月刊総務プラス

『月刊総務』本誌記事:

【総務の現場から】緊急対策本部立ち上げ訓練など、多彩な施策で防災意識と知識を向上

2019-07-12 15:08

東日本大震災を機に大規模災害対策を強化

 不動産業、総合レジャー業(飲食店・映画館等の運営)を幅広く展開するヒューマックスグループ。国内の店舗数はおよそ70店舗。社員数はアルバイトも含めて約3,000人。その基盤を支える株式会社ヒューマックスでは、総務部11人で、グループ全社の管理業務を一括して担っている。ITグループ、パブリシティグループ、総務グループに分かれており、総務グループでは、備品管理などはBPOしつつ、リスク関係全般を担当。同グループの山本和奈さんは、「当社が防災についての危機意識を強くしたのは、やはり東日本大震災がきっかけ。公助の力には限界がある。そこだけに頼らずに、自分たちで会社や社員を守ろう。自助、共助を強めていこう、と取り組んできました」と話す。

近隣の社員で助け合うHAPという組織を結成

 まず取り組んだことは、安否確認サービスの導入。さらに、HAP(ヒューマックス エリア パートナーシップ)という組織体を、トップ発信によって立ち上げた。これは、社員の住んでいる地域ごとにチームを作り、発災時にはチーム内で協力して復旧活動などを行う仕組み。現在、37チームがあり、チームのリーダーやサブリーダーが、事務局である総務と連携を取りながら対応する。「安否確認サービスで、社員の無事を確認するのが初動。そこでもし、『自宅が倒壊した』というような連絡がきたら、近くで動ける人が助けに行く。そんな協力し合える関係を作りたいと考えています」。それにはチーム内の絆を強くしておくことが大切だと、HAPチームでの懇親会を会社負担で実施できるようにした。今後は、チームごとに地域の避難所に見学に行ったり、都民防災教育センターの研修などに参加することも検討中。社員の防災知識には個人差がある。教育はこれから力を入れていきたいことの1つだ。

備蓄品選びに社員も参加。防災対策を自分ごとに

 同社は、「平成30年度東京都一斉帰宅抑制推進企業認定制度」のモデル企業に選ばれた。その際、高く評価された施策の1つが、社員による食料備蓄品の実食会だ。「いわゆる試食会ではなく、発災時の状況をイメージした中で行ったもの。昼食を軽めにして来てもらい、総務からは口を出さずに、グループごとに協力して、作るところからやってもらいました。味だけでなく、作りやすさの点からも意見をもらい、それを参考に備蓄品を決定しました」。このように社員を巻き込むことで、防災を自分ごとにしてもらう。もしものときには、「自分たちで選んだものをみんなで食べるんだ」ということで、社員の満足度を上げられたら、とのねらいもあった。
 食料備蓄品の保管方法も工夫。3日分を1日分ずつ、さらに1人分ずつに分けたあと、コンテナに保管。それを移動式のカートに積んで倉庫に置いてある。コンテナには、「何日目」「何人分」と書かれたラベルが、カートには配布マニュアルが貼られている。「私たちが目指しているのは、災害時に総務や防災の担当者がいなくても、自分たちで判断して、行動してもらえるようにすること。誰が見てもひと目でわかるよう、工夫をしています」。食料備蓄品の一日目分だけは、ほかの防災用品と一緒に非常持ち出し袋に入れて、入社時に社員に配布。これも各自で判断して食べる、という行動をしてもらうため。また、自衛消防組織の担当については、日常的に目にするオフィスの座席表に記入することで周知をはかっている。

