月刊総務プラス

『月刊総務』本誌記事:

【総務の現場から】作る過程から会社の思いを共有。従業員巻き込み型のオフィス移転

2019-03-15 18:05

会社の課題や思いをオフィスコンセプトに反映

 money01.jpg2012年創業、「お金と前向きに向き合い、可能性を広げることができる」サービスを通して、より良い社会作りに貢献している同社。2018年7月、本社オフィスを移転。移転プロジェクトは、社長室 デザイナーの金井恵子さん、管理本部 総務グループの植村梨絵さんをはじめとする、インフラ、人事など各部門の担当者10人弱のチームによって進められた。物件が決まったのが2017年の11月。翌年2月にはオフィスのコンセプト、設計が決定し、7月には移転と、かなりスピードが求められるプロジェクトだった。
 そもそもなぜ移転したのか。「オフィスが手狭になり、これからますます従業員数が増えていくこともあって、2か所に分かれていたオフィスをワンフロアにまとめたいとのねらいがありました」と金井さん。植村さんは「移転後のオフィスは3倍ほどに拡張。ここに今、400人ほどが勤務しています」と話す。
 プロジェクトを進めるに当たっては、コンセプト作りに時間をかけた。同社の姿勢やマインドを、働く人にも、訪れる人にも感じてもらえるオフィスにしたいと、まずは社内アンケートを取った。「会社として大事にしていきたいことは何か」「目指していきたい姿は」といった問いへの答えは、今の会社の課題でもあった。元々トップは、「ずっとベンチャーであり続けたい。挑戦し続けたい」との思いを強く持っていた。アンケート結果からも、「ベンチャーマインドを忘れたくない」との声が多かった。そういった思いをくんで作り上げたコンセプトが、「Let's make it !(共に創り、実現しよう!)」だった。「このコンセプトには、弊社がサービスを作っていく上での姿勢、社内だけでなく、ユーザー、パートナーなども含めて、みんなで一緒に世の中に新しい価値を提供していこうとの思いも込められています」(金井さん)。

作る過程から従業員を巻き込むことを重視

money02.jpg コンセプトを反映した空間は、あえて作りかけの内装を残し、工事中のようなデザインにした。また、コンセプトが実感できるよう、作る過程から従業員を巻き込むことを意識した。たとえば、会議室の名前は、社内公募で決定。"マネーフォワード"らしく日本の紙幣に描かれた人物名にした。竣工(しゅんこう)前のオフィス見学や、希望者を募っての柱のペイントイベントも実施した。そのDIY感あふれるカラフルな柱は、トップの要望でもあった「明るく、ポジティブで、温かなオフィス」を象徴する存在になっている。
 新オフィスの特徴としては、執務エリアは壁で区切らずに開放的な雰囲気に。ちょっとした打ち合わせができるスペースや、集中ブース、1on1を行う会議室を増やした。また、高層階ならではの眺望を生かし、執務エリアの窓際はすべてフリーエリアにした。それぞれが好きな場所で仕事をしたり、打ち合わせをしたりと、自由に使いこなしている。このほか、ランチなどに使える開放的なリフレッシュエリアも設置。以前よりもコミュニケーションが生まれやすく、気持ちよく仕事ができる環境となっている。「景色の良さもプラスとなって、従業員の満足度はかなり上がっていると思います」(金井さん)

移転成功のポイントは"ワクワク感"の共有

money03.jpg 移転後は、総務が従業員にアンケートを実施。改善点を吸い上げて、日々、細かな改善を重ねながら運用している。すぐに対応できないものもあるが、アンケート結果は、できない理由も含めてすべて公開している。今後も、「従業員サーベイ」などを通じて、みんなの声を吸い上げていく予定だ。
 移転で苦労したことは、タイトなスケジュールの中で、従業員の納得感を得ながら進めていくこと。だからこそ、みんながワクワク感を持って移転に臨めるよう意識した。社内の掲示板ツールを使って、移転先周辺の飲食店情報を発信したり、工事の進捗状況を公開したりと、Let's make it !感を演出していった。「総務としては、2つのオフィスから1つに集約するということは、物も多いし、人の動きも複雑。何百人に指示を出していくことは大変でした。それでも大きなトラブルなくできたのは、作っていく過程でワクワク感を共有できたことが大きかったと思います」(植村さん)。
 移転は週末に一気に行った。金曜の夜にみんなに荷物をまとめてもらい、土曜日に搬出、搬入をし、日曜日に片付けをし、月曜日には仕事を開始した。オープンの日には、みんなが何事もなかったように普通に働ける、というのが総務の目標だった。見事なチームワークでやり遂げたプロジェクトメンバーには称賛の声も上がっている。一方で、後日ほかの従業員から、「もっと手伝いたかった」といわれ、もう少し巻き込めればよかったとの反省も。とはいえ、今、オフィスはきれいに、大切に使われている。「みんなで作ったことで、愛着を持ってくれているからだと思います」(金井さん)。

