口約束によるミスやクレームを回避！　「いった」「いわない」の不毛な争いを防ぐ3ステップ

たとえば客先を訪問する日時や社内会議の開催日・場所、仕事の締め切り日などは、すぐにその場で記録することが大切です。記録する方法は、手帳などに手書きするほか、デジタル媒体に入力するなどがあります。

（2）メールを送る

（1）の「記録」は自分のための備忘録です。つまり証拠にするには不十分です。そこで口約束を交わしたあと、大事なことをメールなどに書いて相手へ送ってください。なぜかというと、何かあったときメールがよりどころになるためです。

（3）返事をもらう

メールを送れば完了！とはいきません。なぜならメールが届いていなかったり、読み飛ばされたりする心配があるためです。

そうならないよう相手へ確実にメールが届き、読んでもらい、内容に間違いありませんと確認を取る作業が必要です。必ず返事をもらいましょう。

とはいえ相手がお客さまなど目上の人だったら、ストレートに「返信してください」とは書きにくいのも事実。失礼にならないよう、配慮を感じさせるオススメのフレーズをご紹介します。

なお、社内でチャットツールを使っていれば、受信者は「メッセージを読みました」「間違いありません」を伝えるとき、「OK」「了解」を伝えるマークを付ければよいでしょう。社内のやりとりで丁寧な文章を書くと時間と労力を要するため、このようにマークで済ませる企業もあります。

変更や修正は対比法で伝える

ほかの人と仕事を進めるとき、変更点や修正点を伝えることがあります。正しく情報を伝えるために使いたいのが「対比法」です。

対比法とは、何かを伝えるときに、別のものと比べる方法です。比較すると、両者の違いがはっきり認識できるため、勘違いを防ぐことができます。

ポイントは変更前と変更後の2つをセットにして伝えることです。「何を」「何に」変えるのかをハッキリさせると誤解を生みません。

今回は「いった」「いわない」の不毛な争いを避け、お互いの仕事がうまくいくよう3つのステップをお伝えしました。

（1）口約束をしたら必ずその場で記録する
（2）相手にメールなどを送り、情報を共有したり証拠に残したりする
（3）相手から「確認した」「間違いない」という返事をもらう

「わざわざメールを送るなんて面倒だな」「返事がほしいなんて書きにくい」と二の足を踏む人もいますが、ひと手間かけると、のちのち相手から感謝されたり、信頼されたりするはずです。

自分のためはもちろん、相手のためにもなりますので、今回ご紹介した3つのステップをぜひお試しください。