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毎月の安否確認応答訓練も。年1回の大規模訓練も実施

 昨年9月、初めてグループ各社を巻き込んで、「Day-1」訓練という初動対応訓練を実施した。対象は、緊急対策本部要員と、同立ち上げ要員。立ち上げ要員には、緊急対策本部が置かれる本社から徒歩圏内に住んでいる人が任命されている。つまり、本社勤務の人ばかりではない。ビルの構造自体を知らない人もいる。「実際、何をしたらいいのか」まで、イメージできている人は少なかった。「なので、1回動いてもらおう、と。総務としても新鮮な意見が聞きたくて実施しました」。トップも含めて約40人が参加。本社のあるビルの外に集合するところから始まり、ビルの防災センターで入館手続きのレクチャーを受け、オフィスのある22階まで、一部階段で上がる訓練も。さらに停電時にセキュリティカードが使えなくなった場合の入り方を体験し、オフィス内に到着後は、蓄電池でパソコンを立ち上げて安否確認を集計。IP無線で各事業所の確認を行うところまで実践した。訓練後の意見から、備品の取り出しやすさなど、新たな課題を見つけることもできた。「Day-1」訓練は、今年もブラッシュアップをして実施する予定だ。
 ほか、年2回、通常の防災訓練を実施。また、毎月、安否確認サービスの応答訓練も行っている。これも定型文を配信するのではなく、「備蓄品がどこに保管されているか知っていますか?」といった質問を送るなど、毎回内容を変え、少しずつ防災知識を盛り込んでいる。さらに、全社員に配布している防災カードや、ヒューマックスグループガイドブック(経営理念などが書かれた冊子)、月1回発行しているコンプライアンス通信など、ありとあらゆるところで防災情報に触れられるように工夫。これも、「自分で動けるよう、みんなの防災意識や知識をある一定レベルにまで持っていきたい」との思いからだ。
 もちろん、こうした活動を「必要ない」という社員もいる。だが、そうした否定的な意見にも、山本さんは、「よっしゃ!」という気持ちになるという。「それだけ意識はされているということですから。いちばん怖いのは、全く知りません、という状態。私は負けず嫌いなので、防災に無関心な人の気持ちも変えてみせる!との思いが、一番のモチベーションになっています」。

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【会社DATA】
株式会社ヒューマックス
本社:東京都新宿区西新宿3-20-2 東京オペラシティタワー22F
設立:1948年8月
代表者:代表取締役社長 林 祥隆
資本金:1億円
社員数:60人(2019年6月時点)
http://www.humax.co.jp/


株式会社ヒューマックス
総務部 総務グループ
山本和奈さん
やまもとかずな●専門商社での営業事務を経て、2018年3月入社。現場や若手の気持ちがわかる20代総務として、総務部に新風を吹き込んでいる。オフの楽しみは、大好きなドラマやアニメ、映画を見ること。「最近の自分的大ヒットは『キングダム』。初めて映画館に同じ映画を2回見に行きました」。

 

『月刊総務』本誌記事:

総務パーソンが押さえておきたい7月のトピックス

2019-06-28 12:24

■法務

執筆/小沢・秋山法律事務所 弁護士 香月裕爾


●民事裁判手続きのIT化

 政府の「未来投資戦略2017」において、裁判に係る手続等のIT化を推進する方策について速やかに検討、結論を得るとされたことを受け、2017年10月に「裁判手続のIT化検討会」が設置され、2018年3月30日に「裁判手続等のIT化に向けた取りまとめ」が公表されました。
 取りまとめにおける民事裁判のIT化とは、(1)e提出、(2)e事件管理、(3)e法廷の「3つのe」の実現です。(1)は訴状等の提出を24時間365日可能なオンライン提出にすること、(2)はオンライン上での裁判期日等の調整や主張・証拠へのオンラインアクセスを可能にすること、(3)はウェブ会議の導入・テレビ会議の拡大や口頭弁論期日の見直しなどが例示されています。
 民事裁判IT化のロードマップは、前記3つのeについて実現可能なものから、速やかに段階的に導入し、かつ確実に進めていくとされています。具体的には、フェーズ1で現行法の下でウェブ会議の導入とテレビ会議の拡大をはかり(3)を実現。フェーズ2で民事訴訟法を改正し、改正法に基づく弁論・争点整理等を運用して(3)を完了。フェーズ3で新たなシステムを採用し、オンライン申し立て等の運用を開始して、(1)(2)を実現します。
 法務省は、今年度中に法制審議会に諮問し、2021年の臨時国会に民事訴訟法の改正法案を提出、2022年度に施行するとしています。