目指す総務はお母さん。オフィスはみんなの実家に

 今後の課題は、ビル全体の制約もある中で、従業員の要望をいかに実現していくか。「そこは管理会社との交渉が重要になる。普段から密にコミュニケーションを取って、お願いしやすい関係性を築いています」(植村さん)。その努力のかいもあって、最近、共用スペースに同社の宣伝ポスターを張らせてもらえたそうだ。
 「今回の移転は大変でしたが、楽しかった。みんなが快適に働ける環境を考えることは、総務にとってワクワクすること。私にとって、総務は家庭でいうお母さんだと思っています。困ったときにはオフィスに来て、何でも話せる存在でありたい。オフィスは実家のように、みんながいつでも帰ってこられる場所でありたいと思っています」(植村さん)。


株式会社マネーフォワード
本社:東京都港区芝浦3-1-21 msb Tamachi 田町ステーションタワーS 21F
設立:2012年5月
代表者:代表取締役社長CEO 辻 庸介
従業員数:386人(2018年11月末現在)
https://corp.moneyforward.com/


 

『月刊総務』本誌記事:

総務パーソンが押さえておきたい3月のトピックス

2019-02-26 10:01

■法務

執筆/小沢・秋山法律事務所 弁護士 香月裕爾


●わが国における司法取引

 2018年11月、日産自動車の代表取締役会長が、自己の報酬について有価証券報告書に虚偽の記載をしたことにより、東京地検特捜部に逮捕されました。同時に会長の懐刀である代表取締役も逮捕されています。そして、同年12月10日には、東京地検が東京地裁に両名を金融商品取引法違反にて起訴しました。
 元会長の逮捕・勾留・起訴に至る過程で大きな役割を担ったのは、2018年6月から施行されている日本版司法取引制度です。組織的な犯罪が横行している現代、談合などの大企業の不正行為を根絶するためには、犯罪の適切な検挙が必要になります。そのためには効率的な捜査が不可欠なことから、刑事訴訟法が改正され、第2編第4章に「証拠収集等への協力及び訴追に関する合意」が新設されて、他者の事件への協力のための合意制度が導入されたのです。
 具体的には、検察官は一定の犯罪事件の被疑者または被告人との間で、他者の刑事事件について、真実の供述や証拠の提出を条件に、起訴しないことや起訴を取り消すことを約束し、書面にて合意をすることができるようになりました。被疑者または被告人がこのような合意をするには弁護人である弁護士の同意が必要です。
 前述の事件では、会社で元会長と極めて近い関係にあった執行役員が検察官の捜査に協力し、証拠を提出して真実を供述したことで、不起訴合意を取り付けたようです。


■労務

執筆/斉藤社労士事務所 特定社労士 斉藤貴久


●労働保険の電子申請義務化

 労働政策審議会は、労働保険の手続きについて電子申請を義務付ける改正省令案を妥当とする答申を行いました。これによると、資本金が1億円を超える等の「特定の法人」は、毎年6月1日から7月10日までの間に提出している「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書」等について、2020年4月から電子申請をしなければならないことになります。これは、2016年6月に閣議決定された「日本再興戦略2016」に従い行政コスト削減の取り組みの一環として実施されるものです。今後、ほかの手続きについても電子申請の義務化が想定されています。なお、やむを得ない理由がある場合には次回以降の電子申請を促しつつ、書面での申請を受け付けることになっています。

●ゴールデンウイークは10連休

 2018年11月8日、「天皇の即位の日及び即位礼正殿の儀の行われる日を休日とする法律案」が参議院本会議で可決・成立しました。これにより、2019年5月1日および10月22日は、それぞれ「天皇の即位の日」および「即位礼正殿の儀の行われる日」として1年限りの祝日となります。「国民の祝日に関する法律」の規定により、祝日と祝日にはさまれた日は休日となりますので、2019年のゴールデンウイークは、4月27日から5月6日までの10連休となる予定です。


