相談室

総務 / コンプライアンス / コンプライアンス

相談は12/5をもって終了させていただきました。

契約書の保存管理について

契約書の保存管理についてご相談させて頂きます。


総務・庶務関係の法定文書の保存年限表の中で、満期または解約となって契約書10年と記載されています。

根拠条文はありませんが、この契約書はどのような種類のものでしょうか?
たとえば、海外出張保険なども入りますでしょうか?


ご教示お願い致します。

先生からの回答

回答者:
株式会社セキュリティリサイクル研究所 文書管理コンサルタント 山口 鉄平先生

取引証憑書類としての契約書であれば保存期間は7年となります。
起算日は満了後ではなく、満了した事業年度の確定申告書の提出期限の翌日になります。


海外出張保険については企業と保険会社の取引でお金の出入りを示している書類であれば、満了した事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年の保存期間が妥当と思います。


ただし、その書類に原本性があるのかについては確認する必要があります。
原本性がなければ保存義務はありません。


注意点として、欠損金の生じた事業年度においては保存期間が9年間となっております。


上記の理由から多くの企業は、年限管理を簡易的にするために満了後10年保存、もしくは永久保存を規程にしています。私としては、永久保存は書類が増える一方ですのでお勧めはいたしません。


※平成29年4月1日以後に開始する欠損金額の生ずる事業年度においては、保存期間が10年間に延長されますので気をつけて下さい。

株式会社セキュリティリサイクル研究所 文書管理コンサルタント 山口 鉄平
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