FAQ形式の社内ポータル導入で問い合わせが減少、業務効率アップ

さくらインターネット株式会社 管理本部　総務部
総務グループ　井之上篤子（いのうえ・あつこ）さん（左）
派遣社員を経て、2012年2月より正社員。広く社員にかかわれる総務の仕事が大好き。以前はバンドをやっていたが、最近の趣味は家庭菜園。また、「外部のワークショップなどに行くのが楽しい。将来的にはファシリテーターのスキルも磨きたいです」。

情報システムグループ　小泉行生（こいずみ・ゆきお）さん（右）
2008年8月入社。開発職を経て、現在は主に社内システムの管理・サポートを担当。オフの顔は、かわいい盛りの娘たち（小学校2年生と保育園年長）の良きパパ。バレエや水泳などの習い事に付き添うなど、育児に奮闘中だ。

自己解決を促進できるよう社内ポータルを導入

レンタルサーバー、クラウド、専用サーバー、ハウジングなどのデータセンターサービス事業や、IoTプラットフォーム事業などを手掛ける同社。最近では「平成30年度政府衛星データのオープン＆フリー化及びデータ利用環境整備事業」の委託契約を締結し、衛星画像データを活用、提供する新事業にも取り組んでいる。

そんな同社の管理本部では、以前より、各種申請や手続き窓口などの情報が探しにくいとの課題があった。

「情報は、社内Wikiや、グループウエアに載せていたのですが、どちらに載せるかは作成者の判断。情報の更新を管理する仕組みもなく、新旧の情報が混在し、必要な情報を探すのが難しい状態でした」と管理本部　総務部　総務グループの井之上篤子さんは話す。探しにくいから聞いた方が早いと、管理本部に問い合わせる人が多かったという。

それでも社員数が200人くらいのときは、何とか対応できていた。しかし、会社の成長とともに社員数が一気に倍増。

「気軽に聞いてもらえるのも管理本部のホスピタリティー的なところではあるのですが、聞く方も答える方も時間を取られることになる。また、総務部に聞くというより、井之上さんに聞く、というように属人化し過ぎている文化もなくしたかった。自己解決を促進できる、社内ポータルサイトを立ち上げることにしました」（井之上さん）。

「したいこと」で探せるFAQ形式のポータル