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『月刊総務』本誌記事:

【総務部門】3月の業務ポイントと行事

2020-02-28 10:00

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◆3月の業務ポイント

▼入社式の準備
▼新入社員の入社前教育の実施と受け入れ態勢の総点検
▼新入社員の配属決定と教育計画の最終決定
▼新年度経営計画の策定
▼新入社員、異動者の名刺や社員証などの手配
▼定期人事異動の発表
▼昇給のための人事考課の実施
▼就業規則の見直し
▼保存文書類の整理と廃棄
▼売掛金の回収徹底
▼春季健康診断および春季防災訓練の実施
▼会社案内の作成
▼社内報の編集と発行

◆3月の月間&週間行事

▼3月1日-31日
・自殺対策強化月間(厚生労働省)
▼3月1日-7日
・春季全国火災予防運動(総務省消防庁)
▼3月1日-8日
・女性の健康週間(厚生労働省)
▼3月15日-21日
・こころの健康づくり週間(厚生労働省)
▼3月21日-27日
・人種差別と闘う人々との連帯週間(国連)


◆世界旅行気分

▼ブルネイ・ダルサラーム国(Brunei Darussalam)
brunei.jpg 東南アジアのボルネオ島北部に位置する立憲君主制国家。昨年の即位の礼の「饗宴の儀」で、天皇陛下の隣に座っていたのがブルネイ国王だったのは、記憶に新しい。ブルネイは三重県ほどの大きさの小さな国だが、自然と天然資源に恵まれた豊かな国で、石油や天然ガスを世界に輸出している。東南アジアでは、シンガポールに次ぐ高い経済水準と充実した社会福祉を実現。ブルネイ国民であれば、医療費・教育費は無料(つまりお金持ち国家)、治安も良く自然災害が少なく、豊かな観光資源を有することで知られている。日本とブルネイはエネルギーを基盤とした良好な関係を構築していて、お互いに欠くことができない大切なパートナー。ブルネイが輸出する天然ガスの約90パーセントは日本向けなのだ。


【DATA】(外務省HPより)
●人口:42万1,000人(2017年)
●面積:5,765km2(三重県とほぼ同じ)
●首都:バンダル・スリ・ブガワン
●言語:マレー語


『月刊総務』2020年3月号P6より転載

 

『月刊総務』本誌記事:

【総務の現場から】コミュニケーション改革から進める 70年企業のリブランディング

2020-02-14 10:06

日立グループから離脱。まず着手したのは文化改革

 プロ向けの電動工具など、パワーツールのメーカーである同社。グローバル企業として展開する中、2017年日立グループから離脱。米投資会社KKRの傘下に入り、2018年6月1日、第二の創業のスタートを切った。
 「私が入社したのは、社名が変わるちょうど1か月前。誰もが知る『日立』という名前から離れたときに、いかに新しい社名を、新しいブランドを浸透させていくのか。そのためのさまざまなコミュニケーション活動を推進してきました」と、経営戦略本部 マーケティング・コミュニケーション室長の玉川岳郎さんは話す。
 リブランディングには、社員がこの先、自分たちで自立して、どんな未来を作っていくのか、と発想できる風土が必要だった。そのためにまず取り組んだのは、企業文化の改革。ノーネクタイが許されるだけで「すごい」と考えられていた同社で、2018年7月から3か月間、夏場だけでもカジュアルな服装で過ごせるようにした。これも、ただやるのではなく、「会社のコーポレートカラー、グリーンを表現しよう。緑色の服なら何でもオッケー」と、「カジュアルグリーンデイズ」の名称で展開。すると、経営陣が会議の場で緑色の服を着るようになった。
 一方で、「緑色の服を持っていない」という声も聞かれた。そこで、2018年の秋、緑色のポロシャツを会社が支給。2019年7月からの「カジュアルグリーンデイズ」では、一層社内が緑色に染まった。この成果を受けて試験的に、10月から品川本社では服装を自由とした。自由といってもTPOに合わせて自分で考えなくてはいけない。そうした「自分で判断する文化」を醸成するねらいもあった。
 「最初の1週間は私が体を張って、限界となる服装で社内を歩き回りました。今後、本社でアンケートを取って、好評であれば全社展開しようと思います」
 実際、社員の服装が自由になってきた感じはある。それだけでコミュニケーションの在り方も変わりつつある。「もちろん、文化の改革は一足飛びにはいきません。ですが、わりと自由に働いていいんだな、自由に発言していいんだな、という機運は高まってきていると思います。これからも多様な意見を聞きながら、改革を推進していきます」

