月刊総務プラス

『月刊総務』本誌記事:

「時間も場所も働き方は自分で選ぶ」 これからの新しい働き方を実践

2018-02-19 10:01

最初に取り掛かったのは出社する理由をなくすこと

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 SAWSとは、「Six Apart(SA)らしい、 Working Style を実践する」との意味を込めて付けられた、同社の新しい働き方の総称。その特徴の一つは、全社員が、全勤務日、その日の業務内容に合わせて、自由な場所で働けること。自宅でもコワーキングスペースでもカフェでもかまわない。「もちろん会社で働くこともできます。ただ、現在のオフィスはフリーアドレスとなっており、全員分の席はありません。実際、オフィスにいるのは10人くらいです」と、事業開発 シニアコンサルタントの作村裕史さん。
 そもそもSAWSは、2016年6月、同社がEBO(Employee Buyout:従業員買収)を実施したことに端を発する。自らの意思でビジネスを進めていける体制での再スタートにあたり、自分たちらしい働き方をゼロから考えたという。「当時の私の通勤時間は片道約2時間。この時間をもっと有意義に使いたい。通勤を減らして生活の質を上げることで、仕事の質も上げられるのではと考えていました。独立後初めての社員総会で経営陣から提案されたのは、会議室とフリーアドレスの席を10席ほど用意した、必要なときだけ出社すればよいオフィスです。私も含めたほとんどの社員がこの提案に同意し、普段は“テレワーク・必要なときのみ出社”という働き方が始まりました」。
 どこで仕事をしてもいい。オフィスを縮小し、浮いたコストはテレワークのために投資しようと考えた。ただ、問題もあった。たとえば、給与明細書の受け取りや経費精算はどうするか。これは、クラウド型の労務管理ソフトや経費精算システムを導入することで解決。「立て替え経費の支払いも銀行振り込みか、アマゾンのギフト券での精算を選べるようにしました。手数料が掛かる銀行振り込みに対し、アマゾンのギフト券は少額の精算でも手数料不要でぴったりの金額を送ることができます。課題をすべて解決したわけではありませんが、小さな工夫で、会社に行かなくてはいけない理由を一つひとつ減らしていき、でき上がったのがSAWSです」。
 

オンラインとオフラインで意思疎通はより繊細に

 出社不要という新しい働き方を始めてから1年半。社内のミーティングなどは、意思疎通をはかる分には、チャットツールなどを使って問題なく行える。それでも、全社員が月に1、2回は、オフィスに来ている。社員総会をはじめ、週1のチームミーティングも、月初めのみオフィスで行っている。
 3分の1に縮小されたオフィスだが、会議室はしっかり用意されている。「コミュニケーションの6割は、非言語コミュニケーションで成り立っているといわれていますから、たまに会って6割の部分のアップデートをする。逆に、二人きりで相談がしたい場合などはチャットが便利。オンラインとオフライン、使い分けることで、今まで以上に繊細なコミュニケーションが実現できると思っています」。
 

制度として作ったのはテレワーク手当のみ

 制度として作ったのは、1か月1万5,000円のテレワーク手当だけ。この範囲内で、自宅で働いた場合の光熱費やプロバイダー費用、コワーキングスペースの利用代金などを、各自でやりくりをする。パソコンなど、仕事で使う機器は会社から支給されるが、個人的にこだわりたいものなどは、それぞれで購入する形だ。「先に手当として支給することで承認フローや、購買などの業務を軽減しました。また、上限ある手当をどう使うかと考える力を身に付けることで、社員の自律性を促すというねらいもあります」。
 ちなみに労務管理については、勤務管理システム上で上司がチェックし、労働時間オーバー気味のメンバーには声を掛ける。会社に来なくてもいい、というだけで、ほかは以前と何も変わらない。変えたことといえば、勤務規定にあった出勤、退勤という用語を、業務開始、業務終了とかえたくらいだ。
 

