総務の引き出し(デジタル化推進)

電話をかけたらマナー違反? 音声通話、メール、チャット…コミュニケーションツールの使い分け方

日本クラウドコンピューティング株式会社 代表執行役 ITコンサルタント 清水 圭一
最終更新日:
2023年08月24日
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現在、社内の各部門、社外の顧客や取引先などとさまざまなツールを用いてコミュニケーションが行われています。固定、携帯電話の音声通話、電子メール、ショートメッセージ(SMS)、LINE、Facebook Messengerといった複数のチャットツールなどが用いられており、それらは会社が管理しているツールだけでなく、私的に使われているツールのアカウントで業務が行われている現状があります。社内だけでなく、取引先や顧客とのコミュニケーションにも、私的にアカウントを取得したツールを使用してしまっているため、会社側がそれらの管理に介入したり、どれかのツールに集約して管理することも難しい状況です。今回は、これだけコミュニケーションツールが乱立して使われてしまっている状況を踏まえて、リスクをなるべく軽減して、各ツールの利用方針を整理し、効率的に活用する方法についてお伝えしていきます。

電話をかける人は嫌われる!? 時間を奪う最悪のコミュニケーションツール

通常の固定電話、携帯電話のほか、LINE、Viber、Facebook Massengerに代表されるSNSの付加機能など複数の音声通話ツールがあります。

今、現在、特定の音声通話ツールを会社で管理していない場合は、業務上で音声通話を行う際は、国内の場合は会社で管理している固定電話、携帯電話を集約して利用する指針を出すことをオススメします。その理由は、LINE電話やSNSの付加機能である音声通話機能は、その従業員が退職したあとも元同僚、取引先、顧客とつながり続け、場合によっては営業機密情報の漏えいが起こるリスクがあります。つまり、SNSを通じてつながるきっかけを業務中につくってしまうのです。

基本的には会社支給の携帯電話、もしくは会社の固定電話で、取引先や顧客の固定電話、あるいは携帯電話に通話することを徹底させなければなりません。それ以外のLINEやSNSの音声通話機能、そのほか、IP電話の類いは会社がそれらのアカウントを管理している場合のみ利用を許可するのがよいでしょう。

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著者プロフィール

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日本クラウドコンピューティング株式会社 代表執行役 ITコンサルタント
清水 圭一

大学卒業後、CSK(現:SCSK)、EMCジャパン(現:デル・テクノロジーズ)、SAPジャパン、日本オラクルを経て現職。中小企業経営者向けにクラウドを使った働き方改革や売り上げ向上、セキュリティ対策を、コンサルティング・執筆・講演を通じてわかりやすく伝えている。

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