月刊総務プラス

『月刊総務』本誌記事:

FAQ形式の社内ポータル導入で問い合わせが減少、業務効率アップ

2018-07-12 10:35

自己解決を促進できるよう社内ポータルを導入

 レンタルサーバー、クラウド、専用サーバー、ハウジングなどのデータセンターサービス事業や、IoTプラットフォーム事業などを手掛ける同社。最近では「平成30年度政府衛星データのオープン&フリー化及びデータ利用環境整備事業」の委託契約を締結し、衛星画像データを活用、提供する新事業にも取り組んでいる。そんな同社の管理本部では、以前より、各種申請や手続き窓口などの情報が探しにくいとの課題があった。「情報は、社内Wikiや、グループウエアに載せていたのですが、どちらに載せるかは作成者の判断。情報の更新を管理する仕組みもなく、新旧の情報が混在し、必要な情報を探すのが難しい状態でした」と管理本部 総務部 総務グループの井之上篤子さんは話す。探しにくいから聞いた方が早いと、管理本部に問い合わせる人が多かったという。
 それでも社員数が200人くらいのときは、何とか対応できていた。しかし、会社の成長とともに社員数が一気に倍増。「気軽に聞いてもらえるのも管理本部のホスピタリティー的なところではあるのですが、聞く方も答える方も時間を取られることになる。また、総務部に聞くというより、井之上さんに聞く、というように属人化し過ぎている文化もなくしたかった。自己解決を促進できる、社内ポータルサイトを立ち上げることにしました」(井之上さん)。

「したいこと」で探せるFAQ形式のポータル

sakura01.jpg 目指したのは、情報を知りたい人が、自分で探して解決ができる、管理本部は手を出さない状態。では、どうしたら社員が迷わずに情報を探せるか。情報を探すときは、「申請したい」など、したいことが最初にある。それに向かって検索してもらえるものをイメージした。「それならばFAQ形式がいい、と、コストパフォーマンスよく、FAQサイトを構築できるツール『OKBIZ. for FAQ』を導入。2015年9月、社内ポータルサイトをリリースしました」と話すのは、同部 情報システムグループの小泉行生さん。

 たとえば、名刺の発注なら、名刺、とキーワード検索すると記事が出てくる。記事の中には、情報が置いてある場所のアドレスのリンクなども張ってある。入り口はポータルで探してもらって、その先は、別のツールに飛ぶ場合もあるといった形だ。基本的には、これを見れば解決できるようになっているが、わからなかったときの救済として問い合わせ先も明記。「Slack(チャット)でも、気軽に聞いてもらって答えています。そうした返しのときも、ポータルのここを見てね、と省略化できていますし、続けるうちに問い合わせも減ってきています」(小泉さん)。

作って終わりにはしない。ゼロ件ヒットの改修に注力

 構築時に力を入れたのは、載せる情報の精査。実は、過去にも2回、社内ポータルを立ち上げようとしたが、全社規模でしようとしたために収拾がつかなくなり頓挫した。その反省を踏まえ、今回は、管理本部内の情報に絞った。探す側はやりたいこと起点で探すことから、「経費精算」「社内システム」といったものごとでカテゴリーを分類。社内Wikiなどに載せていた情報を一覧にし、一つひとつ項目出しをしていった。準備期間は約半年に及んだ。

sakura02.jpg

 リリース後もすぐにみんなが使ってくれたわけではない。習慣を変えられずに管理本部に聞いてくる人もいた。そこに対して「ここを見てね」と、地道に活動することで、次第に使われるようになっていった。「技術者などは、ポータルのことを教えると探究心からいろいろと検索するようになる。逆に、『この項目がない』『ここが違っているよ』などと、一歩進んだ改善を提案してくれる。みんなで作り上げるような形になってきています」(小泉さん)。

 今も日々、項目出しは続けている。「作って終わりにはしない」というのは、導入時からいっていたこと。プロジェクトは、各部1人か2人のメンバーで構成されているが、記事自体は、管理本部全員で作っている。情報システムグループでは、同じ問い合わせが3回来たら記事にするとのルールで運用している。また、載せているのに問い合わせが何度も来るものは、もう一度記事を確認し、情報を追加したり、書き方を変更する。

 「運用でいうと、このツールでは、ゼロ件ヒットのリポートが出せるので、それを週に1回確認。ゼロ件ヒットのワードから予想される質問を考えて加えたり、類義語検索の機能もあるので、その言葉を追加したり。また、FAQの匿名アンケート欄に寄せられた意見も参考にして、全社員を巻き込んで、より精度の高いものにしていっています」(井之上さん)。

