爾


●会社法改正の行方―株主提案権の制限

 2018年2月6日に法制審議会の会社法制部会から「会社法制(企業統治等関係)の見直しに関する中間試案」が報告されました。
 最近の株主総会では、一人の株主が膨大な数の議案を提案する等の株主提案権の行使が株主総会の機能を阻害しており、中間試案は株主提案権を数的に制限する案を明記しました。すなわちA案は取締役会設置会社における議案の提案につき、5を超えることができないとする考え方です。これは、役員および会計監査人の選任議案が制限に含まれ、選任される役員等の人数にかかわらず一つの議案と数えるA1案と、選任議案を含まないA2案に分かれています。他方、B案は提案数について10を超えることができないとする考え方であり、上記と同様にB1案とB2案に分かれています。
 また、「株主がもっぱら人の名誉を侵害し、または人を侮辱する目的で株主提案を行う」「株主がもっぱら人を困惑させる目的で株主提案を行う」「株主がもっぱら当該株主または第三者の不正な利益をはかる目的で株主提案を行う」「株主提案により株主総会の適切な運営が妨げられ、株主の共同の利益が著しく害される恐れがある」ときには、株主提案権が認められないこととしています。
 加えて、株主提案権の行使要件のうち、300個以上の議決権という持株要件および行使期限の見直しは、なお検討するとしています。

■労務

執筆/斉藤社労士事務所 特定社労士 斉藤貴久


●テレワークのガイドライン

 厚生労働省は、テレワークに関するガイドラインを公表しました。おおむね従来からの基本的事項が確認されていますが、次の3点には注意が必要でしょう。
(1)テレワークは、移動時間中であっても情報通信機器を用いて業務を行うことが可能であるため、通勤時間であっても会社の指揮命令下で行われる場合は労働時間となる。
(2)長時間労働対策として、時間外・休日・深夜における上司からのメールの制限およびシステムへのアクセス制限、加えて、時間外・休日・深夜労働を原則禁止し、許可制として就業規則に明記することが有効である。
(3)費用の負担として、テレワークに要する通信費や、もっぱら会社への出勤を要しない従業員が出勤する場合の交通費について、従業員が負担するか否かを事前に労使で十分に話し合い、就業規則に定めておくことが望ましい。

●2019年の国民の祝日

 2018年2月1日付の官報で2019年の国民の祝日が公表されました。「天皇の退位等に関する皇室典範特例法」により、天皇誕生日は現在の12月23日から2月23日に改められます。法律の施行日は、2019年4月30日となっていますが、施行日の時点で2月23日を過ぎているため、2019年は「天皇誕生日が祝日ではない」という異例の年になります。

■税務

執筆/税理士法人AKJパートナーズ


●労働保険料の損金算入時期

 法人が納付する労働保険料の損金算入時期は、次の通りです。
(1)法人が負担すべき概算保険料:労働保険料申告書を提出した日、またはこれを納付した日の属する事業年度の損金の額に算入します。
(2)法人が負担すべき確定保険料に係る不足額:労働保険料申告書を提出した日、または納付した日の属する事業年度の損金の額に算入します。ただし、当該事業年度終了の日以前に終了した保険年度の不足額については、労働保険料申告書の提出前であっても、未払金に計上することができます。
(3)確定保険料に係る超過額:法人が負担すべき概算保険料の額に係る部分の超過額については、労働保険料申告書を提出した日の属する事業年度の益金の額に算入します。

●契約社員等への慰労金について

 無期労働契約への転換等に伴い、非正規社員に対して慰労金を支給した場合、その慰労金が税務上の「給与所得」と「退職所得」のいずれに該当するかは支給実態により判断することになります。「退職所得」の判断基準は、次の通りです。
(1)退職(勤務関係の終了)という事実によって初めて給付される。
(2)従来の継続的な勤務に対する報償ないしその間の労務の対価の一部の後払いの性質を有する。
(3)一時金として支払われる。

『月刊総務』2018年5月号P7より転載

 

『月刊総務』本誌記事:

【総務部門】5月の業務ポイントと行事

2018-04-26 19:37

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◆5月の業務ポイント

▼定時株主総会の準備
▼役員の就任手続きと就任承諾書の作成準備
▼新聞などへの決算公告の準備
▼社員持株会総会の準備
▼新入社員教育の反省と次年度の対策
▼新任管理者および中堅管理者研修の実施
▼労働保険の更新
▼社内清掃と設備点検
▼職場内外の安全総点検
▼職場懇談会の実施
▼社員のメンタルヘルスケア対策
▼春季レクリエーション大会の実施
▼春季社員旅行の実施
▼春季健康診断の実施
▼夏の事務服・作業服の支給準備
▼夏季保養施設の確保と受け付け準備
▼社内報の編集と発行


◆5月の月間&週間行事

▼5月1日-31日
・図書館振興の月(日本図書館協会)
・自転車月間(自転車月間推進協議会)
▼5月1日-7日
・憲法週間(最高裁判所・法務省)

◆世界旅行気分

▼南アフリカ共和国(Republic of South Africa)SouthAfrica.png
 アフリカ大陸最南端に位置する共和制国家。東をインド洋、西を大西洋に囲まれている。太陽の国といわれるほど年間を通じて晴天の日が多く、気候は温暖。山脈や砂漠、森林、高原や平野など多様な地形と気候を反映して、動植物の宝庫でもある。また、ダイヤモンドや金をはじめとする鉱物資源が豊富なことでも有名。そうした鉱業の発展により、現在はアフリカ大陸最大の経済国となっている。
 かつては、「アパルトヘイト」と呼ばれる人種隔離政策を実施していた南アフリカ。現在はアフリカのリーダーとしての地位を築き、2010年にはサッカーワールドカップも開かれた。意外なところでは、年間生産量が世界第8位(2016年)というワイン。日本への輸出も増えているので、ぜひお試しを!


【DATA】(外務省HPより)
●人口:5,590 万人(2016年)
●面積:122万km2(日本の約3.2倍)
●首都:プレトリア
●言語:英語、アフリカーンス語、バンツー諸語(ズールー語、ソト語ほか)の合計11が公用語


『月刊総務』2018年5月号P6より転載

 

『月刊総務』本誌記事:

【総務の現場から】コミュニケーションが活性化し成長するストレスオフな組織作り

2018-04-17 15:21

複数の居場所と視点が持てる「クラス制度」

 そもそもストレスオフ組織とは何か。同社では、ストレスに対して心のバランスが取れている状態を"ストレスオフ"と定義し、関連会社で現代女性のストレス状態を計測、数値化。専門家の意見も参考に、社内の組織作りでもストレスオフに取り組んでいる。
 「きっかけは、弊社のトップが、会社が急成長を遂げる中で無理をしすぎて体調を崩してしまったこと。大事なのは、がんばるときと、足を止めるときのバランス。ストレスを自分でコントロールでき、管理できるようにする。ブランドメッセージとも一貫性を持たせて、ストレスオフな組織作りを始めました」と、コーポレート企画部部長 社長室室長の渡辺大介さんは話す。
 ストレスオフの3大要素「主体性」「休息」「グルーミング」に基づいて、さまざまな施策を行っているが、中でも「グルーミング」は、交流を支援し、居場所を作ることが精神的ストレスを緩和させるというもの。その施策の一つが、「クラス制度」だ。部署以外にも社内に居場所が持てるよう、クラス長と呼ばれるリーダーのもとに、5、6人の社員が集まってグループを作る。
 メンバーはあみだくじで決まり、1年を3期に分けた学期ごとのクラス替えも行う。
 コーポレート企画部 経理・人事マネージャーの井草陽子さんは、「ようやくなじんできたところでクラスが替わってしまうのですが、新鮮さもあって、これくらいがちょうどいいんです」と話す。