■労務

執筆/斉藤社労士事務所 特定社労士 斉藤貴久


●是正勧告の方向性

 厚生労働省は毎年11月を「過重労働解消キャンペーン」とし、事業場の臨検(立ち入り調査)を実施しています。今般、公表された昨年のキャンペーンのうち、労働基準関係法令違反があった事業場は全体の約七割で、時間外労働に関するものがもっとも多くなっています。
 一方、厚生労働省は通達「当面の労働時間対策の具体的推進について」を2019年4月1日に発し、今後の方針を示しています。引き続き時間外労働に関するものが重視されていますが、注目すべきは年次有給休暇の取得促進です。通達の中で「指導」という文字が使われている箇所が、年次有給休暇の取得促進に関する部分でもっとも多くなっています。改正労働基準法では、年次有給休暇の時季指定義務が設けられたので、今後、年次有給休暇に関する法違反に注意が必要でしょう。

●改正労基法対応のモデル就業規則

 厚生労働省のモデル就業規則が、2019年3月版として更新されました。周知の通り、働き方改革の一環として、2019年4月1日から改正労働基準法が施行されています。法改正に対応するため、モデル就業規則では「年次有給休暇の時季指定義務」や「長時間労働者に対する面接指導」などの条文が新たに記載されています。また、各種ハラスメントに関する条文も整理されているので参考になります。

■税務

執筆/税理士法人AKJパートナーズ


●個人事業主の事業承継税制

 2019年度税制改正により、個人版の事業承継税制が新たに創設されました。これにより、個人事業主が事業用の土地や建物のほか、事業用資産である一定の減価償却資産を後継者に相続または贈与した場合、これらに係る相続税または贈与税の全額の納税が猶予されます。
 対象は、2019年1月1日から2028年12月31日までの間に行われる相続または贈与です。適用するためには、2019年4月1日から2024年3月31日までの間に、認定経営革新等支援機関の指導・助言を受けて「承継計画」を作成し、都道府県からの認定や、納税猶予額相当の担保提供が必要になるなど、一定の要件を満たす必要があります。

●給与等に係る経済的利益(商品等の値引販売)

 役員や使用人に対して自己の商品や製品等の値引販売をした場合、その値引分は経済的利益となり、原則、役員等に対する給与とみなされて所得税の課税対象となります。ただし、次の要件すべてに該当する場合には、課税しなくてよいこととなっています。
 (1)値引販売価額が取得価額以上、かつ通常の販売価額の約70%以上。(2)値引率を役員や使用人の全部につき一律、または地位や勤続年数等に応じ合理的なバランスの範囲内の格差で定めている。(3)値引販売をする商品等の数量が、一般的に通常消費する程度と認められること。


『月刊総務』2019年7月号P7より転載

 

『月刊総務』本誌記事:

【総務部門】7月の業務ポイントと行事

2019-06-27 01:32

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◆7月の業務ポイント

▼中堅社員合宿研修の実施
▼新任管理者合宿研修の実施
▼中堅管理者研修の実施
▼昇進・昇格試験の実施
▼次年度定期採用業務
▼暑中見舞いはがきの発送
▼中元贈答品の発送
▼賞与の支給
▼OA機器の点検と導入の検討
▼安全週間キャンペーンの実施
▼夏の省エネキャンペーンの実施
▼オフィス環境の再検討
▼社員食堂の衛生管理の徹底
▼夏の健康管理対策
▼職場懇談会の実施
▼夏季厚生施設の利用割り振り
▼夏祭りなどへの企業参加と施設の開放
▼OB会総会の実施
▼提案の集計と発表
▼社内報の編集と発行