 さらに半年から1年に1回、FAQの棚卸しも実施。閲覧されていない記事は、非表示機能で見られないようにする。再び必要になることもあるので基本的に削除はしていない。

問い合わせの減少を実感 将来的には全社の情報も

 地道な活動の結果ヒット率は上昇し、およそ87パーセントに。問い合わせも、管理本部内の8割が「減った」と実感している。導入から2年を機に全社アンケートも実施したが、使っていないという人は、ほぼいなかった。ただ、FAQの記事が増えすぎてしまったことが新たな課題に。「2018年5月現在、登録記事数は530件。たとえばタイムカードで検索すると34件出てくる。この中から探さないといけない。もう少し検索性を上げるために、記事自体に検索されそうなタグを、想像して付けるようにもしました」(小泉さん)。
 今後は、管理本部だけでなく全社の情報が集まったポータルを目指したいと井之上さん。しかし、決め込んだルールや手法を「こうしましょう!」と押し付けるのは避けたいという。「管理本部が始めた今回の取り組みに賛同してくれる部門や社員が徐々に増えた結果、気が付いたら全社的なものになっていた、というのが当社らしくていいのではと思います」(井之上さん)。
 


【会社DATA】
さくらインターネット株式会社
本社:大阪府大阪市北区大深町4-20 グランフロント大阪タワーA 35F
設立:1999年8月17日(サービス開始: 1996年12月23日)
代表者:代表取締役社長/最高経営責任者 田中邦裕
資本金:22億5,692万円
従業員数:連結563人(2018年3月末現在)
https://www.sakura.ad.jp/


 

『月刊総務』本誌記事:

総務パーソンが押さえておきたい7月のトピックス

2018-07-06 10:14

■法務

執筆/小沢・秋山法律事務所 弁護士 香月裕爾


●不正競争防止法改正によるビッグデータの保護

 2018年の通常国会に不正競争防止法の改正法案(以下、「改正法案」)が上程されています。ビッグデータの利活用促進のため、環境を整え、新たな付加価値の創出につなげることなどを目的とする改正とされています。
 改正法案は、「限定提供データ」という概念を「業として特定の者に提供する情報として電磁的方法により相当量蓄積され、及び管理されている技術上又は営業上の情報(秘密として管理されているものを除く)」と定義し、この限定提供データを窃取、詐欺、強迫その他の不正な手段により取得する行為、不正取得行為により取得した限定提供データを使用・開示する行為、およびその転得類型等の行為を不正競争行為と規定し、差し止めおよび損害賠償請求の対象としています。現行の不正競争防止法は営業秘密を法的保護しているので、ビッグデータも営業秘密に該当すれば保護される可能性がありますが、営業秘密の要件である「秘密管理性」、「有用性」、「非公知性」を充足する必要があります。
 改正法案は、ビッグデータを「限定提供データ」と位置付け、法的保護が受けられることを狙ったものといえそうです。ただし、営業秘密と異なり、転得類型は、不正取得行為が介在したことを知っている場合にのみ差し止めや損害賠償請求の対象となるとし、重大な過失によって知らなかった場合を排除するなど、善意者による取り引きの安全に一定の配慮をしています。


■労務

執筆/斉藤社労士事務所 特定社労士 斉藤貴久


●2018年問題と派遣社員の大幅増

 「労働者派遣事業報告書」の集計結果が公表されました。これは、2017年6月1日現在の労働者派遣事業についてまとめた業務統計であり、派遣労働者数は約156万人(前年比19.4%増)となっています。ここで注目されるのは、無期雇用派遣労働者の人数です。前年比66.0%増となっており、有期雇用派遣労働者の前年比21.9%増と比較すると大幅な伸びを示しています。
 改正労働者派遣法は、有期雇用派遣労働者に対して期間制限を設けており、原則として派遣先は3年を超えて使用することができません。改正法が施行され今年9月30日で3年を迎えることから、2018年問題と呼ばれています。一方、無期雇用派遣労働者に対しては、期間制限が適用されないことから、大幅な伸びにつながったものと思われます。

●「過重労働解消キャンペーン」の結果

 厚生労働省は、2017年11月に実施した「過重労働解消キャンペーン」の結果を公表しました。7635事業場で監督指導が実施され、5029事業場(全体の65.9%)で労働基準関係法令違反があったようです。内容別の内訳では、違法な時間外労働が2848事業場(37.3%)であり、そのうち1694事業場(59.5%)で月80時間を超えています。依然として過重労働が大きな問題となっています。

