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組織を活性化する「場」作り【その4】社内SNS&ビジネスチャットの活用

2018年05月18日

■F2Fでのコミュニケーション不足

 現代の組織社会では、電子メールやチャット機能、さらに情報共有機能に優れたグループウエアの浸透により、組織内のF2F(Face to Face)でのコミュニケーション割合が減る傾向にあります。

 バーチャルコミュニケーションは、業務効率を向上させ、コスト削減につながるメリットもありますが、F2Fでしか感じ取れないニュアンスを伝えることはなかなか難しいものです。

 F2Fコミュニケーションの特性をバーチャルに取り入れる試みとして、メールより気軽に、グループウエアほどハードルが高くない、第3のビジネスコミュニケーションツールであるSNSとビジネスチャットを、社内コミュニケーション促進や業務管理の一つとして活用する企業が増えています。

■社内で使えるSNS

 Facebook等のようなコミュニケーションネットワークは、久しく連絡を取っていない旧知の友達や仲間との距離を縮め、新しい「友達の輪」を加速度的に広げる力があります。しかし一方で、オープンSNSは、個人情報の管理をはじめとした情報セキュリティの課題も数多く存在します。

 業務でオープンSNSを使うことはできませんが、社内イントラネットでクローズド(社内)SNSを構築すれば、オープンSNSと同様の感覚でコミュニケーション活性化施策を有効に進めることができます。

■社内で使えるビジネスチャット

 社内限定での利用が可能なビジネスチャットには、Slack、ChatWorks、そしてTocaro(伊藤忠テクノソリューションズが開発したビジネスチャットツール)等があります。また、SNSとしては、Salesforce.comのChatter(チャター)、MicrosoftのYammer(ヤマー)等、多数のサービスが提供されています。

 各サービスには一長一短があり、またコスト面での検討も必要であることから、これがベストと判断するのは難しいところですが、Slack、ChatWorks、Tocaroは情報資産共有も可能であり興味深いサービスです。

■社内SNS・ビジネスチャットに期待できる効果

 組織のサイロ化、縦割り組織、部門間の壁、これら組織の弊害となる状態の根幹にある問題は、社員同士の相互協力の不足と情報共有の欠如が原因です。社内SNSやビジネスチャットを導入することで、組織内の「暗黙知」を「形式知」に変換したり、チームビルドに役立てたり、社員相互の情報共有を促進させたり、さらには円滑な業務管理をする事が可能になり、結果、活力ある組織に変わっていくことが期待できます。

 ただし、このサービスを有効に運用するには、システムの運営管理やコミュニティ内の秩序維持と円滑な利用支援を行うファシリテーターを置く事が不可欠です。総務FM部門がこの役割を担うのも一つの手です。

 SNSとビジネスチャットは、リアルコミュニケーションバランスを考慮しながら運用することで、社内コミュニケーションパワーを向上させられるツールであることを認識しておくことが大切です。

岡田 大士郎
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