■税務

執筆/税理士法人AKJパートナーズ


●社員旅行の費用の税務上の取り扱い

 社員旅行のために支出した金額について、次のいずれの要件も満たす場合には、その金額は給与として源泉所得税を課税されず、福利厚生費等の費用として計上できるものとされています。
・旅行の期間が4泊5日以内
・旅行の参加人数が全体の50%以上
 ただし、前記を満たしている旅行であっても、不参加者に金銭を支給する場合や、役員のみを対象としたもの、実質的に私的な旅行と認められるものは給与等として取り扱われ、源泉所得税が生じます。

●短期前払費用として損金算入できる場合

 原則、前払費用は支出時に資産計上し、役務の提供を受けたときに損金の額に算入すべきものですが、地代家賃や保険料などで、支払日から1年以内に役務の提供を受けるもの、かつ、当該処理を毎期継続して適用する場合には例外として、支出時に損金の額に算入することが認められます。ただし、次のような場合は認められません
・有価証券等の運用のための借入金に係る支払利子のように収益に対応させるべきものの場合
・支払日から1年を超える支払いの場合(例:4月-翌年3月までの家賃を2月に支払う等)
 また、月払いの契約を年払いするなど契約に基づいていない場合なども、前払費用として処理することとなる点も留意が必要です。


『月刊総務』2019年3月号P7より転載

 

『月刊総務』本誌記事:

【総務部門】3月の業務ポイントと行事

2019-02-25 10:28

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◆3月の業務ポイント

▼入社式の準備
▼新入社員の入社前教育の実施と受け入れ態勢の総点検
▼新入社員の配属決定と教育計画の最終決定
▼新年度経営計画の策定
▼新入社員、異動者の名刺や社員証などの手配
▼定期人事異動の発表
▼昇給のための人事考課の実施
▼就業規則の見直し
▼保存文書類の整理と廃棄
▼売掛金の回収徹底
▼春季健康診断および春季防災訓練の実施
▼会社案内の作成
▼社内報の編集と発行

◆3月の月間&週間行事

▼3月1日-31日
・自殺対策強化月間(厚生労働省)
▼3月1日-7日
・春季全国火災予防運動 (総務省消防庁)
・車両火災予防運動(総務省消防庁・国土交通省)
▼3月1日-8日
・女性の健康週間(厚生労働省)


◆世界旅気分

uruguay.jpg▼ウルグアイ東方共和国(Oriental Republic of Uruguay)
 南アメリカ南東部に位置する共和制国家。北と東にブラジル、西にアルゼンチンと国境を接しており、南は大西洋に面している。生活水準はラテンアメリカでチリに次ぐ2位。落ち着いて安定した国なのだが、マリファナが合法なので日本人にはちょっとビックリ。ウルグアイは、ノスタルジックな街並みが残るコロニア・デル・サクラメントや、新旧の建物が共存する首都のモンテビデオをはじめとして、ビーチリゾートなども人気だ。ウルグアイといえば「世界一貧しい大統領」のホセ・ムヒカ大統領(前)がつとに有名。2016年には来日して話題になった。「貧乏な人とは、少ししか物を持っていない人ではなく、無限の欲があり、いくらあっても満足しない人のこだ」......心に染みる名言である。


【DATA】(外務省HPより)
●人口:343万人(2016年)
●面積:17.6万km2(日本の約半分)
●首都:モンテビデオ
●言語:スペイン語


『月刊総務』2019年3月号P6より転載

 

『月刊総務』本誌記事:

【総務の現場から】月曜午前中に"営業休"を導入。従業員のやる気も生産性も向上!

2019-02-15 10:35

待遇上の不利益は出ない"営業休"という形

 「互い助け合いの場の創造を通して、物心両面の幸福を実現し、世界の発展に寄与する」をミッションに、Q&Aサイトや、500サイト以上に導入されているFAQシステム「OKBIZ.for FAQ/Help desk Support」などのソリューションを提供している同社。また、感謝を価値化し、「イイコトしたらイイコトある」社会を実現する新経済圏「感謝経済」プラットフォームを推進。さらにAI、サイバーセキュリティなどの技術を組み合わせた独自サービスの提供など、事業を拡大している。そんな同社では、2018年10月より月曜日の午前中を休みとする"営業休"を導入。「お客さまへの対応など、シフト制を取っている部署もありますが、原則、全職種、月曜の9時から12時は営業休としています」と、経営管理本部 経営企画部 コーポレートカルチャーグループ マネージャー 兼 人事労務室の山本卓也さん。"営業休"という形にしたのは、従業員に待遇上の不利益が出ないようにするため。「導入に当たっては、その点と、お客さまへの対応にもっとも気を遣いました」と、経営管理本部 経営企画部部長の廣川佳嗣さんは話す。