■税務

執筆/税理士法人AKJパートナーズ


●マイカー通勤者の通勤手当

 マイカー通勤者に対する通勤手当については、その通勤距離に応じ、非課税とされる金額が所得税法施行令において定められています(例:通勤距離が片道10キロメートル未満である場合、1か月当たり4200円)。会社によっては通勤距離にかかわらず、一律定額で通勤手当を支給している例もありますが、所得税法施行令に定める非課税限度額を超える支給をしている場合、その超過額については給与所得として源泉徴収の対象とされることとなります。
 なお、留意事項としては、通勤距離が片道2キロメートル未満の場合、たとえマイカー通勤をしていたとしても、原則として通勤手当の全額が源泉徴収の対象となります。

●パソコンの取得価額

 パソコンのハード部分であるコンピューター機器は有形固定資産である「器具備品」に該当し、ソフトウエアは無形固定資産に該当します。
 しかし、最近は購入時からアプリケーションソフトがあらかじめインストールされた状態のパソコンも数多く販売されています。こういったパソコンの場合、ハード部分とソフト部分は一体のものとして販売されているものであるため、たとえソフト部分について単体の販売価格が把握できるとしても、その総額を有形固定資産である「器具備品」の取得価額として認識することとなります。

『月刊総務』2018年7月号P7より転載

 

『月刊総務』本誌記事:

【総務部門】7月の業務ポイントと行事

2018-07-05 10:51

koyomi1807.jpgクリックして拡大

◆7月の業務ポイント

▼中堅社員合宿研修の実施
▼新任管理者合宿研修の実施
▼中堅管理者研修の実施
▼昇進・昇格試験の実施
▼次年度定期採用業務
▼暑中見舞いはがきの発送
▼中元贈答品の発送
▼賞与の支給
▼OA機器の点検と導入の検討
▼安全週間キャンペーンの実施
▼夏の省エネキャンペーンの実施
▼オフィス環境の再検討
▼社員食堂の衛生管理の徹底
▼夏の健康管理対策
▼職場懇談会の実施
▼夏季厚生施設の利用割り振り
▼夏祭りなどへの企業参加と施設の開放
▼OB会総会の実施
▼提案の集計と発表
▼社内報の編集と発行

◆7月の月間&週間行事

▼7月1日-7日
・全国安全週間(厚生労働省・中央労働災害防止協会)
▼7月20日-30日
・海の旬間(国土交通省)
▼7月21日-8月20日
・雑誌愛読月間(日本雑誌協会)

◆世界旅気分

mexico.jpg

▼メキシコ合衆国(United Mexican States) 

北アメリカ南部に位置する連邦共和制国家。地形は南北に長く、北は砂漠地帯で南はジャングル地帯と変化に富んでいる。「マヤ文明」や「アステカ文明」などの古代文明が栄えたメキシコ。今も残っている遺跡は、世界遺産に登録されているものも数多い。「太陽の国」とも呼ばれ、日差しが強く自然は色鮮やか。砂漠にサボテン、ソンブレロをかぶった男性が、テキーラを飲みながらギター片手に歌う陽気な国民、メキシコはそんなイメージだろうか。メキシコ料理はとうもろこし、豆、唐辛子の3つの食材が基本で、その唐辛子は30種類ほどありメキシコ料理には欠かせない。うーん、何だかタコスとトルティーヤが食べたくなった!


【DATA】(外務省HPより)
●人口:1億2,920万人(2017年)
●面積:196万km2 (日本の約5倍)
●首都:メキシコシティ
●言語:スペイン語


『月刊総務』2018年7月号P6より転載

 

『月刊総務』本誌記事:

【総務の現場から】自ら学び、実践し、教えるループで「働きがいのある会社」を実現

2018-06-12 10:04

存続の危機に直面し、全員で作った会社の方針

 ファシリテーション型のコンサルティングで、企業変革のための新たなビジネスモデルの検討から業務改善、ITソリューションの導入まで、一貫したサービスを提供している同社。社員の8割はコンサルタント。通常はお客さまのところに常駐している。「働きがいのある会社」アンケートでは、三年連続ベストカンパニーに選出。とはいえ、ずっと順調にきたわけではない。「会社としては、100人規模まで急成長したあと、30人くらいまで急激に減ったときがありました。そのとき、このままでは会社がなくなる。もう一度、会社を一から作り直そうと、全員で合宿をして議論し、会社の方針を固めました」と話すのは人事マネージャー アソシエイトディレクターの影山明さん。それが、【1、自分たちの会社をつくる 2、学びあい、ともに成長する 3、いい仕事をしてファンを増やす 4、オープンな会社、公平な評価】。2006年のことだった。