取り組みは積極的に発信 連鎖していくことを目指す

 同社では元々、節電と新しい働き方の実験を兼ねて、夏場のみ毎週水曜日をリモートワーク推奨日としていた。よって全社員がテレワークには慣れていた。それでも、仕事ぶりが見てもらえない中で、本当に正しく評価してもらえるのかと、不安を感じる人もいた。テレワークを始めた当初は、チャットで、業務開始と終了を宣言する人も多かった。「それが今ではほぼなくなりました。これは、1年かけて、本当に勤務態度で評価されるわけではないのだ、という信頼関係が築かれたからだと思います」。
 ではどのように評価をしているのか。プロセス、ポテンシャル、スキルのシェアなど、単純なアウトプットだけでは評価できない。「そこは今慎重に、どう考えていくかを検討しています」。働き方に正解はない。今ある形が正解だとも思っていない。常に新しい方法を探求し続けている。
 そうした同社の考えは、SAWSに取り組む上での「3つの思い(1、探求 2、信用 3、感化)」としてホームページ上で公開されている。「信用というのは、クレジット。弊社の場合、テレワークは性善説でやるものではなく、積み重ねによる信用がキーになると考えています」。よって新しく入った人は1か月、業務の研修も含めてオフィスで仕事をすることにしている。
 「感化は、SAWSの取り組みについて発信すること。成功も失敗もどんどん発信しながら、進化させていきたい。その一部でも参考にしてくれる会社さんが現れてくれればと考えています」。また、こうした新しい働き方への取り組みは、それ自体が会社のPRにもなる。「初めて」の取り組みは注目され、露出も増えて、長い目で見ればビジネスにつながる。
 実際、SAWSは注目を集めている。同社のようにはいかない、といわれることも多いというが、「人材の確保のためにも、テレワークはやった方がいいと思います。まずはできる部署からやってみる。むしろ営業などの方が向いているかもしれません」。いろいろな地域にいる人たちをテレワーカーとして雇用していけば、そこのエリアが新たな商圏になる。同社には現在、長野在住の社員がいる。離れた実家と行き来しながら仕事をしている人もいる。何の問題もない。今後の課題は、社外の人ともオンラインで意思疎通ができるようにしていくこと。「それが、日本の働き方改革の実現には不可欠だと考えています」。
 

【会社DATA】

シックス・アパート株式会社
本社:東京都千代田区神田神保町3-17-15 ヨシダFGビル5F
設立:2003年12月
代表者:代表取締役 古賀 早
資本金:1,000万円
従業員数:35人(2017年12月現在)

 

 

『月刊総務』本誌記事:

総務パーソンが押さえておきたい2月のトピックス

2018-01-29 11:00

◆法務

執筆/小沢・秋山法律事務所 弁護士 香月裕爾

●組織的な企業不祥事の要因

 大企業である上場企業や公的機関において、組織的な不祥事が続出しています。
 このうち、第三者委員会による報告がされている総合電機メーカーのT社と政府系金融機関のS社を調査すると、共通する5つの要因が見えてきます。
 1つ目は事業を取り巻く環境の変化です。事業が厳しい状況に追い込まれ、経営トップに強いプレッシャーがかかっていました。
 2つ目は、会社の実力以上の業績を上げるべく、経営トップが、現場に強いプレッシャーを与え、不正行為をせざるを得ない状況に追い込んでいく悪いトップダウン構造です。
 3つ目は、不正行為を実施しても「会社を守る」=「すべてのステークホルダーを守る」という論理で、不正行為の正当化が行われていました。
 4つ目は、会社の組織が縦割り事業部制で、横断的な情報共有等がないため、経営トップから強いプレッシャーをかけられることに弱い会社の組織構造の問題です。
 5つ目は内部統制制度の形骸化です。特に、内部統制の責任部門である監査部が経営トップ直属の機関である場合、経営トップの不正行為を監査できない結果となります。また、内部通報制度も形骸化していることが共通して見られます。そのため、心ある従業員が内部通報をしても握り潰されてしまうわけです。
 

