オフィスレイアウトの変更:進捗管理

最終更新日:2010年04月23日

オフィスレイアウトの変更:目次

工程管理とともに重要な事項として、各課題の進捗管理がある。移転・レイアウト変更の規模にもよるが、数十項目の課題が引越当日を目指して解決されていく。この各課題が、引越当日までの間にどのような状態で進行しているかを把握する事は極めて重要である。プロジェクトの立ち上げと同時に関係する部署、或いは、移転・レイアウト変更規模が小さい場合には全社員にヒアリングして、どのような課題があるのかカテゴリー別に分類して、管理項目を確定するとともに、管理手法も検討しておき、各課題の進捗状況を管理していく。

●分類項目

(1) 移転行事(地鎮祭、竣工式)

(2) 工事に関係する挨拶

(3) 工程会議や管理方法

(4) 図面関係

(5) 引越体制

(6) 電気関係

(7) 電話関係

(8) 配線関係

(9) OA関係

(10) 家電関係

(11) 車両関係

(12) 什器関係

(13) その他備品や消耗品関係

(14) 移転挨拶等の印刷物発送

(15) 各諸官庁挨拶や届け出

(16) その他ルールや運用等の課題

以上のように、分類だけでも多岐にわたる。この分類に沿って、各課題を振り分けていく。そして、その課題の完成形、つまり、どうしたらその課題が解決された状態となるのか、例えば、コピーに関する課題であれば、どのフロアのどの場所に、どのメーカーのどの型のコピーが何台設置されるのか、といった状態が確定すればその課題は解決されたものとなるわけで、このような、解決状態をまずイメージしまとめる。そのまとめる段階で他の課題との関連も見えてくるはずである。"

●管理手法

最終形が確定したら納期を決める。いつまでにその課題を解決するかを決めていく、ここでも各課題間の関連が重要になってくる。この課題を解決するには、あの課題が解決しないと進まない、といった状態が発生してくる。よって、プロジェクト立ち上げと同時に、全課題に関して、この関連性を発見することが重要である。完成形と納期を設定したら、実務担当者を決め、決済者も予め想定しておく。どの会議で最終承認されるべきものであるかを確認しておく。会議の開催タイミングによっては、すぐに叩き台をつくらなければならないものも発生してくる。そして、一覧表にして管理し、各課題で前進がみられたらその状況を書き記していく。そうすれば、現在の全課題の進捗状況が瞬時に把握でき、進んでいるもの、遅れているものの把握が可能となる。形態はどのようなものでもかまわないが、必要なことは、全課題を把握し、もれのないように処理していくことである。

(執筆:『月刊総務』)

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