ノウハウは言語化し、共有し合うことで成長

 以来、さまざまな取り組みを行ってきた。たとえば、【1、自分たちの会社をつくる】の施策では、年1回オフサイトミーティング(合宿)を実施。全員で会社の将来について考え、議論をする。その企画や運営を、立候補した社員がすべて行うというのが特徴的だ。
 【2、学びあい、ともに成長する】では、月2回の帰社日を設定。この日は、コンサルタントが会社に戻ってきて、トレーニングをしたり、社員同士で相談をしたりする。一日中、多彩なトレーニングメニューが設定されているのだが、その99パーセントが内製だ。基本的な考え方としては、各自が仕事で経験したことや、身に付けたノウハウを、言語化、文書化して、みんなに伝える。講師も社員。自ら手を挙げる人もいれば、1年目の社員にやらせることもある。「新人でも自分が携わったプロジェクトについては語れます。経験を、失敗も含めて言語化してアウトプットすると、講師をした人がいちばん勉強になる。それがいいところです。また、トレーニングで学び、仕事で実践し、学びが役立つ、と実感すると、共有するのはいいことだと、次は、自分が教える側に回る。そのループが回って、会社の品質も上がっていく。そういったところも、弊社の良さだと思っています」。
 現在、トレーニングメニューの数は240にも及ぶ。受講は各自の自由。「トレーニングの星取表」があり、「受けた」「講師ができる」「講師をした」のマークをつけることで、ナレッジの分布がわかるようになっている。社外講師の勉強会もあるが、こうしたトレーニングの企画、運営も社内の有志によるチームが行っている。

cambridge03.jpg

フィードバックと評価には惜しみなく時間をかける

 【4、オープンな会社、公平な評価】でいうオープンは、同社にとってコアの価値観だ。週1回のマネジメントミーティングの議事録も全員で共有している。「大切にしているのは、なるべく早く全社員に伝えること。そして、やるといったことはやること。言行不一致では信頼関係が崩れます。かつての反省を踏まえて、良いことも、悪いことも、経営の情報はすべてオープンにしています」。結果、「働きがいのある会社」のサーベイでは、経営層への信頼のスコアが高くなっている。
 評価は、完全な実力主義、絶対評価だ。力があれば昇格し、なければ降格する。公平性を保つには下げることも必要になる。不信感が生まれないよう、日々のフィードバック、さらにプロジェクトの節目でのフィードバックに力を注ぐ。約3か月ごとに、マネージャーがメンバーへのフィードバック(評価)シートを作成。このシートが1人、年間に4、5枚集まる。これを見ながら、経営陣全員で、2、3週間缶詰めになって、全社員分の年間の評価を議論する。「この評価に時間をかけるというところが、一番のポイントではないかと思っています」。

新オフィスに移転 より働きがいのある会社に

 「働きがいのある会社」へのエントリーを始めたのは、新卒採用における知名度アップが一つの目的だ。実際、応募のきっかけとして、このランキングを挙げる人が増えている。「それだけでなく、やってみると、アンケートの結果がもらえることで、より会社の問題が把握でき、それを解決していこうとの動きにつながった。今では会社を良くするためのツールの一つとして捉えています」。
 課題として上がっていたことの一つが、オフィス環境だ。「学生やお客さまを呼びやすいオフィスにしたい」「カルチャーが伝わるオフィスにしたい」との声があり、2018年1月、新オフィスに移転。このオフィスも【1、自分たちの会社をつくる】の趣旨にのっとって、社員の有志がプロジェクトを立ち上げ、物件探しから始めた。コンセプトに「ファシリテーターの殿堂」「社内と社外が交わるオフィス」などを掲げ、フランクに話せるバーなど至るところに議論できるスペースが作られた。「チームを超えたコミュニケーションを促し、そこから新たなものが生まれることを促進できる、戻ってきたくなるオフィスを目指しました」。狙い通り、新オフィスになってから、帰ってくる社員の数と回数が増えた。また、オフィスを活用し、週に1回、外部の講師を招いての講演会や、自社が主催の勉強会なども開催した結果、来客も増えている。

cambridge02.jpg

 「いろいろな取り組みをしていますが、働きがいというのは、自分の仕事に対する周りの反応がすごく大事だと思っています。お客さまから、経営から、同僚から、しっかり反応がもらえるような施策を考えています」。新しいオフィスには、お客さまが「いちばんグッときた」仕事ぶりへのコメントが張り出されたコーナーもある。このオフィスが、さらに働きがいを高めてくれそうだ。

