プロジェクトが立ち上がり、具体的な目標も設定され、おおまかなスケジュールが作成されると、次に、現状、現物調査を行なう。保有している什器や備品、コピーやFAXのOA機器等レイアウト図面に反映する物、電源電話配線設備が必要な物は全て把握する。また、ハード部分だけではなく、移転・レイ変対象部門の執務形態も把握する。部門によっては、特殊な什器を使用していたり、特殊な設備が必要であったりと、画一的にレイアウトや設備を設計することができない場合もある。続いて、各部門の係わり合い、各部門間の近接度調査も必要である。さらに、個別の要件だけではなく、共有部分、会議室や応接室、給湯室についても使用状況を調査する。その結果を踏まえ、各部門にヒアリングを行ない、不都合な部分や要望についての意見を収集する。いずれ会議の場でいろいろと決定を仰ぐこととなるので、ヒアリングは、数字や具体的事象としてまとめておく。
（執筆：『月刊総務』）