◆7月の月間&週間行事

▼7月1日-31日
・社会を明るくする運動全国強調月間(法務省)
・愛の血液助け合い運動月間(日本赤十字社・厚生労働省)
・労働者派遣事業適正運営推進月間(厚生労働省)
▼7月1日-7日
・全国安全週間(厚生労働省・中央労働災害防止協会)
▼7月21日-31日
・森と湖に親しむ旬間(国土交通省・林野庁)


◆世界旅行気分

lesotho.jpg▼レソト王国(Kingdom of Lesotho)
 アフリカ南部に位置する立憲君主制国家。レソトは周囲をぐるり360度南アフリカ共和国に囲まれている世界でも珍しい国境線を持つ。また、すべての国土が標高1,500メートル以上という山岳地域で「天空の王国」と呼ばれている。実際、雲がつかめるのではないかと思えるほど、空を近くに感じられるそう。首都マセルにはイギリス植民地時代の建物が残り、どこかヨーロッパを思い浮かべてしまう風景も。ほかにも世界遺産の「セサバテーベ国立公園」や「マレツニャーネの滝」など、大自然を満喫できる観光スポットも多い。日本人にはまだまだなじみの薄い国だが、日テレの「世界の果てまでイッテQ!」で知っている人もいるかな?


【DATA】(外務省HPより)
●人口:223万人(2017年)
●面積:3万km2(四国の約1.6倍)
●首都:マセル
●言語:英語、ソト語


『月刊総務』2019年7月号P6より転載

 

『月刊総務』本誌記事:

【総務の現場から】部門横断の「チームヘルシー」が自発的な活動で健康経営を促進

2019-06-13 11:20

「休職者を減らしたい」と有志が始めた衛生委員会

 これからの時代の「会社のあるべき姿」を追求し、コスト改善コンサルティングや、現場の事例から学べるビジネスメディア「SELECK」、組織変革をサポートするマネジメントツールなどを手掛けている同社。「弊社のミッション『ええ会社をつくる』には、私たち自身が良い会社であろうとの意味もあります。事業にかけるのと同じ重さで組織作りにも力を注いでいます」と、CCOの高橋直也さんは話す。目指すのは、一人ひとりが自律し、自ら意思決定ができる「自律型組織」。バックオフィスは4人で担っているが、「組織はみんなで作る」のが同社の考え方。会社の課題もみんなで解決する。
 社員旅行やレイアウト変更なども、手を挙げた人がプロジェクトを立ち上げる。そういった部門横断のチームが社内にはたくさんある。その一つが「チームヘルシー」だ。「チームヘルシー」とは、いわゆる「衛生委員会」のこと。2017年4月、コーポレートの関口真弓さんが自発的に立ち上げた。
 「きっかけは当時、社員数が45人と、50人目前であったこと。しかしながらそのうちの4人が休職中という状況に危機感があり、社員が専門家に相談できる体制を整えようと立ち上げました」と、関口さん。第1期は、各事業部からメンバーを選び、部門横断の7人体制でスタートした。

データから前兆をつかみ、悪くなる前に「声掛け」

 まず取り組んだのは、社員の健康状態を可視化する「ヘルシーシステム」の導入。これは、健康予測につながる社内のデータを収集し、そこから社員の健康状態を推測して、個別に対応するもの。たとえば、勤務時間や有給取得日数、健康診断や「Wevox」(組織サーベイ)の結果など。中でも着目したのが、「Slack」(社内チャット)の投稿数やアクセスログだ。
 Slackは、管理者から誰がどれくらい投稿しているかが見える。あるメンバーが倒れる前、投稿数の急増、急減という不自然な動きをしていた。これは指標の一つになると、メンバーに公表した上でモニタリングを始めた。実際、Slackの利用状況から前兆を感じ取り、「最近、睡眠の質、悪くない?」などと声を掛けたところ、「そういえば」と本人も気付き、専門家との面談に進めたケースも増えている。「声を掛けてみて違う場合もありますが、かなり当てはまっています。違ってもかまいません。『自分のことを見てくれている人がいる』と知ってもらえるだけでいい。これ以上、休職者は出したくない。今、調子が悪そうな人はいないか。それを読み取って、事前に声掛けをする取り組みを、第1期では徹底して行いました」(関口さん)。
 場合によっては直接声を掛けず、身近な人から聞いてもらうこともある。ちなみに、Wevoxの結果が全体的に落ちているときは、会社の雰囲気も良くない。いろいろなデータから社員の健康状態を把握することは、おおむねできていると実感している。

