株主総会の招集通知発送後に議案変更となったときの対処方法について

Q：

• 株主は親会社一社のみで、この一社が100％の株式を所有しています。
• 株主総会は月末開催予定で、既に、招集通知を発送しています。
• 招集通知の発送後に、A取締役が退任することが決まりました。
• 株主総会開催前の取締役会で、代わりに、Bさんを当社の取締役に選任する議案を株主総会で付議する旨、決議する予定です。

以上の状況で、既に発送した招集通知に記載した議案（Cさんを新たに取締役に選任）に加え、当日、「Bさんを新たに取締役に選任する」という議案を審議・決議することになります。

但し、代理人持参の委任状による決議を予定しています。

この際、「招集通知を再送し、議案訂正の旨を記載する」「臨時株主総会当日に、議長が急きょ議案変更する旨を伝える」との対応でよろしいのでしょうか。

また、この委任状の中に記載しておくべき事項や、その他、株主総会の開催や決議に瑕疵があると提訴権者に主張されないようにするために留意すべき事項についてご教示いただけますでしょうか。