ブランドの思いを伝える新たなタグラインも導入

 社外向けコミュニケーション活動としては、ブランド名変更に合わせて、新たなタグライン「UNLEASH the NEXT(解き放つ、その先へ。)」を導入。その作成にあたっては、外部のコンサルタントも含めた少数精鋭のプロジェクトチームで、「ハイコーキのブランドの意味合いとは何か」から議論した。
 ハイコーキ製品の一番の価値とは、プロが使うものならではのパワー、精度、耐久性。それと、もう一つ。強みとする「思い通りの仕事がどこでもできる」コードレス製品に象徴される、ユーザーの声を反映した製品やサービス。それらを踏まえ、「私たちは、パワーツール領域で、進化する極上のユーザー体験を提供し続ける」ことを、ハイコーキブランドの約束事として結論付けた。
 2018年10月1日、販売店やエンドユーザー向けイベントを開催。新ブランド、ハイコーキの要諦を発表した。同イベントは、順次海外でも実施。また、デジタルマーケティング活動も展開している。たとえば、ハイコーキ製品によって、絡まるコードから解放される職人さんを描いたウェブ動画は、ユニークな中にも製品の魅力が伝わる内容。これらの活動により、ハイコーキブランドのユーザーからの反応は良好だという。

会議は議論しやすい車座に。社長との距離感にも変化

ph_b_1.jpgのサムネイル画像 2019年4月1日、森澤篤新社長が就任。その豊かな発想から、一層コミュニケーションの変革が進んでいる。たとえば、会議の仕方。経営会議は、テーブルを取り除き、車座でのスタイルとした。するとオープンな議論をする雰囲気が生まれ始めた。また、効率的に進行できるよう会議の種類も分けた。1時間から2時間の「あっさり会議」、半日から1日ほどの「じっくり会議」、1泊2日合宿の「とことん会議」といった具合だ。「私も部内のリーダー会議は車座でやっています」。

 ほか、社長の考えを理解する場として、10人前後の少人数グループが、オフィス近くの飲食店で社長とざっくばらんに語り合う「夕暮れドキ会議」も実施。この人数だと社長を囲み全員が一緒の話題に参加できるのがいい。また、社内報とは別に、経営からのメッセージに特化した、社員向けニュースレターも四か国語で発行を始めた。「さらに最近ではオンライン中継による初めてのグローバルタウンホールミーティングも行いました」。

世の中との接点を増やし、一層ブランド価値の向上を

 このように、さまざまなコミュニケーション活動を推進する上で気を付けていることは、全体が一つの世界観としてつながっていること。リブランディングは、次の未来を作っていくため、成長していくためのもの。そのためには、お客さま目線で何ができるかを考え続けることが大切だ。「まだまだ道半ばです。いかにブランドを成長させていくか。その価値を高めていくか。これからもグローバルで探求し続けていきます」。
 社内向けには、さらに社員の理解が進み、行動が変わるように影響を与え続けていく。結果、チームワークが良くなり、もっと能動的に事業を推進できる、筋肉質なワンチームになるであろうことを期待している。
 「私が考える広報とは、世の中の窓口。窓口として、世の中との接点を増やせば増やすほど、コミュニケーションの流通量を増やせば増やすほど、おのずと事業に好影響を与えられるし、ブランド価値に良い影響を与えられる。社員にとっては、自己の存在価値を再認識できる。私たちの役割は、それをインスパイアすることだと思っています」


【会社DATA】
工機ホールディングス株式会社
本社:東京都港区港南2-15-1(品川インターシティA棟)
設立:1948年12月18日
代表者:代表取締役 社長執行役員 森澤 篤
資本金:178億円(2018年3月31日現在)
従業員数:連結6,446人(2018年3月31日現在)
https://www.koki-holdings.co.jp


 

『月刊総務』本誌記事:

テレワーク推進における留意点

2020-02-03 10:30

テレワークに必要な4つの要素

AdobeStock_223121660.jpeg テレワークの難しさには、導入の難しさや運用の難しさなど、さまざまあります。それらすべての原因は「一足飛びにテレワークを導入しようとしているから」ということに集約できるかと思います。
 制度の策定から着手したり、第一歩としてツールの選定を開始したり、社員全員が自宅で仕事をする日を設けてみたり......、このような取り組みをしたことのある企業も多いのではないでしょうか。
 こうした取り組みがねらい通りの効果を発揮せず、場合によっては「やりたくもないテレワークをやらされた」「ツールの使い方に慣れず業務効率が下がった」など、むしろ現場の社員に抵抗感を生んでしまったという悩みも聞かれます。
 この課題を解決する鍵は、テレワークに必要な四つの要素にあります。その4つの要素とは「文化」「制度」「ツール」「場所」です。