■労務

執筆/斉藤社労士事務所 特定社労士 斉藤貴久

●2つの2018年問題

 2018年問題として、4月1日以降に労働契約法の無期転換、9月30日以降に労働者派遣法の雇用申込みみなし義務という2つの問題が顕在化することになります。
 無期転換が大きく注目を集めたために、労働者派遣法の改正がその陰に隠れてマークが外れている可能性もあるでしょう。特に、派遣労働者が事業所へ派遣されて3年を経過する場合、労働組合など労働者代表からの意見聴取等、適切な労使の手続きが必要になります。この手続きに不備があった場合には、雇用申込みみなし義務が発生するため注意が必要です。
 

●副業・兼業のモデル就業規則

 厚生労働省は、働き方改革の一環として「柔軟な働き方に関する検討会」において、副業・兼業に関するモデル就業規則の改定案を示しました。
 これによると、「労働者は、勤務時間外において、他の会社等の業務に従事することができる」と明記され、「許可なく他の会社等の業務に従事しないこと」を遵守事項とする条項が削除されました。法的強制力はありませんが、各企業での規程見直しに一定の影響を及ぼすことが予想されます。
 また、「副業・兼業の推進に関するガイドライン骨子(案)」も公表されたため、企業は副業・兼業への対応を求められるでしょう。
 

■税務

執筆/税理士法人AKJパートナーズ

●扶養親族等の数の算定方法の変更

 配偶者控除及び配偶者特別控除の改正に伴い、2018年1月以降、給与等を支払う際の配偶者に係る扶養親族等の数の算定方法が変更となります。
 配偶者が源泉控除対象配偶者※1に該当する場合は、扶養親族等の数に一人を加えます。同一生計配偶者※2が障害者に該当する場合は、扶養親族等の数に1人を加えて計算します。
※1 合計所得金額(見積額)が900万円以下の給与所得者と生計を一にする、合計所得金額(見積額)が85万円以下の配偶者。
※2 給与所得者(所得制限なし)と生計を1にする、合計所得金額(見積額)が38万円以下の配偶者。(※1・2ともに青色事業専従者等は除く)

 

●つみたてNISA制度の創設

 2017年度税制改正により、非課税口座内の少額上場株式等に係る配当所得及び譲渡所得等の非課税措置の改正が行われ、これまでの非課税措置(NISA)に加え、新しい非課税措置(つみたてNISA)が創設されました。
 つみたてNISAは、金融機関等で非課税口座を開設し、その口座内に設定する累積投資勘定においてETFや株式投資信託を購入すると、分配金や売却益等が非課税となる制度です。
 購入できる金額は年間40万円まで。購入方法は累積投資契約に基づく買い付けに限られており、非課税期間は20年間となります。
 
『月刊総務』2018年2月号P7より転載

 

『月刊総務』本誌記事:

【総務部門】2月の業務ポイントと行事

2018-01-26 16:48

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◆2月の業務ポイント

▼新入社員入社前教育の実施
▼新入社員教育担当者の決定と研修
▼新入社員教育カリキュラムの決定
▼新入社員の配属検討
▼新年度経営計画作成
▼新年度部課内業務計画の作成
▼昇給のための人事考課開始
▼各種業務規程類の見直し
▼保存文書類の整理
▼社員寮・社宅等の点検と修理
▼職場における健康診断推進運動および生活習慣病予防月間への取り組み
▼省エネルギー月間への取り組み
▼社内報の編集と発行
 

◆2月の月間&週間行事

▼2月1日-28日
・北方領土返還運動全国強調月間
・相続登記はお済みですか月間(日本司法書士会連合会)
・全国生活習慣病予防月間
▼2月1日-10日
・出稼労働者福祉推進旬間
▼2月16日-3月15日
・所得税の確定申告
 

