「まだですか？」「至急提出して！」は逆効果？ 相手がすぐ行動したくなる催促メールの書き方
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「提出期限を過ぎているのに、書類が集まらない」「催促のメールを送っても返事が来ない」「何度も催促するのは気が引ける」――。このような悩みを抱えていませんか？ 総務の仕事では、年末調整の書類や健康診断の申し込み、社内アンケートなど、社員に提出や回答をお願いする機会が多くあります。しかし、期限までに提出してくれない人がいると、そのあとの手続きが進まず、催促せざるを得ません。今回は、メールなどでうまく催促するコツをご紹介します。
「まだでしょうか？」では相手は行動してくれない
提出期限を過ぎても書類が届かないとき、あなたならどのように催促しますか？
「先日お願いした書類は、まだでしょうか？」「早く提出してください」……このような書き方をしてしまうと、催促する側に悪気はなくても、受け取った側は「責められている」と感じるかもしれません。
催促は、相手を責めるためにするものではありません。相手に気持ち良く協力してもらい、必要な行動を起こしてもらうためのコミュニケーションです。
催促するときに意識しておきたい4つのこと
催促をするときは、次の4つを意識しましょう。
（1）事実を伝える
まず、提出されていないという事実を冷静に伝えます。
「11月20日（金）を提出期限としていましたが、書類が到着していないもようです」
（2）状況を尋ねる
次に、相手の状況を尋ねます。というのは、依頼メールを読んでいない、長期休暇を取っている、など事情があるかもしれないためです。
「進捗状況はいかがでしょうか」
「書類を提出していただけましたでしょうか」
このように状況をうかがう書き方をすると、相手に与える印象をやわらげることができます。なお、提出したにもかかわらず、行き違いになっている可能性もあるため、断定するのは控えましょう。
（3）協力をお願いする
「早く提出してください」は、上から目線の指示命令と受け取られかねないため、協力をお願いする書き方をおすすめします。そして必要に応じて理由を添えましょう。
「全社員分の書類を取りまとめ、期限までに手続きを進めるため、ご提出をお願いいたします」
理由がわかると、相手も提出する必要性を理解しやすくなります。特に、提出が遅れることでほかの社員や業務に影響が出る場合は、そのことも簡潔に説明しましょう。
（4）具体的な期限を伝える
「できるだけ早く」「至急」といった言葉は、人によって受け止め方が異なります。締め切りを設定する場合は、年月日や時刻を明示しましょう。
「11月27日（金）17時までにご提出願います」
改善前、改善後で比較する催促メールの文例
では、催促メールの例を見てみましょう。
図表1：催促メールの例（改善前）
図表2：催促メールの例（改善後）
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