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プロによる相談窓口や「ヘルシーおやつ」も好評

ph_relations02.jpg もう一つ、取り組みとして大きかったのが、EAP(従業員支援プログラム)の導入だ。外部の総合診療医と契約し、社員との面談や、会社へのアドバイス、社内研修などのサポートをしてもらっている。面談は、最初に全社員と行い、必要な場合は面談を継続。逆にメンバーからの希望に応じても行っている。面談は、執務スペース内の会議室を使い、産業医の先生がよく訪れているようすがわかるように工夫。社員からは、「話すと元気になる」との声も多く好評だ。「こういった相談窓口があると、みんなも安心してくれます。大切なのは気軽に使ってもらえること。産業医の先生をあだ名で呼ばせていただき、親しみやすさを意識しています」(高橋さん)。
 ほか、ナッツやドライフルーツ、焼きのりなど、健康を促進するような「ヘルシーおやつ」をオフィスに導入。また、血圧計、常備薬を置いた保健室も設置した。ただ、血圧を測る人が少ないのが課題。何か血圧を測ることを楽しんで競い合うような仕掛けができないか、検討中だ。

スポーツ手当の利用も促進。会社の健康スコアが改善

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 月に1回ほど、社内に講師を招いての朝ヨガ部も開催。費用はスポーツ手当「カラダにピース」制度を利用している。これは、ジムやテニス、整体やはりなど、健康への投資に対して月に1人1万円まで会社が補助してくれる制度。これらの利用促進も含めたチームヘルシーの活動の結果、会社の健康スコアは、開始時より17パーセント改善(Wevoxの結果より。2019年2月現在)。ヘルシーという言葉自体、社内で頻繁に使われており、肌感としても社内の健康意識は上がってきているという。「チームヘルシーというネーミングにしたのが良かった。たとえば飲み会も、『ヘルシー懇親会』としてグルテンフリーのお店で開くなど、ことあるごとにヘルシーという言葉を使ってきました。そうした啓発活動によって、少しずつ『ヘルシーに働かないといけないんだ』ということが頭の中に擦り込まれていったのだと思います」(高橋さん)。現在、チームヘルシーは第2期に入っており8人が所属。メンバーは前回と総入れ替え。全員、立候補だが、健康意識が特別高いというより、「会社をもっと良くしたい」との思いが強いようだ。
 今の課題は、メイン業務は別にある中、十分な活動時間が取れないこと。チームヘルシーの定例会は、産業医の先生を交えて月に1回30分。検討事項など、もう少しスピーディーに進めたいとの思いはある。あとは、生産性などの指標で、チームヘルシーの活動の価値を示せるようにできないかとも考えている。「今後は、社内外問わず、もっと情報発信をしていきたい。他社さんとも連携して、チームヘルシーの活動を広げていけたらと思っています」(関口さん)。


【会社DATA】
RELATIONS株式会社
本社:東京都渋谷区渋谷2-12-4ネクストサイト渋谷ビル10F
設立:2009年2月17日
代表者:代表取締役社長 長谷川博章
資本金:1,000万円
従業員数:48人(2019年3月時点)
https://www.relationsgroup.co.jp/


 

『月刊総務』本誌記事:

