総務の引き出し(デジタル化推進)

名刺データのセキュリティ対策は万全ですか? 業務の効率化にもつながる名刺管理システムの活用法

日本クラウドコンピューティング株式会社 代表執行役 ITコンサルタント 清水 圭一
最終更新日:
2025年01月16日
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名刺は単なる情報交換の手段を超えて、企業にとって貴重な情報資産としての役割を担っています。しかし、個別管理では情報流出のリスクがあり、企業として適切な名刺管理が求められます。
名刺管理というと営業部門のみが行うイメージがありますが、法令遵守や部門をまたぐ取引関係をけん引するためにも、全社横断的に総務部門が担うことにより、企業競争力の攻めと守りを強化し、企業価値を上げる相乗効果を期待できます。
今回は名刺情報管理の重要性や当社での具体的な成功事例、名刺管理ソリューションの比較、およびリスク低減効果について解説します。

名刺情報が流出した場合の悪影響

名刺情報が意図せずに社外に流出することは、企業にとって深刻な問題を引き起こす可能性があります。たとえば、退職時に従業員が不注意に情報を外部へ持ち出してしまう、あるいは意図的に持ち出すことで、個人情報保護法や不正競争防止法に抵触するケースも考えられます。こうしたことから顧客情報の流出により競合他社に顧客を奪われ、取引が停止されるなどのリスクがあります。また、情報流出が発覚すると企業の信用が失墜し、関係各所からの信頼を失う結果となります。

そのため、企業として名刺情報を一元化する利点は非常に大きく、名刺管理ソフトを活用し名刺情報のデジタル化を推進することで、社内における顧客データベースが簡便に整備され、情報漏えいリスクの大幅な低減を実現できるでしょう。取引先への案内状や連絡が効率化され、担当者間の引き継ぎもスムーズになることで、従業員の情報管理の負担を軽減し、業務の精度と効率を大いに高めることにもなります。

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※掲載されている情報は記事公開時点のものです。最新の情報と異なる場合があります。

著者プロフィール

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日本クラウドコンピューティング株式会社 代表執行役 ITコンサルタント
清水 圭一

大学卒業後、CSK(現:SCSK)、EMCジャパン(現:デル・テクノロジーズ)、SAPジャパン、日本オラクルを経て現職。中小企業経営者向けにクラウドを使った働き方改革や売り上げ向上、セキュリティ対策を、コンサルティング・執筆・講演を通じてわかりやすく伝えている。

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