※Great Place to Work(R) Instituteが主催する「働きがいのある会社」ランキング

【会社DATA】
本社:東京都港区赤坂2-14-32 赤坂2・14プラザビル4階
設立:1997年6月
代表者:代表取締役社長 鈴木 努
資本金:1,000万円
従業員数:107人(2018年4月現在)
https://www.ctp.co.jp/


 

『月刊総務』本誌記事:

総務パーソンが押さえておきたい6月のトピックス

2018-05-29 15:59

■法務

執筆/小沢・秋山法律事務所 弁護士 香月裕爾


●コーポレートガバナンス・コードの改訂

 コーポレートガバナンス・コード(以下、「CGコード」)の改訂案が、金融庁に設置されているスチュワードシップ・コード及びコーポレートガバナンス・コードのフォローアップ会議から2018年3月13日に公表され、東京証券取引所によってパブリックコメントに付されました。加えて「投資家と企業の対話ガイドライン(案)」も公表されています。
 CGコード改訂案の主な内容は、(1)政策保有株式に関する原則の説明強化、(2)企業年金のアセットオーナーとしての機能の強化、(3)「CEOの後継者計画」につき、取締役会の具体的な関与方法等の明記、(4)取締役の報酬について取締役会の役割の具体的な明示、(5)最高経営責任者の選任と解任につき、取締役会の役割を明示、(6)取締役会の構成について「ジェンダーや国際性の面を含む」という、より具体的な記載が追加されています。
 特に(3)(5)(6)は、上場企業のガバナンスにとって重要であると思われます。(3)のCEOの後継者計画については、従来の日本企業では現役のCEOの独壇場でしたが、ガバナンスを高めるために、「取締役会が後継者計画の策定・運用に主体的に関与する」とされました。また、(5)のCEOの選解任は、取締役会による手続きが重視されています。さらに、(6)では前記の通り、女性および外国人の登用によって役員構成の多様性をはかることが望ましいとされています。

■労務

執筆/斉藤社労士事務所 特定社労士 斉藤貴久


●労働時間改善指導・援助チーム発足

 2018年4月1日、全国すべての労働基準監督署に「労働時間改善指導・援助チーム」が編成されました。このチームは2班で構成されます。まず、「労働時間相談・支援班」は、労働基準監督署内に「労働時間相談・支援コーナー」を設置し、主に中小企業を対象として36協定をはじめとする労働時間制度全般に関する相談業務を担当します。次に、「調査・指導班」では、「労働時間改善特別対策監督官」として任命された労働基準監督官が監督指導を担当します。これらは今年度の「地方労働行政運営方針」にも明記されており、厚生労働省の重点ポイントになっていることがうかがわれます。


●パワーハラスメントの定義

 2018年3月30日、厚生労働省は「職場のパワーハラスメント防止対策についての検討会」が取りまとめた報告書を公表しました。定義の難しさから注目されていたパワハラの概念は、次の3つを満たすものとされています。
 (1)優越的な関係に基づいて(優位性を背景に)行われること、(2)業務の適正な範囲を超えて行われること、(3)身体的若しくは精神的な苦痛を与えること、又は就業環境を害すること。併せて、この要素を満たすもの・満たさないものが例示されています。
 今後、労働政策審議会で議論が進むことが予想されます。

■税務

執筆/税理士法人AKJパートナーズ


●中小企業者における所得拡大促進税制の改正

 2018年度税制改正により、所得拡大促進税制に係る適用要件の簡素化と控除率の拡大が
行われました。2018年4月1日から2021年3月31日までの間に開始する事業年度においては、基準雇用者給与等支給額・比較雇用者給与等支給額の増加要件が廃止され、平均給与等支給額に関する増加要件のみ適用されます。
 さらに、改正前の税額控除額は雇用者給与等支給増加額(基準雇用者給与等支給額からの増加額)×10%(法人税額の20%を上限)でしたが、改正後は給与等支給増加額(前期からの雇用者給与等支給額の増加額)×15%(法人税額の20%を上限)になります。また、教育訓練費が一定割合増加した場合、税額控除割合が上乗せされる措置も講じられました。

●相続税の小規模宅地等の特例見直し

 2018年度税制改正により、持ち家に居住していない者に係る特定居住用宅地等の特例(家なき子特例)の対象者の範囲が見直しになります。改正後は、(1)相続開始前3年以内に「その者の三親等内の親族」又は「その者と特別の関係のある法人」が所有する国内にある家屋に居住したことがある者、?相続開始時に居住の用に供していた家屋を過去に所有していたことがある者が対象から除外され、2018年4月1日以後に相続又は遺贈により取得する財産に係る相続税について適用されます。

『月刊総務』2018年6月号P7より転載

 

1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11