テレワークを自分ゴト化する「文化」の醸成

 一つ目の「文化」は、テレワークの意義を社員自身が理解して自分ゴト化すること、つまり「そもそも何のためにテレワークをするのか?」を考えるというステップです。
 前述のデータでは、テレワークを実施している人を職種別に見たときに、管理職や営業職ほどその割合が高いことがわかりました。
 しかし、この「何のためにテレワークをするのか?」は、そもそも役職や部門、日々の業務内容によって異なります。多くの企業がテレワークの導入に難しさを感じる原因の一つは、この視点が抜けていることにあるのです。
 たとえば営業職の人にとって大切なのは、できるだけ多く商談の機会を作り、効率的にまとめ、成約に結びつけることです。一方管理職は、重要な商談や会議に足を運ぶ時間を作り、意思決定のスピードを速めていくことを求められます。また開発部門の人であれば、チーム内で連携するとともに、一人ひとりの業務への集中度合いが成果に直結するでしょう。
 こうした役割の違いがあるにもかかわらず、一律の制度でテレワークを実施しようとすれば、無理が生じるのも当然です。部門別、役職別、そして個人個人が、何のためにテレワークをするのかを、自分の業務とそのミッションに照らして考えるというステップが、テレワーク成功のためには欠かせません。
 その結果、テレワークを活用する意義が感じられないという人も出てくるかと思います。その場合は、テレワークをする必要はありません。まずは、テレワークの活用によって日々の業務がどのように変えられるのかを、社員自身に理解してもらうことから始めてみてください。具体的には、アンケートの実施やワークショップの開催、1on1などの方法があります。

「制度」作りのポイントは成果評価の徹底

 文化の醸成=テレワークの自分ゴト化ができたら、次のステップは「制度」の策定です。
 部門や役職、個人によってテレワークに取り組む理由が異なるわけですから、一律の制度を全員に適用することの難しさはおわかりいただけるかと思います。もちろん、そのぶん、制度の策定は大変になりますが、ここでは策定にあたっての考え方のポイントをお伝えします。
 多くの企業ではテレワークの導入を検討する際に、社員が見ていないところでサボるのではないかと懸念していることでしょう。確かに実際、テレワークをすることによって業務のペースを崩す社員が出てくることは珍しくありません。
 制度策定にあたって多くの企業が壁にぶつかる原因は、この「テレワークをうまく活用できない人」を想定して、監視や制約の方向で制度を作ってしまうという点にあります。
 しかし、文化がきちんと醸成されて一人ひとりがテレワークを自分ゴト化できていれば、テレワークをうまく取り入れて業務効率化に活用できる人の割合も増えてきます。
 そのため、次に挙げる二軸での制度策定をお勧めします。
(1)業務に即して社員自身がテレワークの取り入れ方を選べるような、自由度の高い制度を作る
(2)万が一それによって業務のペースを崩す社員が出てきたときに、引き上げられるような制度を作る
 このとき(2)の観点から欠かせないのが、徹底した成果評価です。ここでいう成果とは、営業成績などのわかりやすい数値目標だけではありません。いつまでにどの業務をどれくらい進捗させるかなど、定性的なものも含めて成果と考え、その定義を言語化し、定期的に振り返ることによって評価していきます。
 成果評価が徹底できていると、「テレワークをしながらきちんと成果を出している人」「テレワークをしたことによって成果が出なくなってしまった人」など状況を把握して、後者のケアをすることが可能になります。場合によっては「毎日オフィスに来ているのに成果が出ていない人」の存在も見えてくるかもしれません。
 このプロセスは、成果の言語化やその評価基準の策定に時間がかかり、実際に運用を始めたあとも定期的な評価面談が必要になったりと、一朝一夕に進められるものではありません。
 しかし、成果を軸にした評価制度を整備することは、社員の働き方をきちんと捉え、必要に応じた対策を講じることにつながります。将来的にはテレワークの枠を超えて、企業が社員の多様性を受け入れるための重要な考え方になるといえるでしょう。

