総務辞典

オフィスレイアウトの変更

応接室

タイプとして、ソファ式かテーブル式かの選択がある。ソファ式は一般的なもので、向かい合わせにソファを配し、センターテーブルを置く。テーブル式は、書類に記入する必要がある場合に便利なタイプである。スペースにもよるが、6人から8人分の椅子を配することができるテーブルを設置。高さは事務机と同等の700mmとする。応接室を2箇所設置できる場合であれば、両方を設置すると大変便利である。その他什器として、置物を設置できる台(クレテンザ)や電話台がある。設置した方が見た目は落ち着く。応接セットは価格の幅が広く、予算はもちろんのこと、役員室の什器との釣り合いも考慮に入れ決定する。役員室にも、応接セットを設置する場合がある。これとの釣り合いを考慮するのである。1つの考え方として、応接室を1番上のランクとし、その次に役職順に従い応接セットを決めていく。なんらかの基準で決定した方が、選択し易いし納得を得られやすい。

●設備・備品
電気を使用する機器を設置する場合はあまりないと思うが、テレビを設置可能にしておくのなら、電源と共にテレビのジャックが必要となる。掃除用としては、壁側に2箇所コンセントを設置しておく程度で良い。当然、外線が可能な電話回線を引いて、子機を設置する。社内放送は一切入らないようにしておくか(この場合は、緊急事態発生時の対応は考えておく必要がある。)、音量を調節できるようにしておく。大事なお客様が来社している時に、社内放送が入らないようにすべきである。その他設備として、新築の場合はブラインドも若干考慮する。内装に併せた色合いで事務室とは違う縦型のブラインドを用いると高級感が出る。クレテンザの上には、時計や置物、絵画を設置することになる。その他備品として、応接室用の灰皿や茶器を用意しておく。お茶用とコーヒー用を用意する。

●運用ルール
予約制度が必要である。総務部や秘書室で予約管理を行う。使用する場合の制限も考える必要がある。つまり、取締役が同席する場合に限るのか、部次長が同席する場合も許可するのか。また、社内の打合せに利用して良いかどうかの決定もしておく。掃除についても決めておく。使用後の片付けは秘書室や総務部が行い、業務終了後の掃除は清掃業者を入れて行う。
(執筆:『月刊総務』)

MENU