業務を洗い出し、不要業務を廃止。業務DXの実践で、生産性向上へ

業務プロセスの分析も一つに絞って負担なく

人事・総務、経理・財務、情報システム、業務サービス（業務支援、業務管理）などを、JBグループの事業会社にシェアードサービスで提供している同社。「業務を集約し、効率化をはかることは設立時からの使命でした」と話すのは、取締役上級執行役員人事担当の小野勝さん。それが、昨今の働き方改革によって加速。トップから、「業務の棚卸しをして、定型、非定型の業務を洗い出し、その中から何をどうできるかを考えよう」との指示があり、2017年、業務DXを含めた生産性向上のミッションが走り出した。

「RPAやチャットボット（AI）は、あくまでもツールです。まずは、業務棚卸表の作成から始めました」

業務棚卸表のポイントは、業務を大分類、中分類、小分類に分けて、ざっくり書き出してもらうこと。「ここに時間をかけると嫌になってしまいますから。やっていることを、そのままバーッと書いてくださいとお願いしました」。

その中から、業務量の多いものを一つ選んでプロセスを分析。このとき、何を元にインプットし、何をアウトプットしているのか、といった「イン・アウト表」を書いてもらった。

そこから「実は必要なかった」業務や工程も見えてきたので、なくしていいものは廃止。次に、定型業務の中から、自動化可能なプロセスを抽出してRPA化し、非定型業務の中から、ボリュームの大きかった問い合わせ業務をチャットボット化していった。