総務パーソンが押さえておきたい6月のトピックス

2019-05-28 10:55

■法務

執筆/小沢・秋山法律事務所 弁護士 香月裕爾


●独占禁止法の改正で変わる課徴金減免制度

 独占禁止法の改正法案が本年3月12日に閣議決定され、通常国会で審議されています。主な改正点は課徴金減免制度の大幅な変更です。
 課徴金減免制度は、独占禁止法違反を自ら公正取引委員会に申告した事業者の課徴金を減免する制度です。現行法では、申告順位によって1位は全額免除、2位は50%免除、3-5位までが30%免除となっています。
 これに対し改正法案は、事業者の実態解明への協力度合いに応じて2位は最大60%、3-5位は最大50%、6位以下でも最大45%の減免を受けることができるようになり、申請者数の上限も撤廃されています。さらに、事業者の実態解明への協力度合いについては、事業者が自主的に提出した証拠の価値に応じて、減免率が決せられるとされています。
 また、事業者からの減免申請と協議開始の申し出によって、公正取引委員会との間で協議がされます。この協議において、事業者による協力の内容と公正取引委員会による減算率の付加が議論され、協力内容と減算率の合意がされれば、協議終了となり、事業者から公正取引委員会に証拠が提出されて、減算率を適用した課徴金を事業者が納付することとなります。
 その他改正法案では、課徴金の算定基礎の追加その他算定期間の延長等課徴金の算定方法の見直し、検査妨害の罪に係る法人等の罰金の上限額の引き上げなどが規定されています。


■労務

執筆/斉藤社労士事務所 特定社労士 斉藤貴久


●健康情報取扱規程の作成

 改正労働安全衛生法は、「心身の状態に関する情報を適正に管理するために必要な措置を講じなければならない」と、会社の義務を定めています。具体的には、2018年9月7日に公表された指針に示される取扱規程を作成することになります。これを受け、厚生労働省は健康情報取扱規程のひな型を含むパンフレット「事業場における労働者の健康情報等の取扱規程を策定するための手引き」を2019年3月29日に公表しましたので参考にするとよいでしょう。
 なお、働き方改革関連法では、さまざまな中小企業の猶予措置がありますが、この部分にはありませんので注意が必要です。

●高度プロフェッショナル制度

 2019年3月25日、高度プロフェッショナル制度に関する省令が出たことで、ようやく詳細が確定しました。年収要件については、当初の予定通り1,075万円となりました。選択的健康確保措置であるインターバル規制の休息時間は11時間、深夜労働の制限回数は4回となりました。努力義務として一般の労働者にもインターバル規制は適用されますが、この省令で11時間とされたことからEUと同様の休息時間が定着するかもしれません。
 また、実施の状況について、6か月以内ごとに所轄の労働基準監督署へ報告をする必要があります。


■税務

執筆/税理士法人AKJパートナーズ


●ふるさと納税制度の見直し

 過度な返礼品を送付し、制度の趣旨をゆがめているような地方自治体に対して、ふるさと納税の対象外にすることができるよう、制度の見直しが行われました。
 具体的には、総務大臣の指定により、ふるさと納税制度の適用対象となる自治体は、寄付金の募集を適正に実施し、返礼品の返礼割合が3割以下、かつ、返礼品を地場産品とする自治体に限られることとなりました。
 本年6月1日以後、総務大臣指定外の自治体へのふるさと納税(寄付金)は、寄付金控除が受けられなくなります。

●QRコードを利用したコンビニ納付

 QRコードを利用したコンビニエンスストア(以下、コンビニ)納付が、本年より可能となりました。パソコン、スマートフォン等で作成したQRコードを基に、コンビニの端末で納付書を出力すれば、その場で納付できます。
 手数料は不要で、基本的にすべての国税に対応していますが、源泉所得税など一部の税目については、対象外のものもあります。
 利用に当たって「納付できる金額は30万円以下であること」「現金納付に限られており、クレジットカード、電子マネーは利用できないこと」「納付済み納税証明書の発行に3週間程度かかる場合があること」「一部のコンビニでは利用できないこと」などに注意する必要があります。

『月刊総務』2019年6月号P7より転載

 

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