コピー用紙のコスト削減方法について

総務 / コスト削減 / コスト削減

相談は12/5をもって終了させていただきました。

コピー用紙のコスト削減をしたいです。
なにか良い取り組み方があれば教えて頂けないでしょうか。

先生からの回答

回答者：: 宮内潤先生

コピー用紙のコスト削減方法は、大きく分けて2つの方法があります。
1つは用紙の使用枚数を減らすこと、2つ目は用紙の価格を見直すことです。

1.すぐに取り組みが可能な、使用枚数を減らす方法

（1）集約印刷
パソコンから複合機を利用して印刷をする際に、初期設定では1ページが1枚に印刷されます。しかし、印刷設定を変更する事で、2ページを1枚に集約して印刷することができます。
ページ集約は2ページを1枚だけでなく、複合機の機種によりますが4ページを1枚ということも可能ですので、印刷枚数やサイズによって変更するとよいでしょう。

（2）両面印刷
集約の場合は、複数ページを1枚に印刷するため、どうしてもページサイズが小さくなります。そこで、サイズを変更したくない場合には、両面印刷にするという方法もあります。

（3）紙で出力せず、PDF化する
社内資料等の紙資料として渡す必要が無い物は、PDF化してメールで共有するという方法です。会議は各自のパソコンでPDFを確認しながら行うことで、紙の使用をゼロにすることができます。

上記3つの方法による削減を成功させる一番のポイントは、運用ルールを整備して、社員全員のパソコンの印刷設定を運用ルールに合わせた設定に徹底することです。

2.コピー用紙の価格の見直しによるコスト削減の方法

（1）サプライヤーの集約化
コピー用紙は一般的に、オフィス用品のネット通販で購入していることが多いと思います。その場合に、全社で一つのサプライヤーに統一して発注していればよいのですが、支社や部署によって違うサプライヤーに価格もバラバラで発注していることが良くあります。
これを全社分の使用量をまとめて、各サプライヤーへ見積もりを依頼することで、ボリュームディスカウントによる好条件を引き出すことができます。一番良い条件を出してきたサプライヤーから購入することで、価格の見直しが可能になります。

（2）サプライヤーの対象を広げる
コピー用紙を購入できる先は、オフィス用品のネット通販会社だけではありません。複合機のメーカーも自社の機種向けの推奨コピー用紙の取り扱いがあります。
現状導入している複合機メーカーとの取引状況によっては、安価でコピー用紙購入できることもありますので、一度相談してみても良いでしょう。
また、大量にコピー用紙を使用しているのであれば、紙問屋から直接購入した方が安価で購入することが可能ですので、検討してみてはいかがでしょうか。

以上、コピー用紙のコスト削減方法について紹介させていただきましたが、複合機で印刷する場合のコストはカウンター料金と用紙を合計したものになります。

コスト削減に取り組むというのであれば、用紙だけではなくカウンター料金も見直しを検討することで、大きな削減効果が得られる可能性があるので、併せて取り組んでみてはいかがでしょうか。

宮内潤