◆世界旅行気分

▼ネパール連邦民主共和国(Federal Democratic Republic of Nepal)

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 南アジアの共和制国家。東、西、南の三方をインドに、北方を中国チベット自治区に接する西北から東南方向に細長い内陸国である。ネパールといえばご存じ、世界一高い山のエベレストを含むヒマラヤ山脈があり、周辺一帯はサガルマータ国立公園で世界遺産となっている。多民族多言語国家なので、非常に多くの民族が住んでおり、生活習慣や文化もさまざま。言葉も50以上あるといわれている。また、隣接する中国やインド、チベットの影響を受け独自の食文化が育ったとされるネパール料理。日本人でも食べやすい食事が多いそう。現在日本からの直行便はないが、魅力いっぱいのネパール、なんだか気になる!
 

【DATA】(外務省HPより)
●人口:2,649万人(2011年)
●面積:14.7万km2(北海道の約1.8倍)
●首都:カトマンズ
●言語:ネパール語

『月刊総務』2018年2月号P6より転載

 

 

『月刊総務』本誌記事:

【総務の現場から】作って終わりにしないオフィス管理 総務主導で取り組む環境維持活動

2018-01-12 13:00

オープンスペースの機能や快適性を保つことが課題に

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 全社員約1,600人のうち、本社オフィスには、ワンフロアに400人強が働く同社。総務、ファシリティ・マネジメント関連は10人のスタッフで担っている。総務部長の本間忠俊さんは、「新しい本社オフィスのコンセプトは、“日本一コミュニケーションが取りやすいオフィス”。会議室のほかにも、オープンミーティングスペース、カフェスペースなど、コミュニケーションが生まれやすいような空間をたくさん作りました。しかし、そうしたパブリックスペースは、放っておくとどんどん汚くなってしまう。では、誰が面倒を見るのか。やはり総務だろうと、できるだけ手間とパワーは掛けずに、一定以上のきれいな状態を保てるやり方を考えてきました」と説明する。
 その活動をけん引する総務部ファシリティ・マネジメント課チーフの小森麻子さんは、「育休明けに戻ってきて新しいオフィスを見たときは、すごい!今までとは全然違う!との感動もありましたが、執務エリア内にもオープンミーティングスペースがたくさんできていた。『これは、総務が管理をしていかなくてはいけないところが増えたな』と思いました」と振り返る。会議室9部屋のほか、オープンミーティングスペースは十数か所に及ぶ。移転直後はきれいなオフィスも何もしなければ次第に劣化していく。外部の清掃会社に委託しているのは、掃除機掛けとごみの回収のみ。社内で定期的に行っているアンケートにも、「汚れが気になる」との書き込みがで出てきた。総務として環境維持が課題になった。
 

総務による美化活動を開始 ピクトサインも手作り

 総務では毎朝9時に、エントランスの扉を開放する仕事を、2人1組、5チームの交代制で担っている。それに合わせて、受付や会議室周りの掃除をすることにした。テーブル拭き、イスの整理整頓、モニターの指紋除去、ホワイトボードにもなる壁の汚れ拭き、ごみ拾いなど。「加えて、使う社員やお客さまが不便を感じないよう、モニターのリモコンや、ホワイトボードのペンなどの備品の紛失がないか。什器に不具合はないか。それも併せてチェックをするようにしました」(小森さん)。チェック表を作り、毎日、始業時間までの20分を使ってチェックをして回る。毎日しているからこそ環境が維持できる。さらに週1回、執務エリア内のオープンミーティングスペースでも、同じような活動を行っている。やってわかったこともある。ホワイトボード兼用の壁は、素地が完全なフラットではないため、書かれた文字のインクが残りやすく、イレイサーだけでは完全にはきれいになりにくい。前の会議の跡がうっすらと残っていては、次の人たちが気持ちよく使えないだろうと、洗浄力の高い洗剤を使って落とすようにした。
 また、環境維持でいうと、ごみの分別や、オープンミーティングスペースでの会話の声量など、運用していく中で上がってきた問題を解決するためのルールやガイドラインも整備。その周知徹底のためのピクトサインも総務で手作りしている。これも、オフィス移転の際に作ってもらったピクトサインとテイストを合わせることで美観は損なわずに、社員がわかりやすいよう工夫している。こうした活動は、社内アンケートなどを見る限り、一定の効果につながっている。
 