テレワークの目的に応じた「ツール」の導入を

 文化、制度が整ってようやく「ツール」がその役割を発揮します。テレワークをする理由は部門や役職、個人によって異なるため、すでに使っているメールソフトやスケジューラーで事足りる部門は、新たなツールを導入せずにテレワークを始めてみるのもアリでしょう。
 用途を想定してチャットツールを導入したり、営業部門であればWeb会議システムを導入したりと、ここでも大切なのは「何のためにテレワークをするのか?」に立ち返り、それに即したツールを導入・運用することです。
 このパートの最初に指摘した「ツールの使い方に慣れず業務効率が下がった」などの課題も、その大半は、利用方法を積極的に覚えようとしないという心理的なハードルが原因だと考えられますので、一人ひとりがテレワークを自分ゴト化することによって改善が見込めます。

テレワークの社会実装には「場所」が必要

 最後の要素は「場所」です。これは、テレワークの課題としてよく挙げられるセキュリティの問題とも密接な関係があります。
 通信やツールの進化に伴い、10年前に比べるとオフィス以外の場所で仕事をできる環境はだいぶ整ってきました。しかし、秘匿性の高い情報を扱うケースや緊急対応が発生するケースを考えると、外出先で仕事をするのに適した環境が十分に整っているとはいえません。カフェやコワーキングスペースで重要な書類をパソコン画面に表示している人や、電話で具体的な社名を口に出しながら会話をしている人を見ると、他人ごとながら心配になってしまいます。
 昨今は空間をシェアする方向性の考え方やサービスも浸透してきていますが、ビジネスシーンでプライベートな空間の需要がなくなることはないでしょう。
 たとえば当社の場合、こうした課題に対し、いつでも・どこでも駆け込めるテレワーク向けの空間の提供を目指し、テレワークのためのコミュニケーションブース「テレキューブ」を提供していますが、「場所」については、これから社会全体で取り組む余地のある課題だといえます。
 また、セキュリティの問題として、IT機器の持ち歩きによる情報流出の可能性が指摘されることもありますが、これは書類などを中心とした従来の仕事の仕方でも起こり得ることであり、テレワークの本質的な課題ではないと考えられます。


出典:『月刊総務』2019年10月号第2特集「現状・課題から見る テレワークの在り方」より一部抜粋


執筆 株式会社ブイキューブ
1998年10月創業。ビジュアルコミュニケーションツールの企画・開発・販売・運用・保守等を行う。ビジュアルコミュニケーションサービス「V-CUBE」を通して、世界中どこにいても働ける働き方・環境の実現を目指す。


 

『月刊総務』本誌記事:

総務パーソンが押さえておきたい2月のトピックス

2020-01-31 10:20

■法務

執筆/小沢・秋山法律事務所 弁護士 香月裕爾


●EUにおける知的財産権統一問題

 EU域内では、知的財産権において、商標や意匠の出願等が統一されています。そのため、わが国の企業は、EU知財庁に出願することによって、EU全域における法的保護を受けることができます。そして、EUはもっとも主要な特許権も統一する方向で検討してきました。
 ところが、英国がEUを離脱すれば、EUにおける商標や意匠の出願等が英国では認められないということになりかねません。善後策は講じられていますが、英国で新たな商標や意匠の保護を受けるには、英国でも出願する必要があり、費用や手間が二重にかかることになります。
 さらに、統一特許制度においては、その前提となる統一特許裁判所協定の発効に必要なドイツ、英国、フランスの批准が危ぶまれています。英国は同協定を批准していますが、EU離脱が実現すれば、協定の修正等が議論されることになりそうです。加えて、ドイツでも、同協定の批准が同国の憲法規範に抵触するとの理由で、法律学者が憲法訴訟を連邦憲法裁判所に提訴しています。憲法訴訟の結果はわかりませんが、万が一、協定が憲法違反との判決が出されれば、ドイツも協定を批准できないことになります。
 特許出願数がもっとも多いドイツと2番目に多い英国が統一に背を向ければ、統一が実現しても魅力のある制度とはいえなくなりそうです。わが国の企業も欧州における知財戦略を見直すべきかもしれません。

