上司を安心させる指示の受け方・報告の仕方

指示を聞くときのポイント

指示を聞くときの大切なポイントは3つあります。それは「メモをする」「質問があれば確認する」「復唱する」です。まず、上司の指示はメモをしながら、さえぎらずに聞きます。もし質問があれば、指示を聞き終えてからにしましょう。最後には復唱、つまり指示を繰り返して、間違いがないことを確認してから仕事に取りかかります。「はい」「わかりました」だけでは、本当に理解したのか上司は判断できません。

知人の会社で起きたミスをお話ししましょう。その企業は、年間200万円の契約を失いました。原因は指示の確認不足にあります。上司から「A社に書類を送っておいて」と指示を受けた部下は、顔なじみの担当者に書類を送りました。でも、その書類の内容は機密情報であり、正しくは社長に届けるべきでした。指示をした上司は、当然社長宛てに送るだろうと思い込み、わざわざいわなかったのです。案の定、先方の社長は激怒し、契約は打ち切られました。指示を受けたとき、「誰に送るのですか」と確認したら防げたミスです。

上司は全てを言葉にしません。部下を信頼しているので、「君なら事細かにいわなくてもわかるよね」と省略することがきっとあるでしょう。そのとき部下が質問せず、「多分こういうことだろう」と自己判断で突っ走ると危ないのです。

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