総務の引き出し(デジタル化推進)
名刺データのセキュリティ対策は万全ですか? 業務の効率化にもつながる名刺管理システムの活用法
日本クラウドコンピューティング株式会社 代表執行役 ITコンサルタント 清水 圭一
最終更新日:
2025年01月16日

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名刺は単なる情報交換の手段を超えて、企業にとって貴重な情報資産としての役割を担っています。しかし、個別管理では情報流出のリスクがあり、企業として適切な名刺管理が求められます。
名刺管理というと営業部門のみが行うイメージがありますが、法令遵守や部門をまたぐ取引関係をけん引するためにも、全社横断的に総務部門が担うことにより、企業競争力の攻めと守りを強化し、企業価値を上げる相乗効果を期待できます。
今回は名刺情報管理の重要性や当社での具体的な成功事例、名刺管理ソリューションの比較、およびリスク低減効果について解説します。
名刺情報が流出した場合の悪影響
名刺情報が意図せずに社外に流出することは、企業にとって深刻な問題を引き起こす可能性があります。たとえば、退職時に従業員が不注意に情報を外部へ持ち出してしまう、あるいは意図的に持ち出すことで、個人情報保護法や不正競争防止法に抵触するケースも考えられます。こうしたことから顧客情報の流出により競合他社に顧客を奪われ、取引が停止されるなどのリスクがあります。また、情報流出が発覚すると企業の信用が失墜し、関係各所からの信頼を失う結果となります。
そのため、企業として名刺情報を一元化する利点は非常に大きく、名刺管理ソフトを活用し名刺情報のデジタル化を推進することで、社内における顧客データベースが簡便に整備され、情報漏えいリスクの大幅な低減を実現できるでしょう。取引先への案内状や連絡が効率化され、担当者間の引き継ぎもスムーズになることで、従業員の情報管理の負担を軽減し、業務の精度と効率を大いに高めることにもなります。
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