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課題は、社員に対する環境維持の意識付け

 活動を始めておよそ3か月。今の課題は、チェック項目が多くなってチェックするのが大変になってきていること。「見るところは多い方がいいと、最初は欲張ってしまいましたが、毎日、チェックすべき内容と、1週間に1回見ればいい内容もある。見直し始めたところです」(本間さん)。どこを重点的にチェックすればいいかといった、状況の把握もできてきた。チェック表をもっと簡単に、レイアウト図に丸をつけていけばいいような形に変えようと改善中だ。
 この取り組みによって、週に1度の当番制でも、ほかの執務エリアを意識して見られる機会ができたことは、総務にとって一つの収穫だ。今後、本社オフィス同様、ほかの拠点でもコミュニケーション活性化のための空間作りは進む。オープンスペースは増えていく。同じ課題が出てくることを考えれば、その対策作りにも役に立つ。ただ、この活動を総務内だけで終わらせていることに課題も感じている。共有スペースであるからには、社員にも環境維持の意識が持てるようにしたい。「今後、取り組んでいきたいのは、月に1回でも、社員にこの美化活動をしてもらうこと。やり方はこれから考えていきますが、月に一度でも清掃をしてみることで、社員の意識付けができるのではないか、オープンスペースの使い方が変わってくるのではないかと考えています」(小森さん)。
 

新たな環境と習慣作りで働き方変革を総務が推進

 そもそも、今回の新オフィスは、働き方改革(同社では働き方変革)の一環でもある。日本一コミュニケーションが取れる空間を作れば、生産性の向上にもつながっていく。ただ、働き方変革には、環境だけでなく、習慣作りも大切だ。今回、本社オフィスでは一部でフリーアドレスも導入した。先行導入した拠点では、「個人のロッカーにいちいち荷物を取りに行くのがたいへんだ」との意見が社内アンケートに上がっていた。それを参考に、1人に1つ、トートバッグを支給。仕事に必要な物はそれに入れて持ち運びできるようにした。このように何か工夫して、習慣を変える仕掛けもしていく。「いずれは環境維持の取り組みも現場でできるのが理想。その方が愛着を持って使ってもらえるでしょう。そのために、なるべく手間の掛からない仕組みを作って現場に下ろす。そうしたことが総務の仕事になっていくと思います」(本間さん)。オフィスは作って終わりではない。環境維持も働き方変革の一環。今後も総務のミッションとして取り組んでいく。
 

【会社DATA】

ディップ株式会社
本社:東京都港区六本木3-2-1六本木グランドタワー31F
設立:1997年3月
代表者:代表取締役社長 兼 CEO 冨田英揮
資本金:10億8,500万円(2017年2月末現在)
従業員数:1,559人(2017年8月末日現在の正社員)※派遣・アルバイト・役員除く

 

 

『月刊総務』本誌記事:

総務パーソンが押さえておきたい1月のトピックス

2017-12-22 10:36

◆法務

執筆/小沢・秋山法律事務所 弁護士 香月裕爾

●住宅宿泊事業法の概要

 近年、外国人旅行者は増加し、2012年の836万人から2016年の2404万人になり、オリンピックイヤーの2020年には4000万人が見込まれています。このような旅行者数の増大に対応するため、2017年の通常国会で住宅宿泊事業法が制定され、2018年の6月15日施行されることになりました。
 住宅宿泊事業法の概要は次の通りです。
[1]住宅宿泊事業者に係る制度の創設
(1)都道府県知事への届け出が必要、(2)家主居住型の場合は住宅宿泊事業の適正な遂行のための措置(衛生確保、騒音防止のための説明等)が義務付け、(3)家主不在型の場合は(2)の措置を住宅宿泊管理業者へ委託することを義務付け、(4)都道府県知事は、民泊事業者に係る監督を実施。
[2]住宅宿泊管理業者に係る制度の創設
(1)国土交通大臣の登録が必要、(2)住宅宿泊管理業者は住宅宿泊管理業の適正な遂行のための措置(住宅宿泊事業者への契約内容の説明等)の実施と1-(2)の措置の代行を義務付け、(3)国土交通大臣は、住宅宿泊管理業者に係る監督を実施。
[3]住宅宿泊仲介業者に係る制度の創設
(1)観光庁長官の登録が必要、(2)住宅宿泊仲介業者には、住宅宿泊仲介業の適正な遂行のための措置(宿泊者への契約内容の説明等)を義務付け、(3)観光庁長官は、住宅宿泊仲介業者に係る監督を実施。
 

■労務

執筆/斉藤社労士事務所 特定社労士 斉藤貴久

●1,000万円超の給与所得者は4.2%

 国税庁が公表した「平成28年分 民間給与実態統計調査」によると、年間平均給与は422万円で前年比0.3%の増加となりました。男女別では、男性521万円、女性280万円となっています。また、1,000万円を超える給与所得者の割合は四・二%になっています。
 一方、労働基準法の改正案で想定されたホワイトカラーエグゼンプションの対象者は、年収1,075万円でした。対象者の多くは、すでに管理監督者であることが多いと思われます。国税庁の統計と直接の比較はできませんが、ホワイトカラーエグゼンプションが法制化されたとしても大きな影響はないのかもしれません。
 

●働き方改革の続き

 「働き方改革関連法案」が国会に提出される直前に衆議院が解散されたことで、働き方改革の遅れが心配されていますが、厚生労働省ではその後の動きが進行しています。働き方改革の中でも注目を集めているテレワークや副業・兼業について「柔軟な働き方に関する検討会」が組織され、すでに会合が重ねられています。この検討会では、ガイドラインやモデル就業規則の作成が一つの目的とされています。
 また、個人請負などの保護について議論する「雇用類似の働き方に関する検討会」も組織されています。働き方改革は、今後も広がりを見せそうです。
 

■税務

執筆/税理士法人AKJパートナーズ

●2017年分の確定申告(医療費控除)

 所得税の確定申告において医療費控除を受ける際、今まで提出が義務付けられていた医療費の領収書が、2017年分の確定申告から提出が不要になりました(五年間の保存は必要)。領収書を提出する代わりに「医療費控除の明細書」の添付が必要ですが、当該明細書に関しては、医療保険者から交付を受けた医療費通知を添付することにより、記入を省略できます。
※経過措置として、2017年分から2019年分までの確定申告については、今まで通り医療費の領収書の添付または提示でもできます。
 

●旧居住用財産を譲渡した場合の特別控除

 以前に住んでいた家屋や敷地等を、住まなくなった日から3年を経過する日の属する年の12月31日までに売却した場合、所得税額の計算上「居住用財産を譲渡した場合の3,000万円の特別控除」の特例の適用を受けられます。売却までの用途制限はないため、空き家でも賃貸用でも問題ありません。ただし、家屋を取り壊した場合(敷地のみの譲渡)には、次の2つの要件全てに該当することが必要になります。
(1)その敷地の譲渡契約を、家屋を取り壊した日から1年以内に締結し、かつ住まなくなった日から3年目の年の12月31日までに売却すること。
(2)家屋を取り壊してから譲渡契約を締結した日まで、その敷地を他の用に供していないこと。
 
『月刊総務』2018年1月号P7より転載

 

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