社内ポータルは「作る」から「育てる」へ　アクセスしたくなるサイトへ変える5つの原則

「作ったのに使われない……」。総務が直面する、あるある課題

「せっかく社内ポータルを導入したのに、誰も使ってくれない」「更新されず、いつの間にか形骸化している」──。こうした声は、今や珍しいものではありません。実際、同じ問題に直面している総務の方も少なくないでしょう。

本来、社内ポータルやナレッジ共有サイトは、社内の情報・ノウハウ・手続きを一元化し、社員が必要なときに必要な情報に迅速にアクセスできる仕組みです。にもかかわらず、導入後に誰も使わないサイトになってしまう企業が後を絶ちません。

その原因は明確です。それは、「ポータルを作ることがゴールになっている」こと。導入時の目的は業務効率化や情報共有の促進だったはずが、ツール導入や初期構築で満足してしまい、その後の運用・改善が置き去りにされているのです。

しかし、社内ポータルの本質は「完成」ではありません。完成した瞬間はスタートラインであり、「運用しながら育てること」で初めて組織の知恵が循環し、企業の生産性を高める資産へと進化します。

なぜ社内ポータルは「作っただけ」では機能しないのか

社内ポータルが使われなくなる理由は、業種や規模を問わず、驚くほど共通しています。主なものは次の3つです。