きっかけは、従業員の健康も考えての経営判断

 okwave02.jpgそもそも、この制度はトップの発案によるもの。トップは従業員のことを健康面も含めていつも気に掛けており、より生産性高く、効率良く働けるようにするにはどうすればいいか、を常に考えていた。そうした中、いわゆる「ブルーマンデー症候群」に注目。休み明けの月曜の午前中は気分が沈み、生産性が低い。であれば、いっそのことしっかりリフレッシュしてもらい、午後から出社すればいいのではないか、と考えた。ただ、同社が調べた限り日本初の試み。事例も教科書もない。3か月かけて検討を重ね、制度作りに取り組んだ。
 大変だったのは、現場に理解してもらうこと。当初、この話を聞いた従業員たちは喜びよりも不安が勝っているようすだった。そこに対して趣旨を説明し、丁寧なコミュニケーションを重ねて行った。他方、お客さまには、営業からの説明はもちろんのこと、請求書に案内の文書を同封し、理解と協力をお願いした。
 導入から2か月が経った12月現在、とても好評だ。従業員からは、「これまででいちばんいい制度」との声も上がり、お客さまからは苦情は一切なく、逆に「話を聞かせてほしい」といわれることもあるという。

従業員満足度と労働時間的に効果あり

 では、どのような効果が上がっているのだろう。「まず、気持ち的にかなり違います。日曜の夜から変わりますから。テンションが下がったまま1週間を始めるのか、リフレッシュしてスタートするのか。時間の使い方は人によって違いますが、私は、なかなか行けない行政機関の手続きなどを済ませています。それと、以前は、数字的な確認をする定例ミーティングが月曜の朝にあったのですが、金曜に移動しました。そのリズムに変えてよかったです」(廣川さん)。
 また、介護で週末は実家に帰っている人などにとっては、日曜の夜をゆっくり過ごせるのはうれしいだろう。ほか、月曜の午前中を、社内のサークル活動に充てている人もいる。このように、月曜の午前を営業休としたことで、時間の使い方、働き方が変わってきている。この制度を導入した背景には、「働き方はこうだ」というのではなく、「変わるということにみんなが慣れよう」とのメッセージもあった。働き方改革を推進する上で、これはあらゆる企業で参考になりそうだ。
 もちろん、生産性の向上につながらなくては意味がない。月曜の午前中の3時間分、1か月(4週)で12時間分が減ったわけだが、その分、効率的に仕事をするようになった。
 IT化も同時に進めているが、導入1か月後の労働時間を見ると、多い人で3時間増えている程度。総労働時間では9時間減った計算になる。「締め切りのある仕事もずれ込んではいない。つまり12時間分の生産性を上げられているということ。現段階では、従業員満足度と労働時間的には効果が出ています」(山本さん)。

社内の「感謝」を可視化する施策も好評。事業にも展開

okwave01.jpg ほかにも同社にはユニークな施策が多い。たとえば、海外のビールが置かれた無料飲み放題のBarスペース。業務終了後、従業員同士が部署の垣根を越えて、また、お客さまとも気軽にコミュニケーションを深め合える場となっている。ポイントは、グローバル展開を進めていく同社らしく海外ビールを置いていること。こうした仕掛けでも、企業文化の醸成、浸透をはかっている。
 従業員同士が「ありがとうカードオンライン」を使って「感謝」を伝え合う仕組みもある。業務には数字に表しにくいものもあるが、「感謝」を可視化することで、本人のモチベーションになったり、あるいは、新たな評価軸にすることもできる。ちなみに、この文化の浸透のため、一定期間、毎週のマネージャー会議で、部下に「ありがとう」カードを書いてもらう時間を設けたという。上司からすればカードを書くために一層一人ひとりの活躍を見るようになる。それをあらためて「ありがとう」と言葉にして伝えるのがいい。さらにこの仕組みを発展させ、2018年12月より、無料ピアボーナス・感謝メッセージングサービス「OKWAVE GRATICA」として対外的にも提供を開始。これは同社が推進する「感謝経済」プラットフォームの新サービスの一つ。感謝とともに「OK?チップ」という仮想チップを贈ることもできる。このチップは、感謝経済圏の参画企業からの優待品と交換ができたり、寄付などにも使えるという。
 今後は、こうしたさまざまな施策をグループ会社にも導入していきたいと考えている。そして、みんなで一緒に文化を作り、これからも同社ならではのサービスを生み出し続けることを目指していく。