■労務

執筆/斉藤社労士事務所 特定社労士 斉藤貴久


●パワーハラスメント防止の指針案

 2019年11月20日、労働政策審議会の分科会でパワーハラスメント防止のための指針案が了承されました。1か月間の意見公募(パブリックコメント)やその後の手続きを経て2020年1月に告示され、法律の施行日である2020年6月1日から適用される予定です。
 指針案は、6つの言動の類型ごとに「該当する」または「該当しない」と考えられる例を示しています。また、就業規則等においてパワハラ禁止に関する方針や懲戒規定を定めることが必要となります。加えて、会社が講じなければならない措置として、相談窓口の設置やパワハラに関する相談等を理由として不利益に取り扱わない旨を定め、従業員に周知・啓発することが求められています。

●年次有給休暇の取得率は52.4%

 厚生労働省の就労条件総合調査によると、2018年の年次有給休暇の取得率は52.4%になっており、前年から1.3ポイント伸びています。2019年4月から年次有給休暇の時季指定義務が創設され、会社には年5日について取得させる義務があります。来年公表される取得率が気になるところです。
 なお、改正法の施行日から2020年3月31日までの1年度で時季指定義務を果たそうとする会社は、2019年12月31日の年末時点での取得状況確認が重要だと思われます。

■税務

執筆/税理士法人AKJパートナーズ


●給与所得者が副収入を得た場合の確定申告

 多くの給与所得者は年末調整によってその年の所得税・復興特別所得税の税額が確定しているため、確定申告をする必要はありません。
 しかし、年末調整を行っていても、給与以外の副収入として20万円を超える所得がある場合には確定申告が必要です。たとえば次のような所得も、年間20万円を超える場合は確定申告が必要となりますのでご留意ください。
・ネットのオークションサイトやフリーマーケット等による個人間取り引きによる所得
・車や軒先パーキングの貸し付けによる所得
・仮想通貨の売却による所得
・民泊による所得

●スマホ申告について

 国税庁のホームページ「確定申告等作成コーナー」において、スマホ専用画面から確定申告を行うことができます。2018年分は、1か所の給与収入の方など対象者が限定されていましたが、2019年分より2か所以上の勤務先から給与収入がある方、年金収入や副業の雑所得がある方など対象範囲が広がります。また、マイナンバーカード対応のスマホを利用することでICカードリーダライタを使わずに確定申告書を送信することができます。
 この場合、源泉徴収票等の添付書類の郵送は不要ですが、自宅での書類保管は必要となりますのでご留意ください。

『月刊総務』2020年2月号P7より転載

 

『月刊総務』本誌記事:

【総務部門】2月の業務ポイントと行事

2020-01-30 10:00

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◆2月の業務ポイント

▼新入社員入社前教育の実施
▼新入社員教育担当者の決定と研修
▼新入社員教育カリキュラムの決定
▼新入社員の配属検討
▼新年度経営計画作成
▼新年度部課内業務計画の作成
▼昇給のための人事考課開始
▼各種業務規程類の見直し
▼保存文書類の整理
▼社員寮・社宅等の点検と修理
▼職場における健康診断推進運動および生活習慣病予防週間への取り組み
▼省エネルギー月間への取り組み
▼社内報の編集と発行


◆2月の月間&週間行事

▼2月1日-29日
・省エネルギー月間(資源エネルギー庁)
▼2月1日-3月18日
・サイバーセキュリティ月間(内閣サイバーセキュリティセンター)
▼2月1日-7日
・生活習慣病予防週間(厚生労働省)
▼2月17日-23日
・アレルギー週間(財団法人日本アレルギー協会)
▼2月17日-3月16日
・所得税の確定申告(国税庁)

◆世界旅行気分

chile.png▼チリ共和国(Republic of Chile)
 南アメリカ南部に位置する共和制国家。日本から見ると、ちょうど地球の裏側にある。赤道近くから南極まで続く細長い国土なので、景色も気候も実に多彩。北部は広大な砂漠地帯、中部は森や湖が美しい湖沼地帯、そして南部は氷河地帯になっている。北部に行くなら日焼け止めとサングラス、南部に行くならダウンジャケットが必携。あのモアイ像が立つイースター島も、本土から3,700キロも離れているがチリだ。また、チリは治安が良く南米では少ない危険地域の指定がされていない国の一つでもある。
 ところで、チリと聞いてワインを思い浮かべる人も多いのでは。チリ産ワインは2015年、日本でのワイン輸入量ナンバーワンになっている。


【DATA】(外務省HPより)
●人口:1,873万人(2018 年)
●面積:75万6,000km2(日本の約2倍)
●首都:サンティアゴ
●言語:スペイン語


『月刊総務』2020年2月号P6より転載

 

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