クラスで集まる朝礼や「朝ゼミ」で組織が活性化

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 毎朝の朝礼では、クラスごとに集まって、オリジナルの社員手帳「みんなのポラリス」を見せ合う。そこに書かれている「私はこれをがんばります」と決めたことが、前日、できたかどうかをチェックし合い、できていたらシールを貼る。「習慣を変えるというのは、一人でやっていてもなかなか難しいもの。誰かに『できているの?』と聞かれることで、やれるようになっていく。そうした習慣化支援の場になっています」(渡辺さん)。この社員手帳は、毎年、社内の制作委員会でコンテンツから練りに練って作っているオリジナル。人生の目標から日々の行動目標まで落とし込めるようになっている。まさに、みんなの指標、ポラリス(北極星)だ。「このようにクラスでは人生の目標についても話し合ったりするので、お互いのことをより深く知るようになります。だからこそ指摘などもしやすい。コミュニケーションは活発になります」(渡辺さん)。
 朝礼後には一時間、全社員で行う勉強会「朝ゼミ」もある。これは「主体性」のための取り組みで、情報の共有や、知識を深めることを目的に行われている。これにもクラスごとに参加し、部署に関係なく自由に意見を述べ合う。これもまた強い組織作りにつながっている。

「ニックネーム文化」で成長しても変わらぬ社風

 クラスで行く食事会には、会社から補助金を支給する制度もある。「コミュニケーションを取りながら仕事の話もしてもらう場ということで、定期的に運用し、すごく活用されています」(井草さん)。そうした場では、クラス長が1対1でメンバーの悩みを聞くことも。このように部署以外にも相談相手が持てるのは大きい。またクラスでは、一人ひとりに係がある。ランチ会の幹事役、会社への提出物プッシュ担当など。こうした役割が部署以外にもあると、より居場所感を持てる。これもクラス制度のメリットだ。
 ちなみに、同社は中途入社者がほとんど。「コミュニケーションにすごく時間をかける働き方になりますよ」との説明を受けて入ってくるが、それでも驚く人が多いというのが「ニックネーム文化」だ。これもコミュニケーション活性化のための仕掛けの一つで、取締役もアルバイトも全員がニックネームで呼び合う。元々、トップが友人たちと始めた会社ということもあり、ニックネームで呼び合う方が社内の雰囲気に合うという。また、人数が増えても変わらず絆が強い組織でありたいと、ニックネーム文化を守り続けている。

今後は「みんな一緒に」と多様性のバランスが課題

 ほかにも、家族や自分自身と向き合える時間を持てるための特別休暇、労働時間短縮週間、帰省費用に生かせるギフト券の支給など、さまざまな取り組みを行っている同社。今後の課題は、飽きさせないこと。「どの制度も絶対に続けていくということではなく、現状に合わせて残すものは残す。社員の反応が悪くて、1回でやめた施策もありました」(井草さん)。結果、今は良い制度だけが残っている。たとえば、会議で建設的な議論が交わされるようにと考えられた「ナイスJASAシール」。反論を述べるときは、「じゃあさ」と代案を一緒に述べるのをルールとし、ナイスな「じゃあさ」が出たらシールがもらえる。ゲーミフィケーションを取り入れたこの仕組みは、飽きずに継続されている。「弊社の取り組みは、みんなで一緒に、というのが多いのが特徴。集団としてのサイズ感が小さければそれも効果的だと思うのですが、事業の成長とともに組織も大きくなっていく。多様性とのバランスも求められるようになる。それが今の課題です」(渡辺さん)。
 現在は、評価でも、人としての立ち居振る舞いを、360度、お互いに評価するやり方を取っている。「落ちそうなボールを拾う人」が、みんなで助け合うところが、評価される仕組みになっている。
 こうしたさまざまな施策が機能しているかどうかは、いまだ40人弱の組織で、およそ80億円の売り上げ(2017年8月期)を残せていることが何よりの証し。同社の2017年度の事業テーマは、「雑(ざ)っ魚団(こ)結でみんなアクティブ」だ。スーパースター一人が引っ張っていく組織ではなく、小さい魚も集まれば、より大きな成果が生み出せると考えている。


【会社DATA】
株式会社メディプラス
本社:東京都渋谷区恵比寿4-6-1恵比寿MFビル2階
創業:2003年8月12日
代表者:代表取締役社長 恒吉明美
資本金:4,650万円
従業員数:39人(契約社員・アルバイトを含む)※2017年10月現在
https://mediplus.co.jp/


 

『月刊総務』本誌記事:

総務パーソンが押さえておきたい4月のトピックス

2018-03-23 10:15

■法務

執筆/小沢・秋山法律事務所 弁護士 香月裕爾

●銀行による人材紹介業

 金融庁は2018年1月23日に、銀行監督上の指針である「主要行向けの総合的な監督指針」および「中小・地域金融機関向けの総合的な監督指針」(以下「監督指針」)の改正案を公表し、パブリックコメントに付しました。その内容は、「銀行が、取引先企業に対して行う(略)人材紹介業務については、取引先企業に対する経営相談・支援機能の強化の点から、固有業務と切り離してこれらの業務を行う場合も『その他の付随業務』に該当する」というものです。
 銀行は、預金・為替・融資等の固有業務等の実施できる業務が銀行法によって、極めて限定された範囲でのみ経済活動を行うことを強制されています。しかし、昨今のマイナス金利政策が長引く状況下では、融資業務等から収益を上げることは困難であり、アパートローンや個人ローンも事実上制限されています。加えて、マネー・ロンダリングおよびテロ資金供与対策、反社会的勢力対応、振り込め詐欺対策などに多額のお金や手間と時間がかかるというような厳しい経営環境に置かれています。メガバンクでさえ、大幅なリストラや機械化によるコストと手間の削減を計画していますが、地方の銀行はより厳しい状況に直面しているのです。
 そこで、金融庁も銀行が実施できる業務を少しでも拡大して、収益を上げることを考えたようです。今後も銀行の業務は拡大すると思われます。
 

■労務

執筆/斉藤社労士事務所 特定社労士 斉藤貴久

●4月1日、障害者雇用率の引き上げ

 2018年4月1日から、改正障害者雇用促進法が施行され、民間企業の法定雇用率は現行2.0%から2.2%に引き上げられます。その結果として障害者雇用が義務付けられる事業主は、従業員数が現行の50人以上から45.5人以上に拡大されることになります。なお、改正日は確定していませんが、2018年4月1日から3年を経過する日より前に、民間企業の法定雇用率は2.2%から、さらに2.3%へ引き上げられることも決定しています。
 また、精神障害者である短時間労働者の雇用率のカウント方法が変更され、2023年3月31日までに雇い入れられた者等については、1人をもって1人(現行は1人をもって0.5人)とみなす措置が取られます。

●新モデル就業規則

 厚生労働省は、新しいモデル就業規則を公表しました。「妊娠・出産等・育児休業・介護休業等に関するハラスメントの禁止」「その他あらゆるハラスメントの禁止」「副業・兼業に関する規定」の3点が新設されています。これは、2017年1月1日施行の改正男女雇用機会均等法における、いわゆるマタハラの防止、および、2017年3月28日に働き方改革実現会議において決定された「働き方改革実行計画」における副業・兼業の普及促進に対応するために作成されたものです。
 

■税務

執筆/税理士法人AKJパートナーズ

●消費税率の変更に伴うシステムの修正費用

 2019年10月1日より消費税率が10%に変更されるとともに、軽減税率制度の導入が実施されます。実施日までの間に、現在使用しているPOSレジなどのシステムプログラムの修正が必要な場合には、外部の業者などに対する修正費用を要します。この修正が、消費税率の変更や軽減税率制度の導入に対応するものであることが明らかな場合は、システムの機能を維持するためのものと見なし、修正費用は全額修繕費として損金算入することとされています。
 ただし、この修正費用のうちに、システムの機能の追加や機能の向上に要した部分が含まれている場合には、この部分の金額は資本的支出として資産に計上すべきとされるため留意が必要です。このため、業者から交付される書類などにおいて、修正する内容を明確にしておくことが好ましいと考えられます。

●印紙の還付

 契約書に印紙を貼り付けたものの、書き損じたり破損してしまった、貼り付けた印紙の額が過大であった、印紙の必要のない契約書(不課税文書)に印紙を貼り付けてしまった場合などは、税務署に書面で請求することで、誤って貼り付けた印紙相当の還付を受けることができます。
 ただし、契約書の解除や取り消されたものなど、一度有効となった契約書に貼り付けた印紙については還付を受けることができません。
 
『月刊総務』2018年4月号P7より転載

 

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