総務の引き出し(デジタル化推進)

業務効率化やペーパーレスにも 「ワークフローシステム」導入のための5つの検討ステップ

日本クラウドコンピューティング株式会社 代表執行役 ITコンサルタント 清水 圭一
最終更新日:
2024年05月15日
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ワークフローシステムの導入は、DX(デジタルトランスフォーメーション)による企業の競争力を高めるための重要な取り組みです。株式会社エイトレッドの調査によると、DX推進に成功した企業の約7割がワークフローシステムを利用したことが明らかになりました。特に総務部門では、業務プロセスの効率化とペーパーレス化を実現するために、ワークフローシステムの導入が進んでいます。今回は、ワークフローシステムの基本的な機能とメリット、導入時のポイントなどについて解説します。

ワークフローシステムの導入によるメリット

ワークフローシステムは、業務プロセスをデジタル化し、効率的に管理するためのシステムです。その主なメリットは次の通りです。

業務プロセスの効率化

業務プロセスがデジタル化、自動化されることにより、手作業による入力ミスの削減や業務の迅速化、そして時間の節約が可能になります。たとえば、経費精算のプロセスを自動化すると従業員による申請書の作成から提出までの時間を大幅に短縮でき、結果として管理者の承認までが早くなります。このように、全体的な業務の生産性を向上させる効果があります。

ペーパーレス化によるコスト削減

デジタル化により紙の使用量を減らし、印刷に関連するコストを削減します。また、物理的な文書の保管に必要なスペースが不要になるため、オフィスをより有効活用できるようになるでしょう。さらに、文書の配送や保管にかかる時間と労力が削減されるため、間接的なコストの削減にもつながります。

業務の可視化と的確な意思決定が可能に

ワークフローシステムを利用すると業務の進捗状況をリアルタイムで把握できるようになるので、どの業務がどの段階にあるのかが一目でわかり、問題が発生した際の迅速な対応が可能になります。また、データの集約と分析が容易になるため、より情報に基づいた意思決定が行えるようになります。これらのメリットは、企業がデジタル化を進める上で重要な要素であり、ワークフローシステムの導入がいかに価値ある投資であるかを示しています。企業はこれらのメリットを生かすことで、より効率的で競争力のあるビジネスを展開することができるでしょう。

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著者プロフィール

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日本クラウドコンピューティング株式会社 代表執行役 ITコンサルタント
清水 圭一

大学卒業後、CSK(現:SCSK)、EMCジャパン(現:デル・テクノロジーズ)、SAPジャパン、日本オラクルを経て現職。中小企業経営者向けにクラウドを使った働き方改革や売り上げ向上、セキュリティ対策を、コンサルティング・執筆・講演を通じてわかりやすく伝えている。

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