【会社DATA】
株式会社オウケイウェイヴ
本社:東京都渋谷区恵比寿1-19-15ウノサワ東急ビル5階
設立:1999年7月
代表者:代表取締役会長 兼元謙任 代表取締役社長 松田 元
資本金:9億9,600万円(2018年6月30日現在)
従業員数:125人(単体)
https://www.okwave.co.jp/


 

『月刊総務』本誌記事:

総務パーソンが押さえておきたい2月のトピックス

2019-01-29 10:10

■法務

執筆/小沢・秋山法律事務所 弁護士 香月裕爾


●職場におけるパワーハラスメントの法制化

 厚生労働省が設置している労働政策審議会は、2018年11月19日に開催された会合において、職場のパワーハラスメント(以下、「パワハラ」)を法制化する方針を明示しました。分科会では、経営者側の委員からパワハラと正当な指導の区別が困難であることなどの理由により反対意見が相当程度出されていたようですが、職場のパワハラに基づくうつ病等の精神障害による労災認定の増加が社会問題化しつつあることなどを考慮して、法制化が決定されました。
 具体的には、(1)職場におけるパワハラの定義の明確化、(2)事業主に対してパワハラ防止のための雇用管理上の措置を講じることを法律で義務化、(3)厚生労働省によるパワハラの定義や防止策等に関する指針の策定、(4)紛争解決のための調停制度や助言・指導を履行確保するための措置を法律で規定することとされています。
 (1)の定義は、「優越的関係に基づく」「業務上必要かつ相当な範囲を超えた言動により」「就業環境を害すること(身体的もしくは精神的な苦痛を与えること)」とされるようです。また、厚生労働省が策定する指針には、第一に定義の前記三要素の具体的内容等、第二に事業主が講ずべき措置等の具体的内容(事業主における方針の策定や相談等の体制の整備等)、第三に事業主が講ずることが望ましい取り組み(パワハラの発生要因を解消するための取り組み等)が明示されています。


■労務

執筆/斉藤社労士事務所 特定社労士 斉藤貴久


●同一労働同一賃金の指針案

 2018年11月27日、同一労働同一賃金に関する指針案が労働政策審議会に諮問されました。これは、2016年12月に策定された「同一労働同一賃金ガイドライン案」を踏襲したものです。大きな変更はありませんが、最高裁判決(長澤運輸事件)を踏まえ、定年後再雇用者の取り扱い等が加えられています。
 指針案では、定年後再雇用の場合は、待遇の相違があったとしても「その他の事情」として考慮されることでおおむね許容されることが書かれています。ただし、定年後再雇用者であることのみをもって、直ちに待遇の相違が許容されるわけではないことも書かれています。順調に進めば指針として公布され、今年の春闘で重要な議題となることが想定されます。

●高年齢者の雇用状況

 厚生労働省は、2018年「高年齢者の雇用状況」に関する集計結果を公表しました。これによると、60歳定年後「継続雇用を希望したが継続雇用されなかった者」は0.2%であり、定年後も継続雇用されることが当たり前の社会となっていることがわかります。また、定年を65歳とする企業は16.1%、70歳以上働ける制度のある企業は25.8%となっており、 高年齢者が年齢にかかわりなく働き続けることができる生涯現役社会の実現が進んでいることがわかります。

■税務

執筆/税理士法人AKJパートナーズ


●「不動産の使用料等の支払調書」における前払家賃の記載方法

 「不動産の使用料等の支払調書」の支払金額は、「その年中に支払の確定した対価の金額」と規定されており、原則として、相手方にその支払を請求し得ることとなった金額であると解されています。
 したがって、各月分の家賃を前月の末日までに支払う契約、いわゆる前払家賃については、本年2月分から翌年1月分の家賃に相当する金額を当該支払調書の「支払金額」欄に記載することとなります。


●家電リサイクル料金等の消費税経過措置

 2019年10月1日より消費税率の10%引き上げが予定されていますが、8%への引き上げ時同様、一定の取引については施行日以降も8%を適用することができる経過措置が設けられています。具体的には、「旅客運賃等」「電気料金等」「請負工事等」「資産の貸付け」「指定役務の提供」「予約販売に係る書籍等」「特定新聞」「通信売」「有料老人ホームの介護に係る入居一時金」「家電リサイクル法に規定する再商品化等(リサイクル料金等)」です。
 「家電リサイクル法に規定する再商品化等」については、今回新たに設けられた措置であり、施行日前にリサイクル料金を領収し、施行日以後にリサイクルされる場合には、旧税率の8%が適用されることとなりました。


『月刊総務』2019年2月号P7より転載

 

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