まだ付箋で伝えていませんか？　電話対応における伝達ミスをなくす、伝言メモ・チャットの鉄則

伝言をメモに書くときのポイント

電話に出るときは、必ずメモを取ります。なぜかというと、記憶しないで記録することがミスをなくす第一歩だからです。もしも暗記できるからと過信してメモを取らずに耳から耳へと聞き流してしまうと、時間が経つにつれて話の内容を忘れてしまいます。相手の電話番号を覚えたつもりが誤っていた、というのはよくある話です。

電話に出た人は責任を持って記録に残し、名指し人や担当者へ伝えます。伝える方法は、大きく2つあります。1つ目は紙に書く方法、2つ目はメールやチャットを送る方法です。

まずは、伝言を紙のメモに書くときのポイントからお伝えします。各社で「伝言するとき、どんな紙に書いていますか？」と尋ねたところ、付箋や裏紙を使う人が多くいました。どんな紙に書くのかは自由ですが、これら2つはあまりおすすめしません。なぜかというと、一から文字を書かなくてはいけないので、手間がかかるためです。また、付箋や裏紙など、いろいろな大きさのメモに書くと、情報の整理がしにくいでしょう。